棚卸管理を効率化する方法｜システム導入で在庫管理を最適化

棚卸とは

棚卸は小売業などで定期的に行われる作業としてよく知られています。しかし、棚卸という言葉の意味を知っている人は多くないのではないでしょうか。

棚卸作業とは、帳簿に記入されている値が正しいかどうか数えて調べる作業です。棚卸は元々企業の会計に使用される帳簿にある「棚卸資産」について指しています。内容は企業によって異なることもありますが、商品や製品だけでなく原材料、仕掛品、半製品、貯蔵品も含まれます。企業にとって棚卸は資産ですから、金銭同様の扱いが必要となります。これらの棚卸資産を適切に管理するのが棚卸管理なのです。

具体的には、棚卸は帳簿上でのチェックと実地でのチェックの2段階で管理されます。もちろん帳簿と実地の差が無いのが理想です。

実地棚卸 （実地でのチェック）

実地棚卸とは、倉庫や貯蔵場所を実際に訪れて在庫アイテムや資産を数え、確認する作業のことです。具体的には、従業員が倉庫内を移動しながら商品や製品などの在庫を目視で確認し、その数量や品質を記録します。

実地棚卸の主な目的は、以下の点です。

在庫の正確性の確保

実地棚卸によって、在庫の実際の数量と帳簿上の情報を照合し、一致しない箇所や不正確な情報を特定します。これにより、正確な在庫データを得ることができます。

盗難や損失の防止

実地棚卸は、盗難や損失のリスクを抑えるための重要な手段です。これにより、在庫の物理的な確認により、不正な行為や在庫の漏れを早期に発見し対策を講じることが可能となります。

品質管理

実地棚卸では、商品や製品の品質状態をチェックすることも行われます。これにより、劣化や破損した在庫を特定し、品質管理の改善策を検討することができます。

実地棚卸では、バーコードスキャナーやRFIDリーダーなどのツールを活用して作業の効率化や正確性の向上を図ることも一般的です。

また、作業計画やスケジュールの立案、作業員のトレーニングなども重要な要素となります。これらの取り組みにより、企業は正確な在庫情報を得ることで、効率的な倉庫管理や顧客サービスの向上を実現することができます。

帳簿棚卸（帳簿上でのチェック）

帳簿棚卸とは、在庫の帳簿やデータベースと実際の在庫状況を比較しデータの正確性と一致性を確認する作業のことです。具体的には、企業や倉庫が保有している在庫データをもとに、在庫の数量や金額を算出し実際の在庫との一致を確認します。

帳簿棚卸の主な目的は、以下の点にあります。

在庫データの正確性の確認

帳簿棚卸によって、在庫データが正確かつ信頼性のあるものであるかを確認します。そこで帳簿に記録された在庫数量や金額が実際の在庫と一致しない場合はデータの修正や調整を行います。

不一致やミスの解決

帳簿棚卸によって、帳簿と実際の在庫との不一致やミスが発見された場合、原因を特定し解決策を見つけます。例えば、在庫の過不足や入出庫のミス、品質管理の不備などが考えられます。

精度の向上と効率化

帳簿棚卸を継続的に行うことで、在庫管理の精度を向上させることができます。正確な在庫データは、生産計画や在庫補充の判断、顧客への正確な納期情報提供などに役立ちます。

また、正確な在庫データに基づいて帳簿を調整することで経営戦略の立案や予算管理にも活用ができます。

帳簿棚卸では、在庫管理システムやERPシステムなどを活用して、帳簿と実際の在庫との比較作業を行います。データの正確性を確保するために、入出庫の正確な記録や品目コードの統一や在庫の品質管理の向上などが重要な取り組みとなります。その結果に基づいて、データの修正や更新が行われ在庫データの正確性と一致性が向上します。

棚卸管理の目的

棚卸管理の目的は、原価を明確にして利益の計算につなげることです。帳簿の数値よりも実際の棚卸資産が多い場合、原価が少なく計算されていることになります。こうなると利益が実際よりも多くなってしまいます。

逆に、実際の棚卸資産の方が少ない場合は、帳簿上で原価が多く計算されているため利益が少ないことになります。原価や利益をあいまいにしないためにも、棚卸資産の数を正確に把握することは非常に重要です。

棚卸資産とは?

棚卸資産とは、企業や組織が保有している棚卸作業の対象となる資産のことです。主に在庫資産がそれにあたります。

在庫資産とは？

企業が保管している商品や部品、原材料などの在庫が棚卸資産となります。これらの在庫は生産や販売活動に使用されるものであり、倉庫や保管場所に保管されています。

棚卸管理の課題

手作業で棚卸管理を行う際の主な課題は以下の2点です。

人為的ミスが発生しやすい

手作業で棚卸管理を行う場合、最も多いのが人為的ミスです。手作業による棚卸作業は、数の数え間違いや入力ミスがどうしても発生してしまいます。これをどれだけ減らすことができるかというのが課題となります。

時間がかかる

人力での棚卸作業は時間がかかります。数を数える作業自体にも時間がかかるのですが、棚卸資産の場所がはっきりしていないと探すのにも手間取ります。できるだけスムーズに作業を行い、時間短縮に努める必要があります。

棚卸管理を効率化する方法

棚卸管理の課題を解決するための方法について紹介します。

棚卸管理規程の作成

棚卸管理は企業の資産を扱う大事な業務なので、規程を作成して周知することが効率化につながります。棚卸管理規程には、含まれる棚卸資産の範囲、責任者、管理方法、価格、実地棚卸の決まり、評価法などを記載します。

最初にお伝えしたように、棚卸資産には商品や製品などの在庫だけでなく、原材料や作り途中の仕掛品が含まれます。どこまでを範囲として含めるのか、それぞれの責任者は誰なのかということを明確にしておくことで、管理がしやすくなります。

エクセルで棚卸表を作る

棚卸表を紙で作成して数字を入力すると読みにくいケースがありますし、何より計算が面倒です。その点エクセルを使えば、数値の入力と同時に計算されるように作成できるため、時間が短縮されます。一から作成する場合は、棚卸実施日、品名、数量、原価、販売価格、状態などを記入できるような表にしましょう。

あらかじめ計算式が入っているテンプレートの利用もおすすめです。

棚卸管理表（備品）｜Officeテンプレート｜Microsoft

在庫 ｜Office.com ｜Microsoft templates

バーコード、RFIDで棚卸資産を管理

バーコードなどを使ってデータを取り込む方法もおすすめです。バーコードやQRコードで管理する場合は、バーコードリーダーやスマホをかざすだけで商品名や情報が入力される仕組みになっているため、大幅な時間短縮になります。

さらに、RFIDを利用すると一度に複数のデータが取り込まれるため、バーコードのように一つ一つかざす手間も省けます。

RFIDについてはこちらの記事を参考にしてください。

RFIDとは？仕組みや特徴について解説！在庫管理等の活用例も

外注する

棚卸管理を代行してくれる会社を利用する方法もあります。どうやって管理するのがベストな方法がわからない、棚卸管理や作業の人手・時間が足りないという企業にはおすすめです。

システムやアプリを活用する

手作業で棚卸管理を行っているのであれば、システムやアプリを利用するのが最もおすすめです。人が入力する作業がなくなり人的ミスが発生しない分、時間やコストが削減できます。

棚卸管理に特化しているというよりは、在庫管理システムに含まれている機能を使うという形が多いです。

棚卸管理アプリ

それではおすすめの棚卸管理アプリをご紹介致します。

Convi.BASE 資産棚卸しスタートアプリ

固定資産の棚卸し工数を約30%～90%削減することが可能なアプリです。またバーコードとスマートフォンを使用して棚卸しを行うこともできます。

主な機能としては、台帳機能、棚卸しアプリ、インポート／エクスポート、ビュー機能、ラベルレイアウト付、棚卸し実施者無制限など。これらの機能により、物品管理に必要な項目の設定、スマートフォンアプリを使用した簡単な棚卸し、既存の物品データの取り込みや各種システムとの連携、用途に応じた子台帳の作成、QRコード付物品管理ラベルの発行、棚卸しの実施者数の無制限化などが可能です。

クラウド棚卸

固定資産の棚卸し工数を約30%～90%削減することが可能なアプリです。またバーコードとスマートフォンを使用して棚卸しを行うこともできます。

主な機能としては、台帳機能、棚卸しアプリ、インポート／エクスポート、ビュー機能、ラベルレイアウト付、棚卸し実施者無制限など。

これらの機能により、物品管理に必要な項目の設定、スマートフォンアプリを使用した簡単な棚卸し、既存の物品データの取り込みや各種システムとの連携、用途に応じた子台帳の作成、QRコード付物品管理ラベルの発行、棚卸しの実施者数の無制限化などが可能です。

棚卸管理できる在庫管理システム

続いてアプリよりできることが多く対応範囲も広くなる棚卸管理できる在庫管理システムをご紹介します。

キャムマックス

中小企業向けのクラウドERPシステムで、販売管理、購買管理、在庫管理、財務会計などの機能を提供しています。また、オムニチャネル（店舗、卸売、ECなど）も一元管理できます。

在庫管理機能については、在庫の状況をリアルタイムで把握でき、在庫数、在庫の位置、在庫の経過月数などが確認可能。また、棚卸作業を効率化する機能があり、棚卸結果の取込や棚卸状況の確認、棚卸承認ができます。また、外部の倉庫管理システム（WMS）との連携も可能となっています。

ZAICO

クラウドベースの在庫管理ソフトウェア。スマートフォン（iPhone、iPad、Android）アプリとWebアプリが提供されており、MacとWindowsのどちらでも利用可能です。データ同期・共有機能により、複数の人々や拠点で最新の在庫情報を簡単に確認。また、資産管理や備品管理にも使用でき、APIによるシステム連携も可能です。

在庫管理の時間を大幅に削減し、在庫数の精度も大きく改善。在庫データの変更履歴もチェックでき、「どのような変更」が「いつ、誰の、どんな操作」によって行われたかを把握することができます。多数の企業に導入され、在庫管理の効率化に成功。スマホ一つで在庫管理・トレーサビリティの確保を実現し、棚卸の時間を半日から30分に短縮したとの事例もあります。

Locus Mapping

Locus Mappingは、RFIDを使用して物品の位置を可視化する在庫・物品管理システムです。大手アパレル、製造業、物流会社などに広く導入されています。RFIDタグを在庫・物品に貼付し、ハンディリーダーで読み取ることで、棚卸・入出庫を効率化できます。これにより、棚卸・入出庫の作業時間を80%削減することが可能です。

また、探索・ピッキングの作業効率も向上。独自技術により、RFIDタグの正確な位置特定が可能となり、ロケーション管理にRFIDを活用することで、費用対効果を高めることができます。

棚卸管理にシステムを導入するメリット

なぜ棚卸管理にシステム導入がおすすめなのか、メリットを詳しく確認してみましょう。

正確な数を把握できる

人の手による入力ではなく、バーコードやタグの読み取りで自動入力ができるため、人的ミスが減ります。棚卸管理で最も重要な、数の把握が簡単になるだけではなく定期的な実地棚卸作業が不要となることもあります。

複数商品をセット管理できる

手書きやエクセルでの管理は一品一品の情報を記録するだけで、原材料の組み合わせなどに対応するのは難しいです。システムなら複雑な組み合わせにも対応でき、セット商品があっても問題ありません。

ロケーション管理がしやすい

棚卸資産は様々な場所に置かれているため、あるべきところに無いことが数が一致しない原因となる場合があります。その点、システムであれば一か所でまとめて管理できるため、数の不一致も防ぐことができます。

決算処理が楽

システムの場合はリアルタイムでデータを共有しているため、帳簿上と実地棚卸の差も決算時に計算し直す必要がありません。棚卸減耗費や商品評価損を自動で計算してくれます。

データ分析や予測が可能

システムにもよりますが、棚卸や在庫管理のデータをもとに今後必要な在庫数の調整を自動で行う機能もあります。売上予測ができれば予算の設定もしやすく、好循環が生まれます。

人材や時間不足を補える

棚卸管理を行うためには多くの人材と時間を要します。システムを導入することで、人材や時間不足に悩まされることも少なくなります。しかも、棚卸管理の課題となる人的ミスの発生を抑えることができるため、結果的に費用削減につながります。

「キャムマックス」は棚卸・在庫管理までできるクラウドERPシステム

棚卸管理は在庫管理システムに含まれている機能の一つですが、実は在庫管理システムの中には棚卸機能が含まれていないものもあります。キャムマックスは、中小企業の業務全般を支えるERPシステムで、在庫管理や棚卸機能が含まれています。

バーコード読み取り機能を使って在庫管理を行っていれば、棚卸作業や結果の計算も自動で完了します。棚卸管理にコストや時間がかかって困るという企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。