システム導入によくある失敗

前回は、「システムを導入する前に考えておくべきポイント」と題し、目的の明確化、現状把握、課題抽出、打ち手、チーム体制、スケジュールの順に検討・立案する重要性について説明しました。 今回は、そのような事前の準備がなくシステムを導入してしまうと何が起こるかについて、前回より少し深堀して説明します。

何のためのシステム導入なのかはっきりしていないとどうなるか？

一般的に、システムの導入は要件定義、設計、開発、テスト、移行（導入）、保守・運用という工程を辿ります（開発手法はウォーターフォール型、アジャイル型等ありますが、傍論のためここでは割愛します）。勿論、カスタマイズをせず既存のソフトのみでの運用であれば、比較的早期に導入ができます。ここで大事なのは、前回説明したようにシステムの導入とはそれ単独で考えるべきはなく、全社的で中長期的な視座・視点に立って考えるべきということです。前回の例で言うと、仕入れから出荷までの在庫管理において、全ての業務フローにシステムを噛ませて同期・連携を取ることが可能となったことにより、数値やデータの整合性が取れ、在庫状況を適時・適切に把握でき、在庫を圧縮して在庫回転数を向上させることができれば、確かにシステム導入の目的を果たしたと言えるでしょう。

一方で、情報システム担当者が経営陣、現場部門から十分なヒアリングをせず、全社的な目的が不明確なまま、しかも業務フローの作成を怠り要件定義を始めたらどうなるでしょうか？部分最適な導入にはなっても全体最適な導入にはならないのではないでしょうか？その結果、そもそも何のためにやっているのか分からず仕舞いで、何度もやり直しとなり人的にも資金的にもコストが増え、最終的には「もうやめよう」ということになってしまいます。誰も得をしない残念な結果とならないために目的はしっかり定めましょう。

目的と課題が見えない中で現状の業務やシステムに合わせようとするとどうなるか？

上記と似た話ですが、目的が不明確で課題も十分に把握せず、現状の業務やシステムに当てはめるケースは非常に多いです。そもそも現状が問題かもしれないのに、目的と課題が見えないと改善しようという意識が働くはずもなく、新たなシステムを導入すること自体が目的化するのはまさに本末転倒です。目的と課題が見え、実は現状の業務・システムがムリ・ムラ・ムダなものだと分かれば、その部分を排除して結果的にノンカスタマイズで時間もコストもかけずに導入できたかもしれないのです。

現場部門を巻き込めていないとどうなるか？

よくあるのが、管理部門（情報システム、経営企画、財務・経理等）のメンバーのみで構成され、現場部門（販売、購買、生産、倉庫、配送等）が入っていないチームでシステム導入を進めてしまうケースです。こうしたケースにおいて、管理部門は現場部門にヒアリングし、要領よく目的と課題を明確化し、業務フローを作成、そしてそれっぽい打ち手を経営陣に報告して承認を得るかもしれません。

しかし、例え現場部門のソースがあったとしても、実は現場部門はシステムが導入されるまではどこか他人事で、聞かれたことにのみ答えるというスタンスかもしれません。また、ヒアリングの対象がキーマンでなかったとしたら、後から「俺は（私は）こんなの聞いてない！」と機嫌を損ね、システムを導入しても使ってくれないことになりかねません。更に、キーマンが同じ部署の他の社員に対して「あんなシステム使う必要はない」等と喧伝することもあり得ます。つまり、現場部門への配慮や理解、そして巻き込みが足りないと、システムは机上の空論、砂上の楼閣となってしまうのです。

まとめ

言葉に起こせば至極当然、簡単に思えますが、多くの企業がこうした「基本所作」を怠ることでシステム導入を失敗に終わらせています。決して横着をせず、手を抜かず、基本に忠実に、丁寧に進めていきましょう。