購買管理に重要なこととは？5原則や業務フローとシステム

購買管理とは？

元々「購買管理」という言葉は、工業規格で知られるJISの生産管理用語として記された用語です。

JISでは、「生産活動に当たって、外部から適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」と定義されています。

備考として「その機能として、内外製区分、購買計画、仕入先開拓と選定、取引契約、発注管理、価格管理、原価低減活動、納期管理、品質管理、検収支払管理、仕入先管理、リスク管理、購買業務規定の整備などが含まれる。」と記されています。

企業の購買管理部は、社外の仕入先と社内の販売をつなげる橋渡し的存在と考えれば、より具体的にイメージが持てると思います。

また、購買管理は調達管理と違うの？という方も多いのですが、漢字を見てわかるように「調達」は、購入に限らず、「調整して届ける」といった意味合いが強いです。

購買管理の5原則とは

生産管理に関係する資格を目指している場合に必ずと言っていいほど出てくるのが「購買管理の5原則」です。

製造業の現場で必須のQCD（品質、価格、納期）に、取引先と数量を加えたものとなります。

• 取引先の選定
• 品質の確保
• 数量の決定
• 納期の決定
• 価格の決定

以下、これらの5つの原則をもとに購買管理業務の具体的なフローについて説明します。

購買管理の業務フロー

上記のような購買管理の5原則を元に、業務フローが決定します。

それでは、実際に購買管理業務を担当することになった場合の流れについて見ていきます。

購買計画の作成

商品の生産計画に合わせて、いつ何をどのようにどこから仕入れるのかといった購買計画を立案します。

この際、かかる費用を計算することも重要な仕事です。同じ品質であれば、できるだけ安く仕入れることで、利益が増えるからです。

取引先の選定、発注

購買計画で決めた予算がありますから、先方に見積書を発行してもらい、比較して仕入先を決める必要があります。

購入先が決まったら、契約を結び、あらためて発注書を作成します。この際、納期や支払いなどの様々な条件をお互いに確認しておきます。

検品、品質の確認

まず納期内に届くかという管理が必要です。遅れないように随時確認を行います。

無事購入先から資材や商品が到着次第、内容を確認します。数が合っているか、破損は無いかといった検品作業は欠かすことができません。

届いた商品に問題があれば、交換・返品などの対応を行い、仕入先から届く請求書を元に支払いを行います。

保管

検品が終わった入荷済み商品は、在庫として扱われます。倉庫での在庫管理が購買管理の業務に含まれることも多いです。

ものによっては温度や湿度の調整も必要となるため、適した倉庫の選定なども大切な仕事です。

在庫管理は販売管理の業務に含まれることもありますが、いずれにせよ、この後販売管理へスムーズに業務を移せるようにすることが購買管理の役割と言えるでしょう。

購買管理の前に行うべき内部統制対策

このように購買管理は、仕入の購買先を決定するという強い権限を持つ部門です。そのため、不正や仕入れのミスが発生することも少なくありません。

購買管理の業務内容を見る前に、これらを防止する対策を確認していきます。

購買管理の内部統制とは？

購買管理部は資材調達先を選定するという立場になるため、多くの仕入先から見積を取って選ぶことになりますが、この過程の中で購買管理部の担当者が金銭的な報酬を受け取って便宜を図るといった不正が起こってしまう場合があります。

このような癒着を事前に防ぐため、企業内部のルールを決める内部統制が必要となります。

購買管理規程を作成

購買管理の内部統制を明確化するためには、購買管理規程を作成することをおすすめします。

購買担当者が自ら仕入先を選定し、検品、支払いまでこなすといったことが問題発生の原因となる場合があるため、各業務を分掌することがポイントになります。

管理規程に含められる主な内容は以下になりますが、作成の際は各企業の必要に応じて追加・削除が必要になるでしょう。

購買先の選定・・・契約書の締結、相見積もり取得、取引先の信用調査など

納期管理・・・納期確保、納期変更の際の各部署への連絡 など

検収・・・購入した各部署による検収、不良品などの扱い など

支払い・・・経理部による支払い など

その他・・・帳票の書き換え禁止 など

購買管理システムを導入する

購買管理の不正やミスの多くは、手作業で膨大な数の書類や伝票を確認する中で発生していると言われています。

そのため、購買管理システムを導入して人為的な操作を減らし、データの共有で見える化することにより、不正やミスが少なくなることが期待されます。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムとは、それまで人の手で入力していた多くの数値を自動的に取得でき、少ない作業でより正確なデータを集めることができるシステムです。

エクセルのテンプレートやフリーソフトなども数多くあるため、経費を考えて無料のものを活用するというケースも多く見られますが、システムを導入することで時間短縮や入力ミスの防止が可能です。

これらのデータが共有されていなければ、せっかく購買管理規程を作成しても、購買状況がわからず確認作業に手間取ります。

その点、システムならあらゆる部署とデータを共有できるため、見える化が実現できます。

また、コンピュータごとに導入するソフトでは、自社で行うメンテナンスやセキュリティ対策も大変ですが、システムならアップデートも含め、結果的にコスト削減につながります。

近年では、SaaSやクラウドで購買管理ができるシステムも増えているため、多くの労力を減らすためにも積極的な活用が望まれます。

キャムマックスで対応ができる

クラウド購買管理システムの中でもおすすめなのが、キャムマックスです。

キャムマックスでは、発注量の計算や発注点を決める作業をかわりにやってくれるだけでなく、最適な方法で自動化できます。

入荷と仕入れを同時に行い、リアルタイムで反映するため、在庫の時間差もほとんど発生しません。

また、キャムマックスは、中小企業に本当に必要な機能をカバーする目的で作られているため、購買管理に限らず、受注から会計までを一元管理できるのが特徴です。

中小企業にも購買管理システムの導入がおすすめ！

購買管理システムの導入は大企業だけではなく、中小企業の方にもおすすめです。

購買業務を滞りなく行うためにも購買管理は必要不可欠ですが、それぞれの企業規模によって適切な購買管理が行われているかが最も重要です。

まだまだマニュアル作業から抜け出せない、もしくは様々な管理ソフトなどを使って業務の効率化を図っているという場合には、システム化することが有効かもしれません。

購買管理をはじめとする業務管理システムに興味を持たれた方は、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。一緒に解決していきましょう。