間接材購買の最適化とは？課題・施策・導入ステップを解説

間接材とは何か？

企業において資材の調達は極めて重要な業務の一つですが、その中で見落とされやすいのが「間接材」の調達です。間接材とは、製品の生産などには直接関係しない資材を意味するもので、製造業であれば工具や作業着などが該当します。その他、オフィスで使用する文房具や清掃用品などの備品も間接材に含まれます。

こうした間接材は、コスト管理における優先順位が低くなりがちですが、企業全体で見れば購買量や品目数が非常に多く、適切な管理がされなければ大きなコストとなり、利益を圧迫します。

直接材と間接材の違い

間接材の対比として挙げられるのが「直接材」です。

直接材とは、企業が生産のために調達する原材料などを指します。例えば、自動車メーカーにおけるタイヤやシート、電子機器メーカーにおける半導体や基板などがそれにあたり、生産計画に基づいた緻密な調達計画が立てられます。

一方で、間接材は文房具や清掃用品、作業着、工具、OA機器など、業務を支えるために日常的に使用されるものですが、明確な調達計画が立てられることは少なく、必要になったタイミングで各部署が個別に発注するケースが一般的です。その結果、発注業務の属人化や重複発注が起こりやすくなり、コストの増加や業務効率の低下を招く要因となっています。

間接材購買における課題

間接材の購買には構造的な問題が根深く存在しており、最適化の妨げになっています。以下では、企業が直面しやすい課題について解説します。

課題① 発注分散の常態化によりコストやルールが統一できない

多くの企業では、間接材の調達は現場単位(部門・店舗・工場)で行われており、発注の分散と属人化が顕著です。その結果として、次のような課題が生じます。

• 運用基準の曖昧さ

発注フローや承認基準が部門によって異なり、業務に一貫性がない。

• 仕入条件のバラつき

同じ資材でも、部署ごとに異なる業者・異なる価格で購入されている。

• 発注情報の不透明化

誰が何をどれだけ発注したのかを、全社として把握できていない。

• スケールメリットの喪失

発注が分散するためボリュームディスカウントの機会を逃しやすい。

こうした状態が続くと価格交渉力も発揮できず、調達コストが膨らむ原因となります。また、標準化されていない業務は改善策の立案や戦略的購買の妨げにもなります。

課題② 品目数が多く、在庫管理も曖昧になりやすい

間接材は品目が多く多岐にわたるため管理は非常に複雑です。一社あたり数千〜数万品目に及ぶケースもあり、正確な把握が難しい側面があります。

・不正確な在庫管理

消耗品や補助工具などは定量管理がされていないことが多く、在庫の有無が把握できていない。

・重複発注の常態化

在庫の把握・確認が不十分なまま発注を行っている。

・不要在庫の蓄積

使用頻度の低い品目でありながら、今後の使用を見越して余剰に発注してしまう。

間接材は「少額・多品種・高頻度」で調達されることが多く、価格や数量の丁寧なチェックが後回しにされがちです。そのため、類似した資材が異なる名称で複数回発注されていたり、長期間使われていない物品が倉庫に眠っているケースも少なくありません。

課題③ 購買データが見えにくく内部統制にも弱い

間接材における購買管理はフォーマットが統一されていないケースもあり、最適化を妨げる大きな障壁となっています。

・購買データの分散

申請はExcel、発注は別ツール、支払いは会計システムなど、業務フローごとにデータが別々に管理されている。

・購買履歴の不整合

「誰が・いつ・どの資材を・どの価格で・どの業者から購入したか」という情報が部門や工程間で統一されておらず、把握しにくい状態になっている。

・内部統制の形骸化

注文書の発行や承認手続きが曖昧になりやすく、不正や重複発注、誤発注が発生するリスクが高まっている。

このような状態では、購買データの集計・分析が複雑化するだけでなく、ガバナンスの観点からも大きな課題を抱えることになります。

間接材購買を最適化する重要性

コスト削減や収益改善につながる

間接材は単価が小さく目立ちにくいコストであり、購買業務の属人化や重複発注が原因で無駄が生まれやすい領域でもあります。最適化を進めることで、可視化や購買ルールの設定、仕入先業者の集約が可能となるため、コスト削減に直結します。あわせて在庫の適正化により回転率も向上するため、企業の利益体質の改善につながります。

ガバナンスとコンプライアンス強化

間接材購買は管理が行き届きにくく、不正取引が発生しやすい領域です。特定の担当者による業者の固定化や曖昧な承認フローは、癒着や非正規発注の温床となる恐れがあります。このような状況は企業の統制体制に対する信用を大きく損なう原因になり、法的リスクにもつながりかねません。購買管理の最適化によって透明性とルール遵守を徹底することが、組織の信頼性を高める上でも不可欠です。

具体的な施策と実践法

間接材購買を最適化するには、段階的かつ戦略的に改善施策を講じる必要があります。ここでは、すぐに取り組めるものからシステム導入まで具体的な施策をご紹介します。

間接材の可視化と再定義

• 購買データの収集と整備
• 間接材の分類と棚卸
• 費目の再定義

最適化の第一歩は間接材購買の実態を可視化することです。多くの企業では、部門ごとに購買情報が分散しており「誰が何をどれだけ、どの業者からいくらで仕入れているのか」を全社的に把握できていません。この状態では重複発注や無駄の発見が難しく、コスト削減の機会を逃してしまいます。

さらに間接材の定義自体が曖昧なケースも多いことから、まずは資材の棚卸を行い、使用状況や発注金額を整理した上で「何が間接材に該当するのか」を再定義しましょう。これにより、優先的に管理を強化すべき間接材を特定できます。

特定の部門に発注業務を集約

• 特定の部門に調達業務を集約
• 集中購買の導入とスケールメリットの活用
• 各部門は申請者として位置づけ、承認制を導入

間接材は各部門や支社ごとに必要なものが異なるため発注が分散しやすく、全社での購買状況が把握できず無駄やコスト増加を招きます。また、同一品目を異なる価格で仕入れてしまうケースも少なくありません。

これを解消するには、購買部門など特定の部門に発注業務を集約して、申請・承認フローを明確にした管理体制を整えることが重要です。集中購買を通じて仕入先や単価を統一して、契約条件も標準化することで調達コストの削減が図れます。特に汎用的な資材は高い効果が期待できます。

購買フローの標準化

• 購買ルールやガイドラインの制定
• 発注・承認フローの明確化

企業全体で統一された購買ルールやガイドラインの整備も不可欠です。ルールや条件が曖昧なままだと不正や重複・誤発注の要因になりかねません。そのため、発注・納品・支払までの流れを可視化して共有できる体制を構築しましょう。

また、申請・承認の手順、仕入先の選定基準、検収ルール、予算との紐づけなどを標準化して一貫性のある購買フローを確立することで属人化も防げます。

購買管理システムの導入

購買業務の最適化を進める上で、管理システムの導入は欠かせません。こうしたシステムは単に「発注業務のデジタル化」にとどまらず、申請から支払までの一連の購買業務を統合・可視化することが可能です。これにより煩雑だった申請・承認フローの標準化が進むだけでなく、購買ルールの徹底や内部統制の強化につながります。

間接材購買の最適化にはクラウドERP『キャムマックス』がおすすめ

クラウドERP「キャムマックス」は、申請・発注・仕入・買掛・支払までを一元管理して、全社横断で購買体制を構築します。

在庫管理・販売管理・購買管理・生産管理・財務会計といった様々なバックオフィス業務とも連携しているため、転記ミスや重複発注といったリスクも防ぐことができます。また、設定された予算と購買金額を連動させることで予算超過を防ぎ、適正な予算管理を支援します。

発注におけるガバナンスの強化

キャムマックスでは、発注依頼から承認、発注書の作成・送付に至る一連の購買業務をシステム上で一元的に管理できます。ワークフロー機能を用いることで、「登録→申請→承認」を経て、承認が完了したものだけが正式な発注書として出力・送信されます。

業務のサポートと標準化

定番品や消耗品については、あらかじめ設定した在庫数を下回った際は、発注データを作成してアラート通知でお知らせします。安定供給を維持しながら、無駄な在庫を持たない精度の高い購買を実現します。

購買データの可視化と履歴管理

発注・仕入に関する購買データを一元的に管理できるため「誰が、何を、いつ、どの業者から、いくらで仕入れたのか」といった情報をリアルタイムで把握することが可能です。また検索機能も充実しており、過去の取引内容の照会や帳票出力もスムーズに行えます。

仕入先ごとの情報も管理

仕入先ごとに支払条件や連絡先、品目別の納入価格、納期実績などをマスタデータとして登録・更新できる他、過去の取引実績や納品履歴もシステム上で一元管理されます。これにより仕入先の選定や評価においても、客観的なデータに基づいた判断が可能です。

間接材購買における段階的な導入のステップ

間接材の購買管理は「内容」や「重要度」に応じて段階的に進めましょう。

すべてのアイテムを一律に扱うのではなく効果が見込める領域から着手することで、負担を最小限に抑えつつ継続的な改善につなげることができます。

【Step①】まずは「高額・高頻度」のものから

単価が高く調達頻度が一定なものがシステムで管理する対象として適しています。金額のインパクトも大きく効果が見えやすいです。

【Step②】続いて「各部門で重複が多い」もの

例えばコピー用紙や文房具などの部門横断的な定番品は、集中購買や定期発注に切り替えることで、早期のコスト削減が見込めます。

【Step③】そして「その他の汎用品」へ

管理コストに見合うものから徐々に範囲を広げましょう。また、少額の備品類については「最低限の発注記録だけを残す」といった柔軟な運用も選択肢として有効です。