中小企業必見！補助金を活用してクラウドサービスを低コスト導入する方法

クラウドサービスとは？初心者にもわかる基礎知識と種類

クラウドサービスはインターネットを通じて必要な機能やデータを利用できる仕組みです。サーバーやシステムを自社で保有せず、低コストで運用できるため中小企業にも広く活用されています。

クラウドサービスの基本的な仕組み

クラウドサービスは、データやアプリケーションを外部のデータセンターに置き、ネット経由で利用します。これにより、自社内のIT設備や人員負担を軽減しながら、常に最新の環境を利用できるメリットがあります。

主な提供形態（SaaS・PaaS・IaaS）の違い

SaaSはソフトウェアを利用する形態で、Google WorkspaceやDropboxが代表例です。PaaSはアプリ開発基盤、IaaSはサーバーやネットワークを仮想的に提供します。用途に応じて選択することで効率的な運用が可能です。 

詳しくはこちらの記事もご覧ください。

• IaaSとは？SaaS・PaaSとの違いや代表例をわかりやすく解説
• PaaS(パース)とは？SaaSとの比較や代表例をわかりやすく紹介
• SaaSとは？いまさら聞けない代表例やPaaS・IaaSとの違いを分かりやすく解説

中小企業でよく利用されるクラウドサービス例

代表的な例として、DropboxやGoogleドライブは大容量データの共有や共同編集に便利です。会計管理ではfreeeやマネーフォワードが業務を自動化し、経理作業の負担を軽減します。顧客管理ではSalesforceが営業活動の可視化と効率化に寄与します。

これらはすべてインターネット環境さえあれば利用でき、導入後すぐに効果を実感できるのが特徴です。

身近にあるクラウドサービスとは？

クラウドサービスは、特別なIT知識がなくてもインターネット環境さえあれば利用でき、すでに多くの企業や個人に浸透しています。中小企業では、ファイル共有、会計管理、顧客管理、コミュニケーションなど、日常業務のあらゆる場面でクラウドが活用されています。以下では、代表的なジャンルごとに身近なクラウドサービスを紹介します。

ファイル共有・ストレージ

GoogleドライブやDropboxは、複数人での共同編集や大容量ファイルの共有に便利です。インターネットに接続できる環境であれば、社内外のメンバーとリアルタイムでデータをやり取りできます。Microsoft OneDriveはOfficeアプリとの親和性が高く、WordやExcelファイルをそのままオンラインで編集できます。

クラウド会計・財務管理

freeeやマネーフォワードクラウドは、銀行やクレジットカードと自動連携して取引データを取得し、仕訳や経費精算を自動化します。

これにより、経理作業にかかる時間を削減でき、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応可能です。

顧客管理（CRM）・営業支援

SalesforceやHubSpotは、顧客情報や商談履歴を一元管理し、営業活動を効率化します。

顧客とのやり取りを時系列で記録できるため、担当者の交代や引き継ぎもスムーズに行えます。HubSpotは無料プランから利用できる点も中小企業に人気です。

コミュニケーションツール

SlackやMicrosoft Teamsは、チャット・通話・ファイル共有を一体化したコミュニケーション基盤です。

リモートワークや拠点間連携に強く、メールよりもスピーディな情報共有が可能になります。

ERPなどのバックオフィス業務システム

クラウドERPは、販売管理、在庫管理、購買管理、会計、人事・給与などの業務を一元管理できる統合型システムです。

代表例としてSAP Business One、Odoo、中小企業向けにはキャムマックスなどがあり、複数部署や拠点間でデータをリアルタイム共有できます。これにより、業務の属人化を防ぎ、経営判断のスピードと精度を向上させることができます。

中小企業のクラウドサービス導入率

令和3年8月末に行われた総務省の「通信利用動向調査」の結果、クラウドコンピューティングサービスを導入している企業の割合は、全体でみると70.4%となりました。

ただし、これを資本金別に見ると中小企業や小規模事業者などの規模が小さい企業は導入率が低く、1000万円未満では48.1％と半数にも達していません。

中小企業の定義は業種にによって異なるためはっきりとした数値は出せませんが、資本金1億円未満の企業をまとめると約61％というのが一つの目安となるでしょう。

令和3年通信利用動向調査の結果：要点まとめ

スマートフォンの保有状況

世帯の保有割合が88.6％、個人の保有割合が74.3％となっており増加傾向にあります。一方、スマートフォンではない携帯電話の保有は減少しています。

インターネット利用機器

個人の利用機器として、スマートフォンがパソコンを上回っており20～49歳の年齢層で約9割が利用しています。また、SNSの利用者の割合は78.7％に達しています。

テレワークの導入

企業の51.9％がテレワークを導入しており、その主な目的として「新型コロナウイルス感染症への対応」が9割を超えています。

クラウドサービスの導入

企業の70.4％がクラウドコンピューティングサービスを導入しており、その導入による効果を「非常に効果があった」または「ある程度効果があった」と感じる企業は、導入企業全体の88.2％に上っています。

中小企業の現状とデジタル化の必要性

中小企業は、大企業と比べて資本やリソースが限られているため効率的な経営が必要です。この背景から、デジタル化は中小企業にとっての成長へのカギとなるでしょう。

デジタル技術の進歩によって、業務の自動化やデータ分析などこれまでにない新しいビジネスの可能性が広がっています。デジタル化により、中小企業も大企業と同じく競争力を高め成長のチャンスを手にすることができるのです。

中小企業がなぜ、クラウドサービスの導入に消極的なのか？

クラウドサービスはコスト削減や業務効率化に効果的ですが、中小企業の中には導入をためらうケースも少なくありません。その背景には、費用や運用面、セキュリティへの懸念など、いくつかの共通した要因があります。

初期費用やランニングコストへの不安

クラウドはオンプレミス型に比べ初期費用を抑えられますが、毎月の利用料が発生するため、長期的に見てコストが増えるのではないかと懸念する経営者は多いです。特に業務規模が小さい企業では、費用対効果を見極めるための情報不足が導入判断を遅らせる要因となっています。

社内ITスキル不足による運用への不安

クラウドサービスの管理や設定には一定のIT知識が必要です。専任のIT担当者がいない中小企業では、導入後に運用できる人材がいないという懸念から、一歩踏み出せないケースが目立ちます。また「トラブルが起きたときに対応できない」という心理的ハードルもあります。

セキュリティや情報漏えいへの懸念

重要な顧客情報や取引データを社外のサーバーに預けることに抵抗を感じる経営者もいます。近年はクラウド事業者が高度なセキュリティ対策を施していますが、その内容や安全性を十分理解していない場合、不安が先行して導入を見送ることがあります。

既存システムや業務フローとの相性問題

長年使ってきた社内システムや業務フローがある場合、それをクラウド化するための移行作業やカスタマイズに時間と費用がかかると感じ、導入を先送りするケースがあります。特に製造業や特殊な業務を持つ企業では、この課題が大きくなります。

クラウド導入で活用できる補助金・助成金制度一覧

クラウドサービス導入は、補助金や助成金を活用することでコストを大幅に抑えられます。2025年はIT導入補助金を中心に、クラウド化を後押しする制度が充実しています。ここでは代表的な制度と活用ポイントを解説します。

中小企業がクラウドサービスの導入を検討する際、補助制度を上手に活用することで費用負担を大幅に軽減できます。2025年には、クラウド利用料や関連費用を補助対象とする制度が複数あり、事業の規模や目的に応じた選択が可能です。以下に主要な制度をまとめました。

IT導入補助金2025（サービス等生産性向上IT導入支援事業）

中小企業の業務効率化やDX推進を目的に、クラウド利用料（最大2年分）や導入支援・保守費用も補助対象とする代表的な制度です。申請枠によって補助率や上限金額が異なり、賃上げ要件を満たすと補助率がアップします。

• 通常枠（A類型・B類型）：補助率は原則1/2、要件で2/3に。補助額は5万～450万円。
• インボイス対応枠（インボイス類型・電子取引類型）：会計・受発注ソフトや関連ハードウェアが対象。小規模事業者なら最大4/5補助
• 複数社連携IT導入枠：複数企業で共同導入する場合、最大3,000万円まで補助（事務費・専門家費含む）。
• セキュリティ対策推進枠：IPAのセキュリティ支援リストから選べるサービスが対象。補助率1/2以内、最大150万円。

中小企業省力化投資補助金

人手不足解消や省力化を目的とした機器・システム導入を支援する制度です。AIチャットボットやIoT機器、省力化ロボットなどが対象で、カタログ選定型と自由設計型があります。

小規模事業者持続化補助金

販路拡大や経営革新を支える中小零細事業者向けの補助金で、POSや会計ソフトの導入に使えることもあります。※クラウド導入を目的とした使い方が可能です。

その他注目の補助制度（2025年新設含む）

以下は特定の目的に応じて使える補助金の例です。

新事業進出補助金

中小企業が新規事業や新分野進出を行う際の設備投資・システム導入・販路開拓費用を支援する補助金です。

中小企業成長加速化補助金

売上拡大や生産性向上を目的とした大規模な投資や成長戦略を実行する中小企業を支援する補助金です。

ものづくり補助金

革新的な製品やサービス開発、生産プロセス改善のための設備導入・システム開発を支援する代表的な補助金です。

業務改善助成金

最低賃金引き上げに対応するための業務改善や省力化設備導入費用を助成し、生産性向上を支援します。

キャリアアップ助成金

非正規雇用から正規雇用への転換や人材育成、処遇改善に取り組む企業を対象に支給される助成金です。

中小企業がクラウド化するメリット

冒頭の総務省の「通信利用動向調査」でも、クラウドサービスを取り入れた企業の88.2％が「非常に効果があった」、「ある程度効果があった」と回答しています。クラウドサービスを活用することで中小企業にも大きなメリットがあります。中小企業のクラウド化にはどのようなメリットがあるのか見ていきます。

社内でデータを共有できる

クラウド化されていないデータを使用している中小企業の場合、各人がそれぞれに作成したものを印刷やメールで共有するというのが一般的です。クラウド化されていると一つのデータを皆で作成することができ、インターフェースも同じ状態で確認することができます。特にリアルタイムの情報が重要な割合を占めるビジネスシーンでは、タイムラグが生じないというのも大きなメリットです。

リモート化を進めやすい

昨今の働き方改革の流れやコロナ禍という状況もあり、リモートワークが急増しています。

クラウド化されていると、ネット環境が整ってさえいればどこからでもアクセスしてデータを確認できるため、リモートワークに移行しやすいです。人材を確保したいけれど広いスペースを用意するコストが無いという中小企業でも問題ありません。

コストを削減できる

中小企業がITを導入するにあたってコストが高いことが障壁になるケースも多いですが、クラウドサービスは従来のオンプレミス型サービスと比較して初期費用が少ないという特徴があります。サービスの利用料も月額で支払うタイプが多く、導入したいけれどコストが心配という中小企業でも安心です。

また、オンプレミス型のサービスは自社でアップデートやバックアップなどの管理を行う必要がありますが、クラウドサービスならその心配がありません。結果として専任者などの人材を確保する必要がなくなるため、人件費の大きな削減につながります。

IT専門家などの人材を確保できないという中小企業のお悩みも解決できます。

セキュリティ面での安心感

クラウド事業者（サービスプロバイダー）は、データの保護とセキュリティに対して大きな投資を行っています。

こうした取り組みにより、中小企業も大手企業と同等のセキュリティ対策を享受できます。

これまで中小企業が自前でセキュリティを整えることはコストや専門知識のハードルが高かったのですが、クラウドサービスを利用することで高水準のセキュリティ対策を手軽に利用できるようになります。

また、サービスプロバイダーはセキュリティのリスクや新たな脅威に対処するために常に最新の対策を実施し、ユーザーのデータを24時間・365日守り続けています。こうした努力により、中小企業は自社の事業に注力する一方で、データの安全性やプライバシー保護に関するリスクを大幅に軽減することができます。

失敗しないクラウドサービスの選び方と比較ポイント

クラウドサービスの導入は一度選んだら長く使うケースが多く、選定を誤るとコストや業務負担が増える恐れがあります。

ここでは、中小企業が導入前に確認すべき重要な比較ポイントを解説します。

自社業務との適合性を見極める方法

クラウドサービスは機能が豊富でも、自社の業務に合わなければ活用しきれません。

まずは現状の業務フローを洗い出し、どの工程をクラウド化すると最も効果が出るかを明確にします。たとえば在庫管理に課題がある場合は、リアルタイム更新や多拠点対応が可能なサービスを選ぶべきです。

サポート体制と運用のしやすさの比較

導入後のトラブルや操作方法の不明点を迅速に解決できるかは重要です。

電話やチャットサポートの有無、対応時間、マニュアルやFAQの充実度も比較ポイントになります。サポートが不十分だと、社内で解決できないトラブルが発生した際に業務が滞るリスクがあります。

セキュリティ対策の基準を確認

大切な業務データを預けるため、サービス提供事業者のセキュリティ体制は必ず確認しましょう。

データ暗号化、二要素認証、アクセス権限管理、バックアップ体制など、基本的なセキュリティ機能が揃っているかが重要です。

コストと契約条件の比較の仕方

月額・年額費用だけでなく、初期費用、追加ユーザーの料金、解約条件、更新時の価格変更なども総合的に比較します。

特に長期契約割引や導入キャンペーンがある場合は、コスト削減効果が高くなります。

中小企業におすすめのクラウドサービス

 クラウド型ファイルサーバー『Box over VPN』

クラウド型ファイルサーバーとは、従来の物理的なファイルサーバーをクラウド上に構築するサービスのことを指します。

これにより、データの保存、管理、共有がインターネットを介してどこからでも行えるようになります。

特に、物理的な設備の導入や維持管理の手間が不要となり、コスト削減や柔軟なスケーリングが可能となります。

また、VPN（Virtual Private Network）とは、公開されたインターネット上で仮想的な専用線を構築する技術です。

これにより、遠隔地のオフィスやモバイル環境からも、企業内ネットワークに安全にアクセスすることができます。

VPNを使用することで、データの盗聴や改ざんを防ぐことができ、セキュアな通信が実現されます。

例えば、NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型ファイルサーバー『Box over VPN』は、VPN技術を活用して高度なセキュリティを実現したサービスです。無制限のストレージ容量で、社内外とのファイル共有をセキュアに行うことができます。

データは日本国内のデータセンターに保存され、法的なリスクを低減します。AES256bitの暗号化やアクセス権限の設定など、データのセキュリティ面も安心です。

クラウド型ファイルサーバーの利便性とVPNのセキュリティを組み合わせた、中小企業にとって非常に価値の高い、利便性のあるサービスとなっています。

クラウド型CRM（顧客管理システム）『Salesforce Sales Cloud』

『Salesforce（セールスフォース）』は、1999年にアメリカで創立され、翌年には日本法人も誕生しました。

名前の通り、最初は顧客管理（CRM）や営業支援に特化したシステムソリューションを提供していましたが、今ではマーケティング、カスタマーサービス、eコマース、アナリティクスなど、ビジネスの多岐にわたる領域にわたるクラウドサービスを提供する企業です。

その中でもクラウド型CRMである『Salesforce Sales Cloud』は、Salesforce社が提供するCRM（顧客管理システム）・SFA（営業支援システム）のプラットフォームです。顧客との関係を最適化し、企業と顧客の結びつきを深める戦略や取り組みをトータルでサポートします。

CRMとSFAの機能が一体となり、顧客情報の管理や営業活動の自動化を統合的に管理。

これによって営業の効率性を向上させることが可能なソリューションです。収集された情報を活かして、お客様のニーズを把握し、購買意欲を高める提案を行うことができます。リアルタイムのデータを活用して、販売の機会を見逃すことなく商談を効果的に進めることができます。

無料なのにクラウドストレージの容量サイズが魅力『Googleドライブ』

クラウドストレージとは、データをインターネットを介してクラウド上で保管・管理するサービスで、今までは個人が所有するパソコンやサーバーにデータを保存していましたが、クラウドストレージを利用することで、データを特定の物理的な場所に拘束されずに保存・アクセスすることが可能になります。

この柔軟性から、今日の多様な場所での業務やリモートワークが一般的な現代において、データのアクセスや共有を容易にするツールとして、多くの個人や企業に広く利用されています。

その中でも代表的な「Googleドライブ」は無料で利用できる容量は15GBと大容量です。ユーザーはデータの保存や共有をコストを気にせずに行えます。

また、Googleドライブはマルウェアやスパム、ランサムウェアなどからの保護機能が組み込まれており、ファイルへのアクセスは暗号化されて安全に守られます。

さらに「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」などのツールと連携がスムーズです。中小企業が業務効率を向上させるための有用なツールとして、クラウドストレージの中でも特におすすめのクラウドサービスです。

クラウドサービスを利用する際の注意点

クラウドサービスの利用は企業の成長や変革を後押しする強力なツールとなり得ますが、その選択や導入の方法には十分な注意が必要です。

下記のポイントを踏まえながら、自社のニーズや状況に合ったサービスを選び、効果的に活用していくことが求められます。

サポートが充実しているサービスを選ぶ

クラウドサービスは、初めて利用する際や運用中に疑問やトラブルが生じることがあります。

そのような場面で、スムーズなサポートが受けられるかどうかは、サービスの満足度や業務の円滑さに影響します。

特に中小企業では限られたIT部門の状況もあるため、外部のサポートが重要な要素となることもあります。

そこで、適切なサポート体制が整っているクラウドサービスを選ぶことで、安心して長期間にわたってサービスを利用することができるでしょう。

最初はスモールスタートを意識する

クラウドサービスの導入は、業務の大きな変革を伴うことが多いので、急激な大規模な導入は従業員の混乱や業務のストップを引き起こす可能性があります。

そのため、最初は必要最低限な機能から取り入れたり、特定の部署やチームから段階的に導入するアプローチを検討することが大切です。

これにより、従業員が新しいシステムに適応する時間を確保しつつ、導入の成果や課題を明確にし、次のステップに進めましょう。

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