棚卸管理を効率化する方法｜システム導入で在庫管理を最適化

棚卸とは

棚卸は小売業などで定期的に行われる作業としてよく知られています。しかし、棚卸、あるいは棚卸作業を正確に説明できる人は意外と少ないのではないでしょうか。

棚卸とは、一定時点に保有している棚卸資産について、実際の数量や状態を確認し、帳簿上の在庫記録と照合する作業です。棚卸資産には、商品や製品のほか、原材料、仕掛品、半製品、貯蔵品などが含まれます。

実地棚卸の結果と帳簿記録を照合し、差異の原因を確認・修正することで、在庫記録と決算数値の正確性を高めます。

実地棚卸 （実地でのチェック）

実地棚卸とは、倉庫、店舗、工場などに保管されている棚卸資産について、実際に数える、量る、測るなどの方法で数量や状態を確認する作業です。

実地棚卸の主な目的は、以下の点です。

在庫の正確性の確保

実地棚卸によって、在庫の実際の数量と帳簿上の情報を照合し、一致しない箇所や不正確な情報を特定します。これにより、正確な在庫データを得ることができます。

盗難・紛失の兆候を発見

実地棚卸は、盗難や損失のリスクを抑えるための重要な手段です。在庫の物理的な確認により、帳簿との差異や、紛失・誤出荷などの可能性を把握し対策を講じることが可能となります。

品質管理

実地棚卸では、商品や製品の品質状態をチェックすることも行われます。これにより、劣化や破損した在庫を特定し、品質管理の改善策を検討することができます。

実地棚卸では、バーコードスキャナやRFIDリーダを活用するケースもあります。

また、作業計画やスケジュールの立案、作業員のトレーニングなども重要な要素となります。これらの取り組みにより、企業は正確な在庫情報を得ることで、効率的な倉庫管理や顧客サービスの向上を実現することができます。

帳簿棚卸（帳簿上でのチェック）

帳簿棚卸とは、入庫、出庫、移動、返品、廃棄などの日々の受払記録をもとに、帳簿上の在庫数量や金額を把握する方法です。
帳簿上の在庫は実地棚卸の結果と照合し、差異がある場合は、未記録や誤入力、カウントミス、紛失などの原因を確認したうえで必要な修正を行います。

帳簿棚卸の主な目的は、以下の点にあります。

在庫データの正確性の確認

帳簿棚卸によって、在庫データが正確かつ信頼性のあるものであるかを確認します。そこで帳簿に記録された在庫数量や金額が実際の在庫と一致しない場合はデータの修正や調整を行います。

不一致やミスの解決

帳簿棚卸によって、帳簿と実際の在庫との不一致やミスが発見された場合、原因を特定し解決策を見つけます。例えば、在庫の過不足や入出庫のミス、品質管理の不備などが考えられます。

精度の向上と効率化

帳簿棚卸を継続的に行うことで、在庫管理の精度を向上させることができます。正確な在庫データは、生産計画や在庫補充の判断、顧客への正確な納期情報提供などに役立ちます。

また、正確な在庫データに基づいて帳簿を調整することで経営戦略の立案や予算管理にも活用ができます。

帳簿棚卸では、在庫管理システムやERPシステムなどを活用して、帳簿と実際の在庫との比較作業を行います。データの正確性を確保するために、入出庫の正確な記録や品目コードの統一や在庫の品質管理の向上などが重要な取り組みとなります。その結果に基づいて、データの修正や更新が行われ在庫データの正確性と一致性が向上します。

棚卸管理の目的

棚卸管理の目的は、期末棚卸高を確定し、売上原価と利益を適正に計算することです。
実在庫数量が帳簿在庫数量より多い場合、差異※を修正しないままでは期末棚卸高が過少に計上されます。その結果、売上原価は過大に、利益は過少に計上されます。

逆に、実在庫数量が帳簿在庫数量より少ない場合、差異※を修正しないままでは期末棚卸高が過大に計上されます。その結果、売上原価は過少に、利益は過大に計上されます。

※差異の原因が未記帳の仕入・売上等にある場合は、原因に応じた修正が必要です。

棚卸資産とは?

棚卸資産とは、販売目的の商品・製品や、生産に使用する原材料・仕掛品、短期間に消費される貯蔵品などを指す会計上の資産区分です。一般に「在庫」と呼ばれるものの多くが該当します。

棚卸管理の課題

手作業で棚卸管理を行う際の主な課題は以下の2点です。

人為的ミスが発生しやすい

手作業で棚卸管理を行う場合、最も多いのが人為的ミスです。手作業による棚卸作業は、数の数え間違いや入力ミスがどうしても発生してしまいます。これをどれだけ減らすことができるかというのが課題となります。

時間がかかる

人力での棚卸作業は時間がかかります。数を数える作業自体にも時間がかかるのですが、棚卸資産の場所がはっきりしていないと探すのにも手間取ります。できるだけスムーズに作業を行い、時間短縮に努める必要があります。

棚卸管理を効率化する方法

棚卸管理の課題を解決するための方法について紹介します。

棚卸管理規程の作成

棚卸管理は企業の資産を扱う大事な業務なので、規程を作成して周知することが効率化につながります。棚卸管理規程には、対象となる棚卸資産の範囲、責任者、実施時期・手順、棚卸前後の入出庫の取扱い、評価方法などを記載します。

最初にお伝えしたように、棚卸資産には商品や製品などの在庫だけでなく、原材料や作り途中の仕掛品が含まれます。どこまでを範囲として含めるのか、それぞれの責任者は誰なのかということを明確にしておくことで、管理がしやすくなります。

エクセルで棚卸表を作る

棚卸表を紙で作成して数字を入力すると読みにくいケースがありますし、何より計算が面倒です。その点表計算ソフトを使えば、数値の入力と同時に計算されるように作成できるため、時間が短縮されます。一から作成する場合は、棚卸実施日、品名・品目コード、数量、評価単価、金額、保管場所、状態などを記入できるような表にしましょう。

あらかじめ計算式が入っているテンプレートの利用もおすすめです。

棚卸管理表（備品）｜Officeテンプレート｜Microsoft

在庫 ｜Office.com ｜Microsoft templates

バーコード、RFIDで棚卸資産を管理

バーコードなどを使ってデータを取り込む方法もおすすめです。バーコードやQRコードで管理する場合は、バーコードリーダーやスマホをかざすだけで商品名や情報が入力される仕組みになっているため、大幅な時間短縮になります。

さらに、RFIDを利用すると一度に複数のデータが取り込まれるため、バーコードのように一つ一つかざす手間も省けます。

RFIDについてはこちらの記事を参考にしてください。

RFIDとは？仕組みや特徴について解説！在庫管理等の活用例も

外注する

実地棚卸の計数・集計作業を代行する専門会社を利用する方法もあります。どうやって管理するのがベストな方法がわからない、棚卸管理や作業の人手・時間が足りないという企業にはおすすめです。

システムやアプリを活用する

※一般的な傾向であり、製品や運用方法によって異なります。

システムやアプリを活用すると、手入力や転記、集計作業を減らし、作業時間や入力ミスの削減が期待できます。
ただし、正確なマスタ登録や入出庫処理など、適切な運用は引き続き必要です。

棚卸管理に特化しているというよりは、在庫管理システムに含まれている機能を使うという形が多いです。

棚卸管理アプリ

それではおすすめの棚卸管理アプリをご紹介致します。

Convi.BASE 資産棚卸しスタートアプリ

固定資産の棚卸し工数を約30%～90%削減することが可能なアプリです。またバーコードとスマートフォンを使用して棚卸しを行うこともできます。

主な機能としては、台帳機能、棚卸しアプリ、インポート／エクスポート、ビュー機能、ラベルレイアウト付、棚卸し実施者無制限など。これらの機能により、物品管理に必要な項目の設定、スマートフォンアプリを使用した簡単な棚卸し、既存の物品データの取り込みや各種システムとの連携、用途に応じた子台帳の作成、QRコード付物品管理ラベルの発行、棚卸しの実施者数の無制限化などが可能です。

クラウド棚卸

固定資産の棚卸し工数を約30%～90%削減することが可能なアプリです。またバーコードとスマートフォンを使用して棚卸しを行うこともできます。

主な機能としては、台帳機能、棚卸しアプリ、インポート／エクスポート、ビュー機能、ラベルレイアウト付、棚卸し実施者無制限など。

これらの機能により、物品管理に必要な項目の設定、スマートフォンアプリを使用した簡単な棚卸し、既存の物品データの取り込みや各種システムとの連携、用途に応じた子台帳の作成、QRコード付物品管理ラベルの発行、棚卸しの実施者数の無制限化などが可能です。

棚卸管理できる在庫管理システム

続いてアプリよりできることが多く対応範囲も広くなる棚卸管理できる在庫管理システムをご紹介します。

キャムマックス

中小企業向けのクラウドERPシステムで、販売管理、購買管理、在庫管理、財務会計などの機能を提供しています。また、オムニチャネル（店舗、卸売、ECなど）も一元管理できます。

在庫管理機能については、在庫の状況をリアルタイムで把握でき、在庫数、在庫の位置、在庫の経過月数などが確認可能。また、棚卸作業を効率化する機能があり、棚卸結果の取込や棚卸状況の確認、棚卸承認ができます。また、外部の倉庫管理システム（WMS）との連携も可能となっています。

ZAICO

クラウドベースの在庫管理ソフトウェア。スマートフォン（iPhone、iPad、Android）アプリとWebアプリが提供されており、MacとWindowsのどちらでも利用可能です。データ同期・共有機能により、複数の人々や拠点で最新の在庫情報を簡単に確認。また、資産管理や備品管理にも使用でき、APIによるシステム連携も可能です。

在庫管理の時間を大幅に削減し、在庫数の精度も大きく改善。在庫データの変更履歴もチェックでき、「どのような変更」が「いつ、誰の、どんな操作」によって行われたかを把握することができます。多数の企業に導入され、在庫管理の効率化に成功。スマホ一つで在庫管理・トレーサビリティの確保を実現し、棚卸の時間を半日から30分に短縮したとの事例もあります。

Locus Mapping

Locus Mappingは、RFIDを使用して物品の位置を可視化する在庫・物品管理システムです。大手アパレル、製造業、物流会社などに広く導入されています。RFIDタグを在庫・物品に貼付し、ハンディリーダーで読み取ることで、棚卸・入出庫を効率化できます。これにより、棚卸・入出庫の作業時間を80%削減することが可能です。

また、探索・ピッキングの作業効率も向上。独自技術により、RFIDタグの正確な位置特定が可能となり、ロケーション管理にRFIDを活用することで、費用対効果を高めることができます。

棚卸管理にシステムを導入するメリット

なぜ棚卸管理にシステム導入がおすすめなのか、メリットを詳しく確認してみましょう。

正確な数を把握できる

バーコードやタグの読み取りにより手入力を減らし、在庫数量を把握しやすくなります。運用体制が整っている場合には、実地棚卸の範囲や実施方法を見直せることもありますが、システム導入だけで実地確認が不要になるわけではありません。

複数商品をセット管理できる

手書きやエクセルでの管理は一品一品の情報を記録するだけで、原材料の組み合わせなどに対応するのは難しいです。システムなら複雑な組み合わせにも対応でき、セット商品があっても問題ありません。

ロケーション管理がしやすい

棚卸資産は様々な場所に置かれているため、あるべきところに無いことが数が一致しない原因となる場合があります。その点、システムであれば一か所でまとめて管理できるため、保管場所と数量を紐づけて管理することで、所在確認や差異原因の特定がしやすくなります。

決算処理が楽

帳簿在庫と実地棚卸結果の差異を自動集計できるため、決算時の確認や修正作業を効率化できます。ただし、差異原因の特定や、棚卸減耗損・棚卸資産評価損の計上判断、会計処理の確認は別途必要です。

データ分析や予測が可能

システムにもよりますが、棚卸や在庫管理のデータをもとに需要予測や発注・補充の提案に対応する製品もあります。売上予測ができれば予算の設定もしやすく、好循環が生まれます。

作業負担を軽減できる

棚卸管理を行うためには多くの人材と時間を要します。システムを導入することで、人材や時間不足に悩まされることも少なくなります。しかも、棚卸管理の課題となる人的ミスの発生を抑えることができるため、結果的に費用削減につながります。

棚卸など在庫管理の効率化を実現したいならクラウドERPシステム「キャムマックス」がおすすめ！

クラウドERP「キャムマックス」は在庫管理機能が充実しています。棚卸機能であれば棚卸箇所や棚卸対象条件を指定可能・棚卸結果の取込機能・棚卸状況確認/棚卸承認機能などにより在庫差異の調査・分析にかかる時間も削減が期待できます。

他にも、ハンディを利用利用し、バーコード読み取り機能を使うことで、棚卸作業や結果の計算も自動で完了します。

他にも在庫照会・在庫移動・在庫調整・セット商品・入出荷・外部WMS連携など在庫管理をするうえで最低限必要な機能をそなえているため、幅広い在庫管理業務の効率化を支援します。

棚卸管理や在庫管理にコストや時間がかかって困るという企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。