在庫管理とは？今すぐ解決出来る業務効率化の方法

在庫管理システムとは？

在庫管理システムについてご説明する前に、まずは在庫管理をアナログで行うとはどういうことかについてふれてみましょう。

在庫管理をアナログで行う場合、例えば商品が入荷(出荷)した時に、どんな商品がどれだけ入荷または出荷したかの情報を把握する必要があります。

その情報を一時的に記録するものが『棚札』と呼ばれる用紙です。

商品ごとに割り当てた棚札へ、入荷もしくは出荷した商品の情報(商品ナンバー・ロットナンバー・注文ナンバー・数量)を記録します。

最後に複数ある棚札を回収して、記録した内容をまとめてエクセルへ手入力を行い、在庫の変動を記録するという流れです。

また、棚卸ではエクセルにまとめた在庫数と実際の在庫を照らし合わせ、差異がある場合は、原因を調査し是正します。

差異が多ければ多いほど調査する時間が増え、結果的に余計な工数がかかってしまうというわけです。

在庫差異が生じる主な原因は、棚札への記入ミスや記入漏れ、エクセルへの入力ミスなどの人的要因が考えられます。

人の手が加われば手間がかかる上に、間違いが生じることは当然のことと言わざるを得ません。

その手間と間違いを解消するツールとして、小売りや卸売・製造業の会社に欠かせない存在となっているのが、これからご紹介する『在庫管理システム』と呼ばれるソフトウェアです。

在庫管理システムとは商品の在庫状況をデータ化した上で、これまで手入力や手計算で行なっていた入出庫処理や棚卸をコンピュータで自動処理するしくみのことを指します。

在庫管理業務の効率を向上させる目的として広く使われているシステムです。

在庫管理ソフトにおけるオンプレミスとクラウド、パッケージの違い

在庫管理システムとひとえにいってもオンプレミス、クラウド、パッケージといくつか種類があります。ここではそれぞれのメリットデメリットをご紹介します。

オンプレミスとは？

オンプレミスとは自社にサーバやソフトウェア、ネットワーク機器を設置し、それらを活用してシステム運用することを指します。

オンプレミスのメリットは利用者の希望に沿った機能をカスタマイズで追加できるため(予算さえクリアできれば)パッケージやクラウドと比較して大幅に運用を変える心配が少ないことが挙げられます。

デメリットとしてはオーダーメイドであるがゆえに追加費用が膨れ上がる可能性が高くなること。

また、自社にサーバやネットワーク機器などのハードウェアを設置するため、設置スペースやそれらを管理する人員、ハードウェア利用時に発生する光熱費などを全て負担しなければなりません。

クラウドとは？

クラウドのメリットとしてはインターネット環境さえあればどこでもアクセスすることができるため、リモートワークにも適したシステムであれといえます。

また、オンプレのようにサーバ、UTMなどのハードウェアを管理する人材を確保する必要がないので、人材確保や設置スペースなどの不安が解消されます。

クラウドのデメリットはインターネット環境に不具合が生じると、その間にシステムが使用できない点が挙げられます。

パッケージとは？

パッケージは必要な機能をあらかじめ備えたソフトウェアのことを指します。

パッケージのメリットはオンプレミスより安価であること。

デメリットとしては標準外の機能をカスタマイズで追加したい場合に、多額の費用がかかるという点があります。

ソフトウェアによっては機能追加自体ができないということも起こり得るため、パッケージシステムを導入する前に、どのような機能が備わっているのか、さらには将来的に追加したい機能も標準で備わっているか？あらかじめ確認することをおすすめします。

メリット

在庫管理システムを導入するメリットとしては、

• 在庫管理の工数削減、ケアレスミスを減少させることで業務効率化や顧客満足度の向上
• 在庫管理システムの導入は属人化を解消

デメリット

デメリットとしては、今までの在庫管理の運用を変更しなければいけないため、担当する従業員の方へ

新しい仕組みを理解していただき、同時に仕事の仕方を変えなければいけないことを心構えなければなりません。

特にこれまで紙の運用に慣れた方の中には、いきなりパソコンを使って在庫管理するのは抵抗がある人もいるでしょう。

そのような方が困らないために、システム導入には移行期間を定めるのが一般的です。

3ヶ月から半年ほど移行期間として、紙による運用とシステム利用を同時並行で行い、練習し慣れてもらうというのが通常の移行手順になります。

さらに世の中にある在庫管理システムには電話やメールによるサポートが付随している場合が多いため、わからないことがあればすぐに確認できる安心感もあります。

在庫管理システムの導入事例

それでは在庫管理システムで具体的にどのようなことができるのか？ここで一例をご紹介します。

【商品の入庫処理】

前項でも説明した通り、今までの在庫管理は仕入先から商品が入荷すると『ロットナンバー・注文ナンバー・数量』などの情報を棚札に記録し、その後にエクセル入力するというのが通常の流れです。

これが在庫管理システムを利用するとその流れが劇的に変わります。

入荷時に『ハンディターミナル』と呼ばれる読み取り機で商品のバーコード、または現品票の文字列を『ピッ』と読み取るだけ。

たったそれだけで『入荷した商品についての情報』をハンディターミナルに吸い上げることができるんです。

そして最後にデータ転送ボタンを押すだけでデータがシステムに転送され、あとは自動的に入庫処理されるというしくみです。

とっても簡単ですよね。たったこれだけの対応で入庫処理を終わらせることができるわけです。当然ながら工数を大幅に短縮することができる上、棚札への記入もエクセルへの入力作業も不要なため、ヒューマンエラーが発生する確率が限りなく低くなるというメリットも生まれます。

また、記入ミスや入力ミスが減ると棚卸差異を減らすことができるので、棚卸作業の時間短縮につながります。

ハンディターミナル導入で作業効率を改善

在庫管理をしていてこんな経験をしたことはありませんか？

• 入庫処理で商品の現品票に記載された商品コードとロットナンバー等の情報を、入荷した商品とは違う棚札へ記入してしまった
• 棚札に記入された数字の『1』を『7』と見間違えてエクセルへ入力してしまった
• 納品書に記載されている商品コードをエクセルに入力する時に、0を多く入力してしまった

いずれも在庫管理ではよくあるミスの実例ですね。

これらのミスを防ぐ対応策として『ハンディターミナル』を活用するという手段があります。

ハンディターミナルとは商品に付随しているバーコードや現品票の文字列から商品ナンバー・注文ナンバー・ロットナンバー・数量などの情報をデータとして読み取り、さらには在庫管理システムにデータ転送できるという便利な携帯端末のことを指します。

アナログの在庫管理のように、棚札への記入やエクセルへの入力が不要なため、業務効率化の実現とヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

スマホハンディが台頭

ハンディターミナルが便利な端末だとご理解いただけたでしょうか。一度使ってみたらその便利さを実感することができるでしょう。

しかし、ハンディターミナルの価格は一台20万円前後するものもあるため、実際に導入するとなるとある程度のコストがかかってしまいます。

そこで最初からハンディターミナルを導入するのではなく、まずはスマホハンディを試しに使ってみることをおススメします。

スマホハンディとはその名前の通りスマートフォンをハンディターミナルとして利用できるアプリで、手元にあるスマートフォンにインストールするだけですぐ使える手軽さがウリです。

手軽である分、堅牢性や読み取り精度はハンディターミナルよりは劣る傾向にあるものの、無料で使えるアプリもあるので高価な専用端末を購入する前に、まずはスマホハンディでバーコードの読み取りを試してみることをオススメします。

キャムマックスで出来ること

キャムマックスは在庫管理については、EC・卸・店舗の受注を集約して処理が出来たり必要な機能が標準搭載されているため、オンプレミスのようにカスタマイズを必要としません。

またクラウド形式のため、サーバやネットワーク機器の導入と管理が不要。インターネット環境があればどこでも利用できるためリモートワークにも最適な次世代型のERPサービスです。

ECや実店舗を展開する小売や卸売、製造業など様々な業種において導入実績があり、おかげさまで日本トレンド社調査『中小企業向けERP 機能充実度No.1』に選ばれました。

キャムマックスでは、以下のような管理機能や連携が可能です。

在庫照会

倉庫/店舗/商品カテゴリなど、ざまざまな切り口で在庫を検索や出荷可能/確保中/移動中/不良品/入荷予定の発注残、過去の時点の在庫数も検索が可能。どこに何がいくつあるかが正確に把握できること、そしてそれがリアルタイムに反映されます。

在庫移動

複数個所の在庫を一元管理、移動中ステータスによる正確な在庫管理、バーコードによる入出庫作業に対応。自社で管理している倉庫はもちろん、外部委託倉庫や店舗、部署などあらゆる保管場所を登録できます。

在庫調整

棚卸の在庫誤差を記録、見本や販促品などを他勘定振替など破損や紛失、自家消費などで手動で在庫を増やしたり減らしたりしたい場合の在庫調整が可能。棚卸の在庫誤差を実地在庫に合わせて記録したり、 見本や販促品などを他勘定に振り替えも出来ます。

セット商品

入荷時に組立てる運用と出荷時に組立て、セット商品の受注と同時にセット子商品の在庫を確保、セット商品と子商品単体の販売でも同じ在庫を管理するため売越や欠品を防止ができ、組立に必要な部品・商品の在庫数・不足数・発注数を自動で計算し、発注データの作成まで行えます。

入出荷

ハンディーターミナルやスマートフォンとバーコードリーダーを利用したモバイルピッキング、在庫評価は「総平均法」「移動平均法」「先入先出法」など自由に選択が可能です。

棚卸

棚卸箇所や棚卸対象条件の指定、棚卸結果の取込機能、棚卸状況確認/棚卸承認機能により、在庫差異の調査・分析にかかる時間も削減が期待できます。

外部WMS連携

3PL(委託倉庫)や自社倉庫など複数倉庫の円滑な運営、入出荷データの自動連携と手動連携が可能、さらにEC、店舗、卸、倉庫の在庫データをリアルタイムに一元管理が可能です。

セキュリティ環境

キャムマックスは世界最高水準の強固なセキュリティを誇るAWS(アマゾンが提供するクラウドコンピューティングサービス)環境下で稼働しています。

また、キャムマックスはSSL/TLS方式を採用しており、通信データを暗号化していますので安心してご利用いただけます。

まとめ

高齢化と人口減少による人材不足に課題を感じ、業務効率化を推進する企業様が増えています。

そのような中、在庫管理システム導入により活路を見出したい企業様の力になるべく、私たちはオンプレミス並みの機能の充実さとクラウドの手軽さを兼ね備えたソフトウェア開発を継続してきました。

これまで私たちは良質なソフトウェアとカスタマーサクセスを通じて、お客様のよりよい未来を描くお手伝いをさせていただきました。

そしてこれからもクラウドERP『キャムマックス』をブラッシュアップさせることにより、1社でも多くの企業様が販売管理・在庫管理の不満から解消されることを目指して、私たちの挑戦は続きます。