発注書の書き方とは？初心者でもわかる基本項目と作成のポイントを解説
発注書は、取引先に「何を・いくつ・いつまでに納品してほしいか」を伝える正式な依頼書です。普段の業務で当たり前のように使われていますが、実は書き方を誤ると納期遅延や数量違いなどのトラブルを招き、企業の信頼にも関わる重要な書類です。しかし中小企業や初心者の担当者の中には「発注書にはどんな項目を入れればよいのか」「注文書との違いは何か」といった疑問を持つ方も少なくありません。基本を押さえて正しく作成すれば、取引先との認識違いを防ぎ、業務の効率化にもつながります。
本記事では、発注書の役割から基本的な書き方、記載すべき必須項目、作成時の注意点までをわかりやすく解説します。さらに、効率的に発注書を管理できるシステムの活用方法についても紹介します。
発注書とは
発注書とは、ビジネス上で何かを注文する際に作成する書類です。モノやサービス購入の意思表示となり、下請法が適用される親事業者以外に交付の義務はありません。
下請法についてはこちらを参照ください。
下請法で親会社にあたる会社以外に交付の義務は無いものの、一般的な企業の商取引では注文内容の間違いを防ぐために発注書を作成し、お互いが確認する作業が必要となります。
発注書の書き方
発注書の発行は法律で定められているわけではないため、そのフォーマットも決まりがありません。
各企業で独自に作成することが可能ですが、発注書の役割を果たすためにも必ず以下の項目は含めましょう。
発注書に必要な項目一覧
発注書の発行は法律で定められているわけではないため、そのフォーマットも決まりがありません。
各企業で独自に作成することが可能ですが、発注書の役割を果たすためにも必ず以下の項目は含めましょう
- 発注者の情報（企業名、住所、連絡先）
- 発注番号（一意の識別番号）
- 発注日
- 供給業者の情報（企業名、住所、連絡先）
- 注文する商品やサービスの詳細（名称、数量、単価）
- 納期または配送日
- 支払い条件（支払い方法、支払い期限）
- 備考欄（特別な要望や条件）
発注書を発行する理由
発注書を発行する理由はさまざまですが、その中でも最も重要なのは取引の透明性と法的な保護です。
発注書には取引の詳細が記載されており、これによって双方の企業が取引条件や期待を明確に把握できます。
さらに、トラブルが発生した場合にも発注書が法的な証拠として役立つことがあります。
このようにして、企業は自身の権利を守りつつ安心してビジネスを進めることができます。
発注請書とは
発注書に対して「発注請書」という書類も存在します。
この「発注請書」は発注書を受け取った受注側が注文を受けましたということを知らせる書類です。
発注請書も発注書同様に発行の法律的義務はありませんし、発注書ほどには一般化されていないことからメールや電話で代わりとする企業も多いです。
発注書と注文書の違い
発注書と注文書は、実質的に同じ内容を指すことが多いです。どちらも商品や部品をオーダーする際に発注者が作成し、受注者に交付する書類です。法的な違いはありません。業界や状況によって、用語の使い分けがある場合もありますが、これは慣習に基づくもので、明確なルールがあるわけではありません。
ただし、一部の業界では、より正式な取引や大きな取引に「発注書」を使用し、「注文書」はより日常的な小規模の取引に使用されることがあるほか、製造業において加工が必要な資材や部品をオーダーする際に「発注書」、小売店など加工の必要がない商品の場合は「注文書」と慣例的に呼ぶこともあります。実務上では、どちらの用語を使用するかよりも、文書に含めるべき内容が適切に記載され、取引がスムーズに進むようにすることが重要です。取引内容に応じて適切な書類を作成し、必要な情報を明記しましょう。
発注書の作成をミスなく効率よくする方法
発注書は正確さとスピードが求められる書類です。作成方法を工夫することで、業務効率を高め、記載ミスを減らすことができます。ここでは代表的な方法を3つ取り上げ、それぞれの特徴、メリット、デメリットを紹介します。
システムを使って発注書を作成する
発注管理システムやクラウドERPを利用する方法です。在庫や仕入のデータと連動させながら自動的に発注書を作成できるのが特徴です。 メリットは、入力作業を大幅に削減でき、記載ミスや二重発注を防げる点です。また、在庫や会計との連携によって業務全体を効率化できます。一方で、導入には費用がかかり、操作に慣れるまで時間が必要になる点は注意が必要です。
エクセルのテンプレートを活用する
無料で公開されている発注書テンプレートや自社で作成したフォーマットを利用する方法です。 初期費用がかからず、すぐに導入できるのがメリットです。自社のルールに合わせて柔軟に編集できる点も魅力です。ただし、手入力が中心になるため入力ミスのリスクが残ります。また、データの一元管理が難しく、複数の担当者で共有する場合には不便さが出てきます。
手書きのフォーマットを業者に依頼する
印刷業者に専用の伝票を依頼し、手書きで利用する方法です。 IT環境が整っていない現場でもすぐに利用でき、紙ベースで保管することに慣れている企業には安心感があります。しかし、手書きは書き間違いや紛失のリスクが高く、検索性や管理面では大きなデメリットがあります。大量の発注業務には向きません。
発注書フォーマット テンプレート集
発注書（注文書）エクセルテンプレート・サンプル(無料)・作成・書き方｜board
ビジネスシーンで利用できる発注書のテンプレート集です。Excelで利用できる様々な発注書と発注請書のテンプレートが無料でダウンロードできます。テンプレートには、源泉徴収欄や値引き欄、縦横レイアウト、英語版など、多岐にわたるパターンが用意されているので幅広い用途に使えます。
https://template.the-board.jp/order_templates
発注書 – エクセルテンプレート/フォーマット集 | MakeLeap
基本的な用途から特殊な要件（値引き、繰越計上、源泉徴収など）に対応し、さらに軽減税率や混合税率、英語フォーマットなど、さまざまなニーズに合わせたテンプレートがダウンロードできます。また、テンプレートは多彩なカラーバリエーションや窓付き封筒にも対応しており、幅広い選択肢が揃っています。
発注書(注文書)の無料Excelテンプレート｜freee会計
基本的なフォーマットを採用したExcel形式の発注書（注文書）のテンプレート集です。
汎用的なレイアウトと項目が記載されているので、業種や利用シーンを問わず利用可能。監修は司法書士法人「アトラス総合事務所」が行なっており、安心してビジネスシーンにおいて利用できます。
【登録不要/無料】発注書テンプレート一覧（エクセル） | 請求書作成ソフトは請求管理ロボ
18種類もの発注書テンプレートが、自由に利用できます。
縦長や横長のフォーマットはもちろん、デザインや色にもバリエーションがあり、Excel形式でダウンロードが可能です。
発注書作成はクラウドERP「キャムマックス」がおすすめ！
発注書は取引先との信頼関係を築くうえで欠かせない書類ですが、紙やエクセルで作成していると入力ミスや二重発注といったリスクがつきまといます。こうした課題を解決する方法として、クラウドERPシステムの導入が注目されています。その中でも「キャムマックス」は、中小企業でも導入しやすく、発注書作成の効率化に大きな効果を発揮します。
在庫と連動した正確な発注書作成
キャムマックスでは、在庫管理機能と連動して発注書を自動作成できます。在庫数に応じて適正な数量を算出できるため、欠品や過剰在庫を防ぎ、無駄のない仕入れが可能になります。
発注から仕入・会計まで一元管理
発注書の作成だけでなく、仕入や会計処理とも自動でつながるのが大きな強みです。発注データはそのまま仕入台帳や会計帳簿に反映されるため、入力の手間を省きながら正確な記録が残せます。
低コストで導入できるクラウドERP
従来のERPは大企業向けに高額な費用がかかるイメージがありましたが、キャムマックスはクラウド型のため初期費用を抑えられ、中小企業でも利用しやすい料金体系となっています。サーバー管理やシステム保守も不要で、日常業務にすぐ活用できる点も魅力です。
この記事を書いた人
下川 貴一朗
証券会社、外資・内資系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドを経て、2020年10月より取締役CFOとして参画。 マーケティング・営業活動強化のため新たにマーケティング部門を設立し、自ら責任者として精力的に活動している。
