資材管理をもっと簡単にできる！脱エクセルができるおすすめのシステムをご紹介

資材管理とは？

資材とは、企業活動に必要な原材料や部品などを表していて、直接製造に必要な材料だけでなく、間接的に使われる事務用品なども含まれます。

そのため「資材」は、製造業などの生産に使われる主材料を意味する場合もありますし、間接的な消耗品などを表す場合もあります。

この「資材」を適切に管理することを資材管理と呼び、計画、調達、使用、保管などを滞りなく行えるように資材の調達計画、発注、保管、輸送などの管理業務を行います。

在庫管理との違い

在庫管理は、主に保管されている製品や原材料の数量を監視し、最適な在庫レベルを維持することに焦点を当てています。

一方、資材管理は在庫管理に加えて、資材の調達と活用、廃棄物の管理など、より広範な活動を含みます。

そのため言葉の意味を理解しすみ分けて言葉を使う必要があります。

副資材とは

副資材とは、製品自体の一部ではないものの製造や日常業務を円滑に進行させるために必要な資材を指します。

具体的な例としては、オフィス用品、清掃用品、工具など、備品や消耗品が含まれます。

副資材は主要な原材料とは異なり、製品の品質に直接影響を与えるわけではありませんが、業務の効率性や従業員の安全を保つ上で欠かせないものになります。

生産計画に与える影響

資材管理は生産計画に大きな影響を与えます。

必要な資材が不足していると、生産スケジュールに遅延が生じ、顧客への納期遅れや受注機会の損失につながる可能性があります。

逆に資材が過剰だと保管スペースの圧迫や劣化リスクを高め、キャッシュフローの面でも効率が悪くなります。

したがって、正確な生産計画と資材管理は、企業の効率性と収益性を最大化するために必要不可欠な要素の一つと言えるでしょう。

適切な資材管理をするための5つのポイント

資材管理の最も大きな目的は、製品の製造に必要なすべての原材料を必要な時に確保できるようにすることですが、さらに細かく見ていくと5つになります。

適切な資材

資材管理の最初のステップは、製造に最も適した材料や部品を選ぶことです。

具体的には「品質（Quality）」「コスト（Cost）」「納期（Delivery）」、即ちQCDを考慮した上で必要な資材を選定します。

当たり前のようですが、資材が合っていなかったり間違っていたりすると生産活動に支障をきたし、リードタイムが遅くなってしまいます。

そのため、QCDを考慮した資材の選定は最終製品の品質を保証し、無駄なコストを避けることに繋がります。

適切なタイミング

たとえ適切な資材を調達できても、生産工程に合わせてスケジュールが行われていなければ、倉庫の保管料がかさんだり、逆に欠品により生産に間に合わないという事態が生じます。

生産と合わせてスケジュールを管理することで、リードタイムの短縮やコスト削減が実現します。

適量

資材管理では、調達する量も大切なポイントです。

もちろん上記のタイミングを見計らいながら適切なタイミングで適量が使えるようにしなければなりません。

適量の決定には、過去の消費データ、市場の動向、季節性などの要因を考慮し、在庫レベルを動的に管理することが含まれます。

適量の在庫は、資金の効率的な使用と生産の柔軟性を両立させます。

最適価格

資材を最適な価格で調達することは、企業の利益率を高めるために不可欠です。

まずは、市場の価格動向を常に監視し、取引先に対してバルク購入（一括購入）や長期契約をすることで価格交渉を行います。

また、それだけでなく輸送や保管にかかる諸掛なども含めて計算することを忘れないようにしましょう。

最適な仕入れ先

信頼できる仕入先かどうかを見極めることも資材管理の大切な要素です。

適切な仕入先から資材を調達できていなければ、継続的かつ安定的な品質を保つことが難しく、納期遅れなどのリスクが発生します。

そうならないために、選定した仕入先とは長期的に良好な関係を構築することで、資材の欠陥や遅延を軽減することができます。

資材管理をエクセルで行う限界

多くの中小企業では、資材管理を手軽に始められる手段としてエクセルが選ばれています。しかし、エクセルには致命的な弱点があり、業務規模が大きくなるほど不具合やリスクが顕著になります。ここでは、資材管理をエクセルに依存することの主な限界を解説します。

入力ミスや集計ミスが発生しやすい

エクセルは基本的に手入力が前提となるため、数量や品番の入力ミス、数式の崩れなどが起こりやすい特徴があります。ちょっとした誤りでも在庫差異や資材不足といった重大なトラブルにつながり、業務全体に影響を及ぼす危険性があります。

複数人での共有に弱くリアルタイム性がない

同じファイルを複数人で扱う場合、バージョン管理や上書きの問題が避けられません。クラウド保存を活用しても、更新タイミングのズレで「誰のデータが最新か分からない」といった状況が発生します。そのため、資材の動きが激しい企業では正確な情報共有が難しくなります。

業務拡大とともにファイルが破綻する

資材の種類や拠点が増えると、エクセルファイルは複雑化し動作が重くなります。検索や集計に時間がかかるだけでなく、管理シートが複数に分かれると全体の整合性が保てなくなります。業務が拡大すればするほど、エクセルでは資材管理を支えきれなくなるのです。

資材管理をシステムでおこなうメリットを紹介

在庫状況のリアルタイム把握

資材管理システムを導入する最大のメリットは、在庫状況をリアルタイムで把握できる点です。入庫や出庫のデータが即時に反映されるため、資材の現在庫を正確に確認できます。これにより、必要な資材が不足して生産ラインが止まるといったリスクを未然に防ぎ、適正在庫の維持につなげられます。また、複数拠点を持つ企業でもシステム上で一元的に管理できるため、各拠点間での在庫の偏りを早期に発見し調整できるようになります。

自動発注による在庫最適化

システムには一定の閾値を設定しておくことで、在庫が減少した際に自動的に発注処理を行える機能があります。これにより「気づいたら資材が不足していた」という事態を防ぎ、余剰在庫を抱えるリスクも低減できます。発注作業の属人化を避けられるだけでなく、発注履歴や仕入れ先情報も一元的に管理できるため、購買業務の効率化にもつながります。特に取扱資材が多い企業にとっては、発注管理の精度が飛躍的に向上します。

コスト削減と業務スピードの向上

資材管理システムを活用することで、従来エクセルで時間をかけていた在庫確認や集計作業が不要になります。これにより担当者の業務負担を軽減できるだけでなく、作業時間の短縮によって全体の生産性も向上します。また、在庫の最適化が進むことで不要な調達コストを削減でき、資材不足による生産停止や緊急発注といった余計なコストも抑制可能です。結果として、企業全体のコスト構造が改善され、限られたリソースをより戦略的に活用できるようになります。

エクセルからシステムに切り替えるタイミング

資材管理は最初のうちはエクセルでも対応できますが、業務規模が大きくなるにつれて限界が見えてきます。無理にエクセルを使い続けることで、在庫不足や余剰在庫、担当者の負担増といった問題が表面化しやすくなります。ここでは、システム導入を検討すべき主なタイミングを紹介します。

管理する資材の種類や拠点が増えたとき

取扱資材が増えると、エクセルでは管理表が複雑になり、最新の在庫を把握するのが難しくなります。さらに複数拠点や部署で在庫を管理する場合、データの整合性を維持するのが困難になります。こうした状況では、システムによる一元管理が必須となります。

入力ミスや情報共有のトラブルが頻発するとき

エクセルは手入力が中心のため、数量やコードの入力ミスが避けられません。また、複数人で同じファイルを扱うと上書きやバージョンの混乱が起こり、正しい情報が共有されないケースが増えます。これらの問題が目立ち始めたら、システムに切り替えるべきタイミングです。

業務スピードや精度が追いつかなくなったとき

急な需要変動や取引先の増加により、資材管理にスピードと正確性が求められる場面が増えてきます。エクセルでは集計や検索に時間がかかり、意思決定の遅れにつながります。業務のスピードと精度を両立させるためには、システムの導入が効果的です。

資材管理システムの種類と特徴

それでは、資材管理の業務効率を大きく上げるシステムにはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

資材管理システム

資材管理に特化したシステムで、資材の発注から入出庫などが主な機能となりますが、他の業務システムと連携させることができるようになっているものが多いです。

在庫管理システム

在庫管理は資材に限らず販売する商品や消耗品なども合わせて企業内の物品を管理するシステムです。

同じ在庫管理システムでも、製造業に特化した資材管理が可能なものとそうでないものとがあるので、対応業種の確認は必要です。

ERPシステム

Enterprise Resource Planning（企業資源計画）を冠したERPシステムは、企業内のあらゆる資源をひとまとめに管理するシステムです。

資材管理はもちろん、様々な在庫管理機能が搭載されているだけでなく、仕入れ先から商材を購入する際に使う購買管理機能、他にも販売管理や会計などが1つのシステムで管理できるようにつくられているため、他業務のシステムと分けて考える必要がありません。

ERP導入ならクラウドサービスがおすすめ

クラウドベースのERPは、その柔軟性とコスト効率から多くの企業におすすめできます。

クラウドERPシステムは、従来のオンプレミス型と違い初期投資を抑えつつ、迅速な導入が可能で予算に応じた拡張性を備えているので、特に中小企業からのニーズが増えてきています。

運用に関してはベンダー（開発元）がサーバを管理しているため、従来のオンプレミスでの運用よりも安心できるセキュリティ対策に加え、定期的な機能向上や利便性向上のアップデートが行われるため、常に最新のシステム環境を維持することができます。

資材管理をさらに高めるソリューション：GPSとRFIDの活用

GPSを活用した位置測位や追跡

GPS（Global Positioning System）技術を活用することで、資材の正確な位置情報を取得し、運送中の資材をリアルタイムで追跡することができます。これにより、資材の配送状況を効果的に把握し、配送の遅延や紛失のリスクを軽減できます。

また、GPSデータを分析することで配送ルートの最適化や効率の向上にも繋がります。特に、広範な物流ネットワークを持つ企業にとってGPSは資材管理の精度向上に非常に役立つ重要なツールと言えます。

RFIDを活用した屋内測位

RFID（Radio Frequency Identification）は、無線周波数を用いてタグに埋め込まれた情報を読み取る技術です。倉庫や工場内の資材管理において、RFIDを活用することで資材の正確な位置情報を瞬時に把握できます。

これにより、在庫の正確なカウント、迅速なピッキング、資産の盗難防止など、効率的な資材管理が実現します。また、RFIDシステムは自動的にデータを収集しリアルタイムで状況が把握できるので、人為的なミスを軽減し作業効率を大幅に向上させます。

キャムマックスは資材管理に最適！在庫管理・購買管理が充実したクラウドERPシステム

資材管理をエクセルで続けると、入力ミスや共有の混乱、在庫の偏りといった課題が表面化しやすくなります。これを根本から解決する手段として有効なのが、クラウドERP「キャムマックス」です。中小企業でも導入しやすく、資材管理を含む幅広い業務を効率化できます。

在庫・購買・発注を一元管理できる

キャムマックスでは資材の入出庫状況をリアルタイムで把握でき、在庫や発注データを一つのシステムにまとめて管理できます。これにより、資材不足や余剰在庫のリスクを減らし、必要なタイミングで必要な資材を確保する体制を構築できます。

自動発注と最適化で業務効率アップ

発注のし忘れや二重発注といったエクセルで起こりがちなトラブルを防ぐため、キャムマックスには自動発注機能が搭載されています。設定した在庫数を下回った際に自動で発注処理を行えるため、購買担当者の負担を減らしながら資材を適切に供給できます。

中小企業にやさしいコストと運用性

キャムマックスはクラウド型で提供されているため、サーバー構築などの初期投資が不要で、月額料金も明確です。また、専門的なIT知識がなくても簡単に操作できる設計となっているため、中小企業でも無理なく導入・運用できます。