在庫管理を行うメリットとは？ 業務の精度・生産性を高める仕組みと実践法

在庫管理の重要性

在庫管理とは、企業が保有する在庫の数量・状態・場所(ロケーション)を管理して、適切なタイミングで適切な量を供給する業務です。単なる「数合わせ」や「倉庫整理」ではなく、企業全体の業務効率・利益構造・顧客満足度を大きく左右します。つまり、在庫管理は現場の効率化だけでなく、経営の安定化にも大きく影響します。適切な在庫管理が企業の競争力を支えていると言っても過言ではありません。

そのため、下記のような状態が少しでも続いている場合は、在庫管理の方法を見直す必要があります。

• 在庫が多すぎる場合

保管コスト・人件費・劣化や廃棄リスクが増大

• 在庫が少なすぎる場合

欠品による販売機会の喪失、顧客満足度の低下

• 在庫情報が不正確な場合

発注ミス、事業計画の見直し、資金繰りの悪化

在庫の定義と範囲

在庫は業種や業態によって扱う在庫の種類が異なります。販売を行うための「商品」だけでなく、企業が保有する「部品」や「仕掛品(完成途中の製品)」「原材料」その他「備品」などを含みます。貸借対照表上では資産として計上される点も、重要な管理対象となる理由の一つです。

なぜ在庫管理が必要なのか

在庫管理が必要な理由は、以下のようなリスクを防ぎ、経営の安定化を図るためです。

• 欠品の防止

必要な時に在庫がなければ、販売機会の損失や顧客満足度の低下につながります。

• 過剰在庫の防止

売れ残った商品は保管コストや廃棄ロスを生み、利益を圧迫します。

• 経営資源の最適活用

在庫が滞留すると保管・管理にかかるコストがキャッシュフローを圧迫します。

・作業効率の低下防止

在庫のロケーションや数量が把握できていないと、入出庫作業や棚卸に時間がかかり、現場の生産性が低下します。

在庫情報が正確でなければ、発注ミスはもちろん、製造業における生産計画にも影響を与えます。こうした点から、在庫管理は現場だけの問題ではなく、経営全体に影響を与える重要な要素と言えます。

在庫管理の実務と運用ポイント

ポイント① 在庫数の把握と日々の更新管理

在庫管理の基本となる業務は、在庫数の正確な把握と情報の更新です。入荷や出荷、返品、破損など、数量が増減するタイミングでリアルタイムに情報を更新することが求められます。

具体的には、以下のような業務が含まれます。

• 入出庫時の在庫数の更新
• 廃棄・返品時の在庫数の反映
• 棚卸による在庫差異の確認と修正
  

特に多品種・少量管理を行う業種や日々の取引量が多い企業にとっては、正確な記録が業務全体の精度を左右します。紙や表計算ソフトなどのアナログな方法ではヒューマンエラーが起こりやすいため、QRコードやハンディターミナル、在庫管理システムの導入が推奨されます。

ポイント② ロケーション管理と入出庫作業の最適化

在庫管理では「どこに何があるか」というデータ上の記録だけでなく、倉庫内での適切な運用も非常に重要です。

• ロケーションの登録・管理
• 出荷時のピッキング・梱包・発送処理
  

入荷した商品を適切なロケーション(棚・保管エリア)に配置して、出荷時に速やかにピッキングできる体制が必要です。一連の作業が標準化されていなければ、作業効率の低下や誤出荷の原因になります。特にSKU数の多い倉庫や、作業者の入れ替わりが多い環境では、ロケーション管理の徹底が業務の安定化に不可欠です。

ポイント③ 棚卸による在庫精度の維持

在庫数の精度を維持するには、定期的な棚卸が必要です。帳簿上の在庫(理論在庫)と実在庫を突き合わせて差異を確認することで、データの正確性を保ちます。また、在庫差異の原因(紛失・誤出庫・記録漏れ)を明確にすることで、管理上の盲点や業務フローの課題を明らかにします。

• 定期棚卸の実施 (例：月次・四半期・年次)
• 差異発生時の原因分析と対応

多くの企業では、年次あるいは月次の定期棚卸の他、重点商品やロスの出やすいカテゴリーに対して「循環棚卸(サイクルカウント)」を取り入れています。ただし、手作業で入出庫を管理していると記録漏れや数量ミスが蓄積しやすく、棚卸のたびに大きな差異が発生するケースも珍しくありません。こうした課題に対して、ハンディターミナルやRFIDなどのツールを活用して、棚卸作業の効率化と精度向上を図る企業が増えています。

ポイント④ 在庫の劣化・滞留を防ぐための出庫設計

商品は在庫として保管されている間にも、品質劣化やトレンドの変化といったリスクを抱えています。特に食品・化粧品・消耗品など、劣化や賞味期限がある商品を扱う場合、「先入れ先出し(FIFO)」などの徹底と、在庫の動きを定量的に評価する「在庫回転率」のモニタリングは欠かせません。

• 入庫日の古いものから優先的に出庫
• 在庫回転率の定期的な分析
  

在庫回転率の低い商品を放置すると、保管コストや業務効率の低下を招きます。また、先入れ先出しが徹底されていないと、古い在庫が棚の奥に残り続け、品質低下や廃棄リスクが生じます。以上のことから、在庫の出入りだけでなく「在庫がどのように循環して、どの程度の期間で消化されているのか」という視点を持つことが重要です。

これらの分析・改善を継続的に行うことで「利益を生む在庫」と「コスト負担の大きい在庫」を明確に区別できます。その結果、資産効率の高い運用が可能になります。

※在庫回転率について、詳しくは「在庫回転率とは？計算式や具体例でわかりやすく解説」の記事をご覧下さい。

ポイント⑤ 過不足を防ぐための発注体制の標準化

在庫管理では、欠品を防ぎつつ過剰在庫を避ける「適正在庫」の維持が欠かせません。そのためには、過去のデータに基づき需要予測を行い、適切なタイミング・数量で発注する必要があります。小売業では「販売実績」、製造業では「生産計画」などのデータをもとに需要を予測します。

どの商品(原材料)がいつ・どれだけ必要になるのかを把握してあらかじめ発注することで、欠品や過剰在庫のリスクを減らすことができます。

• 販売・生産データに基づく需要予測の実施
• 在庫水準に応じた発注ルールの設定
• 在庫の特性に応じた定量発注・定期発注の使い分け

データを活用した在庫予測と発注は、業務の標準化や属人化の解消にもつながるメリットがあります。特に多拠点展開を行う企業では、こうした体制づくりが拠点間の管理品質を均一化するカギとなります。

在庫管理を行うメリット

メリット① 生産性の向上

在庫管理を適切に行うことで、現場作業の無駄を削減して、生産性の向上を実現できます。例えば、商品を探す時間的なロスや入出庫ミスによる再作業は、管理体制の不備が引き起こす典型的な事例です。在庫情報を正確に管理することで、ピッキング作業や棚卸の時間も短縮され、業務負担が大幅に軽減されます。

メリット② 属人化の解消と業務の標準化

在庫管理を仕組み化・システム化することで、「誰がやっても同じ結果が出る」状態を実現できます。これにより、特定の担当者だけが在庫の全貌を把握しているという属人化のリスクを解消でき、業務の標準化や引き継ぎのしやすさにもつながります。属人化を解消することは、突発的な欠勤や退職が業務に与える影響を最小限に抑えるという意味でも、企業経営にとって極めて重要な視点です。

メリット③ 欠品・過剰在庫の防止

在庫管理の精度が上がれば、需要と供給のバランスを適切に維持できます。 販売計画や受注状況と連動して在庫量を管理することで、販売機会を逃す欠品と、余剰在庫の両方を抑制することが可能です。 適正在庫数の把握とそれに基づく発注管理の徹底により、売れ筋商品の欠品防止と、回転率の低い商品の過剰在庫抑制を同時に実現します。

メリット④ キャッシュフローと利益率の改善

在庫は貸借対照表上では資産ですが、販売され、売掛金が回収されるまではキャッシュフローを圧迫します。つまり、在庫が過剰になれば、その分債権が滞留しているような状態となり、保管・管理にかかるコストも相まって、キャッシュフローを圧迫することにつながります。

こうした問題を解決するには、適正在庫を維持して過剰在庫を防ぎ、キャッシュフローの健全化を図ることが重要です。加えて、廃棄や値引き販売といった無駄なコストの削減にもつながるため、利益率の向上にも貢献します。

メリット⑤ 顧客満足度とブランド信頼性の向上

在庫管理が不十分なままでは誤出荷や納期遅延が頻発するため、顧客からの信頼を損ないます。 特に、BtoCでは「商品が買えない」「発送が遅い」といった不満がクレームや機会損失に直結します。

販売機会の最大化やスピーディな出荷対応は、リピーター獲得やLTV（顧客生涯価値）向上の重要な要素です。 適切な在庫管理は単なる業務改善にとどまらず、企業の競争力とブランド価値を支える基盤となります。

在庫管理：よくある課題

在庫管理の重要性は理解されていても、実際の現場ではさまざまな課題を抱えています。特に、中小企業や現場中心の業態では仕組み化や標準化が進んでおらず、担当者の経験や勘に依存した運用になっているケースも少なくありません。

以下に、代表的な課題を整理します。

棚卸のたびに在庫数が合わない

在庫管理の現場では、数量の入力ミス、検品漏れ、誤出荷といったヒューマンエラーが少なくありません。特に、紙の帳票や表計算ソフトなどを用いたアナログな運用では、「誰が・いつ・どこで・何を操作したか」が不明確になりやすく、結果的に在庫数の信頼性が損なわれてしまいます。

具体的なケース

• 「入出庫処理が記憶や手書きに頼っていて記録が曖昧…」
• 「担当者が変わるとミスが増える、引き継ぎに時間がかかる…」
• 「棚卸の結果が毎回バラつき、原因不明の差異が放置される…」

こうした問題の根本原因は、業務が標準化されていないことにあります。誰が作業しても同じ結果が出せる仕組みづくりが、精度向上の前提となります。

担当者が変わるたびにミスや混乱が起きる

在庫管理が特定の担当者に依存している現場では、異動・退職・休職などのタイミングで管理の精度が一気に低下するケースが少なくありません。明文化されたマニュアルやルールがなく各自の判断で運用していると、引き継ぎに時間がかかるだけでなく、抜け漏れやトラブルの温床にもなります。

具体的なケース

• 「前任者だけが知っている手順があり、周囲が対応できない…」
• 「引き継ぎが口頭だけで済まされ、処理の抜け漏れが発生する…」
• 「業務がブラックボックス化しており、第三者によるチェックができない…」

このような状況では、業務の安定性は担保できません。在庫管理は人ではなく「仕組み」で動かすことが前提です。操作マニュアル・業務フロー・例外処理ルールなどを体系的に整備する必要があります。

商品が増えすぎて、倉庫での作業がまわらない

在庫を持つということは、保管場所・設備・人員などのランニングコストが常にかかっているということです。特に過剰在庫や滞留在庫が増えると、倉庫内の作業効率が落ち、ピッキングや入出庫のミスも発生しやすくなります。結果として出荷遅延や誤配送のリスクが高まり、業務全体の生産性が下がります。

具体的なケース

• 「倉庫の通路やピッキングエリアが商品であふれて作業効率が悪化した…」
• 「保管のために別倉庫を借りたが、出し入れの手間とコストが増してしまった…」
• 「滞留在庫が長期間放置され、最終的に廃棄や値下げを余儀なくされた…」
  

こうした問題を防ぐには、在庫の回転率や保管日数に基づいた優先度づけ、廃棄ルールの整備が必要です。限られた倉庫スペースを効率的に運用して、在庫を循環させることが重要です。

在庫があるのに欠品が起きてしまう

倉庫には在庫があるにもかかわらず、システム上では「欠品」として扱われて出荷できないケースがあります。その主な原因は、在庫引当やデータ更新のタイミングにズレが生じることにあります。

具体的なケース

• 「商品は届いているが入庫処理が遅れ、帳簿上は在庫がゼロのまま…」
• 「入庫処理のタイミングが遅れ、出荷指示が出せず納期遅延につながってしまった…」
• 「他拠点には在庫があるのに、データが連携されていないため引当できない…」
  

在庫管理は、実在庫だけでなく「データ上の在庫(理論在庫)」との整合性が極めて重要です。物理的に在庫があってもシステムで認識されていなければ、出荷に充てることができません。こうしたタイムラグを防ぐには、入出庫処理を即座にシステムへ反映する体制や、全拠点の在庫情報を一元管理する仕組みが必要です。

部門ごとにルールが違い、うまく連携できない

在庫管理は複数部門にまたがる業務です。したがって、業務フローやルールが部門ごとにバラバラだったり、明文化されていないと情報共有の不備や処理ミスが頻発します。

具体的なケース

• 「営業部はExcelで在庫を管理しているが、倉庫は紙の帳票で記録しているためデータが統合できない…」
• 「受注確定した在庫を、倉庫側が別の出荷に使ってしまい、引当ができなかった…」
• 「返品や破損品の処理ルールが統一されておらず、在庫差異の原因になっている…」
  

在庫管理の精度を担保するには、部門間で共通のルール・単位・記録方式を整備することが不可欠です。また、例外処理(返品・破損・貸出など)に関する対応フローも含めて、全社で統一した運用体制の構築が求められます。

人気商品が慢性的に欠品する

人気商品の在庫が慢性的に不足してしまう原因に、経験や勘に頼った発注や明確なルール不在による判断のバラつきが挙げられます。

具体的なケース

• 「担当者の経験則だけで発注しているため、需要の変動に対応できない…」
• 「発注点や発注量の基準がなく、タイミングや量が毎回バラバラ…」
• 「売上データや過去の販売実績データがあるのに、それが活用されていない…」

特に、商品数が多く複数の店舗・拠点を持つ企業では、担当者の属人化がボトルネックとなります。販売データに基づいた需要予測や明文化された発注ルール、適正在庫数の可視化といった仕組みの整備が不可欠です。

在庫管理を仕組み化する！クラウドERP『キャムマックス』

在庫管理のリスクを最小限に抑えるには、システムによる業務の一元化とリアルタイムの情報管理がカギとなります。「キャムマックス」は、在庫管理・販売管理・購買管理・生産管理・財務会計といった基幹業務をトータルで管理するクラウドERPであり、現場の業務効率化と経営の可視化を実現します。

ここでは、キャムマックスの在庫管理機能について詳しくご紹介します。

倉庫・店舗・拠点を横断して、在庫状況を正確に把握

キャムマックスでは、在庫数・引当可能数・移動中・不良品・返品予定といった各商品のステータスをリアルタイムで照会できます。倉庫単位やロケーション単位はもちろん、カラーやサイズなどSKUごとの検索にも対応しており、現場の実務に即した在庫把握が可能です。また、出荷残や入荷予定といった関連情報もシステム上で確認できるため、在庫担当者だけでなく、営業部門や購買部門など他部門でも、必要な在庫情報をいつでも把握・共有できます。

拠点間の在庫移動も正確にトラッキング可能

複数の倉庫・店舗間で在庫を移動する際も、単なる数量の加減算ではなく「出庫 → 移動中 → 入庫」の流れで管理できます。これにより、実際にはまだ倉庫に届いていない在庫を誤って販売や出荷に割り当ててしまうといった混乱を防ぐことができます。移動状況が明確に可視化されるため、どの在庫がどこにあり、どこへ向かっているのかを常に把握できます。

棚卸差異も理由を明確にして正しく反映

キャムマックスでは、棚卸で発生した在庫のズレに対して「破損」「紛失」「自家消費」などの理由を指定しながら、在庫の増減を正しく反映できます。調整した履歴も残るため、処理の内容や責任の所在も明確です。調整後の在庫はリアルタイムで反映され、会計処理や他部門とのデータ連携においても一貫性が保たれます。現場任せになることが多い棚卸差異の対応も、業務フローに沿った正式な処理として管理できます。

セット商品は構成品まで含めて一元管理

ギフトセットやキャンペーン商品のように、複数の商品をまとめて販売するケースでも、キャムマックスでは構成品ごとの在庫をもとに組立処理を行い、完成品としての在庫に変換できます。逆に、セットを解体して構成品に戻す処理も可能で、組立・解体の在庫増減を正確に管理できる仕組みが整っています。これにより、販売戦略に応じた柔軟な在庫運用が可能になります。

入出荷と連動した在庫の自動更新で、帳簿と実在庫のズレを解消

仕入伝票の登録や出荷実績の確定といった業務フローに連動して、在庫数を自動的に更新します。例えば、仕入登録した時点で在庫が増加して、出荷完了すれば即座に在庫が減少します。在庫実績が処理に紐づいて反映されるため、「出荷したのに在庫に残っている」「入荷したのに反映されていない」といった在庫情報のズレを防げます。

WMS・ECモールと在庫情報を統合して整合性を維持

キャムマックスは、外部の倉庫管理システム(WMS)やECモール・カートとのAPI連携に対応しており、各チャネル・各倉庫の在庫を一元的に管理できます。在庫をチャネルごとに分断せず、全ての販売チャネルで共通の在庫を扱える体制が構築できます。これにより、在庫の二重管理や販売機会のロスを防ぎながら、チャネルをまたいだ柔軟な在庫運用が実現します。

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