中小企業の仕入管理はこう変わる！Excel管理からの脱却とシステム活用のすすめ

仕入管理とは？モノとお金、2つの側面から捉える

仕入管理とは発注した資材と納品実績を突き合わせ、その差異や未納品の状況も含めて記録・管理する業務です。

単に「納品されたものを記録する」だけではなく発注残や納品遅延の把握、差異の確認をした上で在庫計上や支払処理を行います。また、この業務は次の2つの視点で考えることが重要です。

• モノの管理

発注数と納品数の差異をチェックして、正確な在庫数や入庫状況を把握する。

• お金の管理

商品の単価や仕入額、支払予定日などを仕入台帳に記録して、会計処理や原価計算に活用する。

仕入管理は「在庫(モノの流れ)」と「会計(お金の流れ)」の両方に関わるものであり、「発注した数量通りに商品がきちんと届いているか」「請求内容に誤りがないか」を確認して、差異があれば修正対応を行ってデータに反映させます。

購買管理との違い

「仕入」という言葉から「購買管理」と同じ意味だと考える方もいますが、それぞれ役割が異なります。

購買管理は「何を・いつ・いくらで・どのように・どこから購入するか」を決定して、調達計画の立案から契約・発注までを管理する業務です。価格・品質・納期の最適化を目的とした上流工程に当たります。

一方で仕入管理は、発注後の納品・検収・伝票処理といった作業が中心であり、入荷処理の正確性や効率化を目的とした実務的な業務になります。

多くの中小企業が、Excelで仕入管理を続ける理由

従来から手軽で身近な方法としてExcelを使った仕入管理を行う企業も多いです。現在もExcel管理を続ける企業にはどのような背景があるのでしょうか？

導入コストがかからない

多くの企業のPCにはすでにExcelがインストールされており、新たにソフトウェアを購入する必要がない点が導入を続ける理由として挙げられます。IT投資に慎重な中小企業では月額料金がかかるクラウドシステムよりもExcel運用を選択する傾向があります。

柔軟に項目やフォーマットを変更できる

業務に合わせて自由にフォーマットを設計できるため、現場の状況に応じた運用がしやすい点が大きな強みです。例えば仕入先によって項目を追加したり、特定の商品だけにチェック欄を設けるなど、標準化されたパッケージソフトでは難しい対応も可能です。

担当者が扱いやすく引き継ぎもしやすい

Excelは業種を問わず広く利用されているツールであり、多くの担当者がすでに基本操作に慣れています。また、退職や引き継ぎの場面でも「このExcelファイルを見れば内容が分かる」といった大雑把な運用が可能な点もExcelが使われ続ける理由の一つです。

Excelのデメリット

入力ミスや数式エラーが起こりやすい

手作業による入力やコピー＆ペーストが基本となるため、打ち間違いや転記漏れなどのリスクが常に伴います。また、こうしたミスに気づかないまま業務が進むことで仕入先との請求金額の齟齬や在庫数の誤差といった重大なトラブルにつながるケースも少なくありません。

データが分断され一貫性が保てない

発注書・仕入台帳・在庫管理表・支払管理表といった各データがファイルごとに管理されたままでは、入荷数と仕入金額など、散らばった情報の整合性を取る手間が増えることはもちろん、情報の一貫性を保つことが難しくチェック漏れや入力ミスの温床にもなります。

運用が特定担当者に依存しやすい

Excelを使った管理表には複雑な関数を用いることも多く、エラーが発生してもすぐに修正できないといった状況は企業にとって大きなリスクです。Excelによる業務は属人化しやすく、運用のロジックやノウハウが特定の担当者に依存しやすい傾向があります。

具体例：Excelでの仕入管理にまつわるトラブル

仕入先との金額・納期トラブル

アナログな運用が基本となるため、記入漏れといったヒューマンエラーからトラブルにつながる事も少なくありません。

• 数量の不一致

発注書と納品書の数量が一致しておらず、検収時に差異が出る。

• 請求金額の食い違い

支払予定金額が請求書と異なり、仕入先からのクレームにつながる。

• 情報の不備

納期情報の記載が抜けていることで、商品がいつ届くのかわからない。

• 履歴の欠如

修正履歴が残っておらず、どこで間違ったのか原因が追えない。

これらのトラブルは、信頼関係の悪化や業務停滞を招くだけでなく、場合によっては契約違反や支払遅延といった法務・財務上の問題にまで波及する恐れがあります。

同時編集できずに発生するトラブル

Excelファイルは同時編集を想定していないツールであり構造的な制限があります。これにより以下のような問題が発生します。

• リアルタイム情報の限界

他の人がファイルを開いていると「読み取り専用」になり、データ更新がすぐにできない。

• 最新データの特定が困難

複数人でファイルを更新すると、どのデータが最新版なのか判別できなくなり、古い情報をもとに処理されるケースが発生する。

• ブラックボックス化

Excelの作成者しか分からない数式やファイル構造があり、修正や変更が簡単にできない。

結果として業務が属人化するだけでなく、他部門との情報共有も難しくなります。複数人・複数部門にまたがるデータのやり取りには不向きなツールと言えるでしょう。

仕入管理の最適化：Excel管理が限界になる3つのタイミング

取引数が増え、担当者や部門をまたぎ業務が拡大するにつれて手作業や属人化による限界が徐々に表面化してきます。Excelだけでの運用に明らかな限界を感じるのは以下の3つのタイミングです。

管理項目が増えてファイルが煩雑化したとき

商品数や仕入先数、取引先ごとの支払条件が多様化するにつれて、Excelで作成した管理ファイルは次第に複雑になり誰が見てもすぐに理解できる状態ではなくなります。シート数の増加や関数の多重化、ファイルの肥大化などがその兆候であり、データの整合性を維持するのも難しくなり記入ミスや更新の漏れが発生しやすくなります。

複数人での利用に支障が生じるようになったとき

Excelは同時編集に向いていないため、担当者が増えるほど効率や正確性が低下します。それまでは上手くいっていても、編集に携わる人数が増えるほど作業が滞ってしまいます。さらに各自が一旦ローカルにファイルを保存して編集してしまうと、最新データを共有できなくなるだけでなく、意図しない上書きが発生する恐れがあります。

部門間の連携が必要になったとき

仕入管理は、受注・在庫・支払と密接に関わる業務です。しかし、部門間や工程ごとにファイルが存在していると重複入力が発生するだけでなく、部門間でデータの整合性を保つことが困難になります。その結果、各データの突き合わせに時間がかかったり、在庫更新のタイミングがずれて在庫誤差を招く原因となります。

こうしたタイミングが訪れたら、Excel中心の仕入管理を見直すサインだと言えます。

今こそ仕入管理を最適化！クラウドERP『キャムマックス』

「キャムマックス」は、在庫管理・販売管理・購買管理・生産管理・財務会計といった基幹業務を一元管理できる中小企業向けに最適化されたERPです。仕入管理の基本となる納品・検収・在庫計上・支払処理といった一連の業務をシステム上で統合的に管理できるのはもちろん、購買管理や在庫管理ともスムーズに連携します。

見積・発注・入庫・支払までを一元管理

キャムマックスでは、仕入管理に関わる以下の業務をシステム上で管理します。

• 見積管理
• 発注管理
• 仕入管理
• 買掛金・支払管理

これらの機能が一つのシステムに集約されているため、Excelのように複数のファイルを横断した入力や転記をする必要がありません。

キャムマックスを用いた仕入管理の流れ

発注データがそのまま仕入情報として登録され、入荷した商品と突合して仕入データを作成します。その後、仕入消込を行うことで自動的に在庫数や買掛金へ反映されます。

発注データ → 入荷・検収 → 仕入データ作成 → 在庫・買掛金

この他、経理システムとの連携や支払処理(FBデータ作成)も標準化できるため、確認作業の負担も大幅に軽減できます。