「発注」とは?注文書と発注書の違いや書き方と効率的な方法をご紹介
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「発注」とは?注文書と発注書の違いや書き方と効率的な方法をご紹介

発注とは注文とほぼ同じ意味を持つ言葉で受注の対義語です。
発注はビジネスの取引でよく使用されますが、発注書の書き方がわからない、管理するのが大変といった声も多く聞かれます。

発注書の書き方やメールの例文を交えながら、効率的な発注管理についてをまとめました。

発注とは(発注と注文の違い)


発注とは


「発注」は、「注文する」という意味があります。

「注文」が個人のショッピングで商品を購入する際などに使われるのに対し、この「発注」という言葉はビジネスシーンで使われることがほとんどです。

しっかりと発注書を作成して依頼するという意味合いが強くなります。


法人取引(BtoB)において注意すべきこと


BtoB(ビジネス・トゥ・ビジネス)における発注に際して留意すべきポイントは多岐にわたります。

以下はいくつかの重要な点です。


契約の明確化


契約には、発注の条件、価格、納期、支払い条件などを明確に記載することが必要です。


品質への注意


品質基準と保証を明確に定義し、製品やサービスがこれらの基準を満たしていることを確認することが必要です。


納期の遵守


納期の厳守は極めて重要です。遅延が発生した場合の対処策やペナルティについて、事前に合意することがおすすめされます。


法的な要件とコンプライアンス


法的要件と規制を遵守していることを確認し、必要な許可やライセンスを取得しておくことが大切です。


持続可能なビジネス関係の築き方


長期的なビジネス関係を築くために、お互いの利益と成長を共有する協力的な関係を構築することが大切です。


これらのポイントに配慮することで、BtoBの発注が円滑で効果的なものとなります。


内示の発注とは?


発注内示書は、正式な契約を結ぶ前に契約の内容を予め通知する文書で、双方の計画を整理しやすくします。

これにより、取引相手との調整が円滑に進み、納期を守るための余裕を持つことができます。

また、正式な契約が時間がかかる場合や価格交渉がまだ完了していない場合に、納期を守りつつ進行するためにも役立つ文書です。

発注内示書には特定のフォーマットが必要ではありませんが、通常は発注内容、発注予定日、希望納品日、支払条件などを詳細に記載します。


発注書とは


発注書とは、ビジネス上で何かを注文する際に作成する書類です。モノやサービス購入の意思表示となり、下請法が適用される親事業者以外に交付の義務はありません。


下請法についてはこちらを参照ください。

参照:親事業者の義務|公正取引委員会


下請法で親会社にあたる会社以外に交付の義務は無いものの、一般的な企業の商取引では注文内容の間違いを防ぐために発注書を作成し、お互いが確認する作業が必要となります。


発注書の書き方


発注書の発行は法律で定められているわけではないため、そのフォーマットも決まりがありません。

各企業で独自に作成することが可能ですが、発注書の役割を果たすためにも必ず以下の項目は含めましょう。


発注書に必要な項目一覧


発注書の発行は法律で定められているわけではないため、そのフォーマットも決まりがありません。

各企業で独自に作成することが可能ですが、発注書の役割を果たすためにも必ず以下の項目は含めましょう


  1. 発注者の情報(企業名、住所、連絡先)
  2. 発注番号(一意の識別番号)
  3. 発注日
  4. 供給業者の情報(企業名、住所、連絡先)
  5. 注文する商品やサービスの詳細(名称、数量、単価)
  6. 納期または配送日
  7. 支払い条件(支払い方法、支払い期限)
  8. 備考欄(特別な要望や条件)


発注書を発行する理由


発注書を発行する理由はさまざまですが、その中でも最も重要なのは取引の透明性と法的な保護です。

発注書には取引の詳細が記載されており、これによって双方の企業が取引条件や期待を明確に把握できます。

さらに、トラブルが発生した場合にも発注書が法的な証拠として役立つことがあります。

このようにして、企業は自身の権利を守りつつ安心してビジネスを進めることができます。



発注請書とは


発注書に対して「発注請書」という書類も存在します。

この「発注請書」は発注書を受け取った受注側が注文を受けましたということを知らせる書類です。


この発注請書も発注書同様に発行の法律的義務はありませんし、発注書ほどには一般化されていないことからメールや電話で代わりとする企業も多いです。


発注書と注文書の違い


発注書と注文書は、実質的に同じ内容を指すことが多いです。どちらも商品や部品をオーダーする際に発注者が作成し、受注者に交付する書類です。法的な違いはありません。

業界や状況によって、用語の使い分けがある場合もありますが、これは慣習に基づくもので、明確なルールがあるわけではありません。


ただし、一部の業界では、より正式な取引や大きな取引に「発注書」を使用し、「注文書」はより日常的な小規模の取引に使用されることがあるほか、製造業において加工が必要な資材や部品をオーダーする際に「発注書」、小売店など加工の必要がない商品の場合は「注文書」と慣例的に呼ぶこともあります。

実務上では、どちらの用語を使用するかよりも、文書に含めるべき内容が適切に記載され、取引がスムーズに進むようにすることが重要です。

取引内容に応じて適切な書類を作成し、必要な情報を明記しましょう。

発注管理とは


発注業務では発注書を作るだけではなく、一連の仕入が滞りなく行われているかどうか確認・調整することが重要ですが、こうした発注に関わる業務をまとめて管理するのが発注管理です。


発注管理をする意味


発注管理を効果的に行うことにより、企業は必要な商品を適切な時期に適切な数量で調達し、「過剰在庫」や「在庫切れ」のリスクを軽減できたり、コストを節約しながら商品品質を保つことができます。


発注業務の流れと手順


発注業務の流れと手順

発注管理の業務内容の流れは以下のようになります。


手順1. 仕入先選定~見積もり依頼


発注業務の最初のステップは、適切な仕入先の選定と見積もりの依頼です。

まずは市場調査を実施し、品質とコストのバランスを考慮して最適な仕入先を選びます。

そして、選定した仕入先に対して具体的な商品やサービスに関する詳細な見積もりを依頼します。


手順2. 発注~仕入れ・検品


次の段階は、発注から仕入、そして品物を検査するプロセスです。

このステップでは、発注書を作成し、それを仕入先に送付します。

商品やサービスの仕入が完了したら、検品を実施し受け取った品物を注意深く検査し、品質や数量が発注書に記載された条件を満たしているかを確認します。


手順3.受領書の作成・送付


検品が完了した後、受領書を作成します。

受領書は、商品やサービスの正式な受け取りを文書化するもので、この書類を通じて取引の透明性と正確性が確保されます。


手順4. 支払いと請求書の処理


最後のステップは、支払と請求書の処理です。

仕入先から受け取った請求書を確認し、適切な支払を行う、もしくは決済担当者へ引き継ぐといった流れになります。


発注管理の業務内容


発注管理の業務内容の流れは以下のようになります。


  • 仕入先選定
  • 見積依頼
  • 発注
  • 仕入、検品
  • 受領書の作成・送付
  • 支払い


まずモノやサービスを発注するには仕入先を選定する必要があります。個人の買い物であれば一存で好きなお店を選ぶことができますが、企業ではそうはいきません。


いくつか候補を絞って見積書を取り寄せることになるでしょう。見積書を元に発注先を決定し、発注書を送付します。

実際に商品が届いた後の検品作業等も発注管理に含まれることがあります。在庫管理との連携が重要です。


届いた商品に問題が無ければ支払いの手続きを行う、もしくは決済担当者へ引き継ぐといった流れになります。


メールによる発注業務




発注方法は電話、FAXやメールがありますが、なかでもメールで送るケースが増えています。そこで、メールで発注を行う時には何を書くべきなのか、また送り方に関する注意をまとめました。


発注メールの例文


まずメールの件名は「【発注依頼】〇〇(商品名やサービス)の依頼につきまして」とするのがベストです。

本文は、直接メールで注文する場合と発注書を添付する場合では異なりますが、ここではメールに発注書を添付する場合の例文をご紹介します。


〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△ △△部△△と申します。

先日はお見積もりをお送りいただきまして、誠にありがとうございました。
発注書を添付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

詳細は、以下のとおりです。
・商品名:〇〇
・数量:〇〇点
・納期:〇〇年〇〇月〇〇日
・単価:〇〇円
・納入場所:〇〇
 
ご不明点がございましたらご連絡ください。

何卒よろしくお願い致します。

(署名)


発注メールの注意点


メールで発注書を送る際の注意点は以下になります。

  • 事前に発注先へ発注書をメールで送ることに対する了承を得る
  • 発注書はPDFファイルで添付する


受注側がどのような形で発注書を受け取っているのか確認が必要です。ビジネスの場合はあらかじめ見積書を取り寄せていることも多いため、いきなり面識のない相手に発注することはないと思いますが、書類の送付方法については確認が必要です。


また、発注書をエクセルやワードで作成してそのままメールに添付してしまうと、内容が簡単に書き換えられてしまうため、PDFファイルに変換してから添付してください。


発注メールの返信


発注メールを受け取ったら1営業日以内に返信するのがマナーです。


件名はそのまま変えない方が先方でわかりやすいこともありますし、新規のお取引先なら「〇〇のご注文をありがとうございます」とお礼に変更しても良いでしょう。


発注書フォーマット テンプレート集


発注書(注文書)エクセルテンプレート・サンプル(無料)・作成・書き方|board



ビジネスシーンで利用できる発注書のテンプレート集です。Excelで利用できる様々な発注書と発注請書のテンプレートが無料でダウンロードできます。テンプレートには、源泉徴収欄や値引き欄、縦横レイアウト、英語版など、多岐にわたるパターンが用意されているので幅広い用途に使えます。    


https://template.the-board.jp/order_templates

発注書 – エクセルテンプレート/フォーマット集 | MakeLeap



基本的な用途から特殊な要件(値引き、繰越計上、源泉徴収など)に対応し、さらに軽減税率や混合税率、英語フォーマットなど、さまざまなニーズに合わせたテンプレートがダウンロードできます。また、テンプレートは多彩なカラーバリエーションや窓付き封筒にも対応しており、幅広い選択肢が揃っています。

発注書(注文書)の無料Excelテンプレート|freee会計



基本的なフォーマットを採用したExcel形式の発注書(注文書)のテンプレート集です。

汎用的なレイアウトと項目が記載されているので、業種や利用シーンを問わず利用可能。監修は司法書士法人「アトラス総合事務所」が行なっており、安心してビジネスシーンにおいて利用できます。

【登録不要/無料】発注書テンプレート一覧(エクセル) | 請求書作成ソフトは請求管理ロボ



18種類もの発注書テンプレートが、自由に利用できます。

縦長や横長のフォーマットはもちろん、デザインや色にもバリエーションがあり、Excel形式でダウンロードが可能です。


発注ミスの原因と対策


発注ミスの原因と対策


発注は金銭に関わる業務のため、一つでも何かミスをすると大きな問題となってしまいます。

このような発注ミスが発生する原因や対策法を考えてみます。


発注ミスの原因


発注ミスが発生する原因は主に以下の3点が考えられます。


  • データの間違い
  • 入力ミス
  • チェックの機能不全


もちろん発注書を作成する際の数値が間違っていることが原因という場合もありますが、発注書を作成する際の入力ミスというケースも多いです。

この入力ミスを防ぐための第三者によるチェックが行われていない、もしくはチェック漏れということも原因の一つです。


発注ミス対策


これらの発注ミスを防ぐには、データ入力の自動化とデータ共有が有効です。

データを人が入力するとどうしてもミスが発生してしまうため、見積書から自動で数値が取り込まれる仕組みになっていればこれを防ぐことができます。

また、担当者以外にも発注データが共有される仕組みがあれば、チェックも簡単に行うことができます。


発注管理を効率よく行う方法



エクセルによる発注管理も多くの企業で行われている方法ですが、先ほどお伝えしたような発注ミスを防ぐ自動入力や共有という点で難しいのが現状です。


このような問題を解決するのが自動発注システムです。同じ自動発注システムでも、発注方式が異なることがあります。主な方式は以下になります。


  • セルワン・バイワン発注方式
  • 補充点発注方式
  • 需要予測型発注方式


セルワン・バイワンは一つ売れたら一つ補充するという発注方式で、「売れたら発注」となります。

補充点発注方式は、設定した基準在庫数量と現在の在庫数量を比較して不足分を自動発注する方式です。

需要予測型は、過去のデータから需要を予測計算して自動発注する方式です。


自動発注システムを活用した具体例(発注プロセスの効率化)


自動発注システムは、特に小売業や製造業において非常に役立つツールです。

たとえば、あるアパレルブランドの店舗では人気商品が品切れになる前に自動的に再発注されるシステムを採用しています。

このシステムは商品の在庫をリアルタイムでモニターし、在庫がある一定の数量以下になると自動的に発注プロセスを開始します(たとえば、人気のTシャツが在庫が10枚以下になるとシステムが新しい在庫の発注を自動化するといった具合です)。

これにより商品の品切れを防ぎ、顧客がいつでも商品を購入できる状態を維持できます。

また、在庫過多や品切れのリスクを低減することにも繋がります。


ECサイトの受発注管理システムにも使えるERP


ECサイトの運営においても、受発注管理システムは非常に重要な役割を果たします。

受発注管理システムを含むERP(統合基幹業務システム)は、EC管理をスムーズにし作業工数を低減させる効果があります。


ERPを活用することで、注文受付から商品の発送までのプロセスを効率的に統合管理できます。

これにより、在庫状況のリアルタイム監視や注文の進捗状況の追跡が容易になり、顧客に対する迅速な対応が可能になります。

また、データ分析ツールと組み合わせることで、販売トレンドや顧客の購買傾向を分析し、効果的なマーケティング戦略を立てることや、支払処理・入金管理なども網羅的に対応できます。

効率的に発注管理をするならキャムマックスがおすすめ



キャムマックスは、発注だけでなくあらゆる業務をまとめて管理できるシステムです。




中小企業に特化した作りになっており、簡単な操作画面や比較的低価格で導入できるのが特徴です。人手不足や資金不足でお悩みの企業にぜひおすすめのシステムです。

キャムマックスには店舗・商品ごとの適正な在庫数を管理ができる自動発注機能がついているため、計算ミスや入力ミスの心配もありません。

発注を効率よく行いたいという企業様は、お気軽にご相談ください。


この記事を書いた人

ライター
株式会社キャム 取締役COO

下川 貴一朗

証券会社、外資・内資系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドを経て、2020年10月より取締役CFOとして参画。 マーケティング・営業活動強化のため新たにマーケティング部門を設立し、自ら責任者として精力的に活動している。

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