購買管理とは？5原則と業務フローを解説！さらに業務効率のためのおすすめシステムをご紹介

購買管理とは？基本をわかりやすく解説

購買管理とは、企業が必要とする原材料や部品、商品を、適切な価格・数量・品質・納期で調達するための管理業務です。

この業務は、企業のコスト削減や製品品質の維持に直結するため、非常に重要な役割を担っています。購買活動は単なる「仕入れ」ではなく、コストを抑えつつ、事業の継続性を確保するための戦略的なプロセスといえます。

そのため、購買管理を軽視すると、余分な在庫や不足、納期遅延、品質不良といった問題が頻発し、キャッシュフローや顧客満足度に悪影響を与え、競争力を低下させる要因になります。

そのため、購買管理は「誰から、どのような条件で、いつ、いくらで仕入れるか」を明確にし、効率的かつ正確に運用することが不可欠です。

ITツールによる購買業務の効率化

購買業務の効率化と精度向上のためには、クラウドサービスやERPシステムなどのITツールの導入が有効です。これにより、購買プロセスの自動化、購買データの一元管理、リアルタイムでの在庫・納期管理が可能になり、購買業務全体の効率化とコスト削減を実現できます。

購買管理システム

購買管理システムは、発注から納品、検品、支払いまでのプロセスを一元管理できる専用ツールです。

手作業やExcelでの管理に比べ、承認フローの自動化やリアルタイムでの購買状況確認が可能となり、ヒューマンエラーを大幅に減らせます。また、購買履歴の分析やレポート作成も容易になり、仕入れ戦略の最適化やコスト削減に貢献します。

中小企業でも導入しやすいクラウド型サービスが増えており、スピーディな立ち上げと低コスト運用が実現できます。

Web-EDI

Web-EDI（Electronic Data Interchange）は、インターネットを通じて取引先と電子的にデータを交換する仕組みです。

見積依頼や発注書、納品書、請求書といった書類をオンラインでやり取りできるため、紙やFAXによる取引の手間とコストを削減します。特に購買業務では、発注から納品までのやり取りが多いため、Web-EDIを導入することで業務のスピードアップとペーパーレス化が実現できます。取引先間の連携を強化し、情報の正確性を高めるためにも有効な手段です。

ERPシステム

ERP（Enterprise Resource Planning）システムは、購買業務だけでなく、在庫、販売、会計など、企業の基幹業務を統合管理できるシステムです。購買情報を在庫や会計とリアルタイムに連携できるため、原価管理やキャッシュフローの最適化が容易になります。特に複数部門や拠点を持つ企業においては、情報の一元化による業務効率化と内部統制の強化に大きく貢献します。近年ではクラウド型ERPが主流となり、導入コストや運用負担を軽減できるのもメリットです。

購買管理の5原則とは

生産管理に関係する資格を目指している場合に必ずと言っていいほど出てくるのが「購買管理の5原則」です。

製造業の現場で必須のQCD（品質、価格、納期）に、取引先と数量を加えたものとなります。

• 取引先の選定
• 品質の確保
• 数量の決定
• 納期の決定
• 価格の決定

以下、これらの5つの原則をもとに購買管理業務の具体的なフローについて説明します。

 取引先の選定

取引先を選定するポイントは以下になります。

• 品質管理能力
• コスト競争力
• 納期遵守能力
• 信頼性
• リスクマネジメント能力

これらを取引先の条件にして、会社にとって適切な取引先をピックアップしましょう。

品質の確保

品質が低い商品を仕入れた場合、不良品の廃棄や交換やクレーム対応などが発生し、企業にとって大きなコストや時間のロスとなります。

品質を確保するためには、以下のポイントに注意することが必要です。

• 品質要件の明確化
• 取引先の品質管理能力の確認
• 検査の実施
• 問題発生時の対応策の策定

品質を確保することができるよう、取引先とのコミュニケーションを重視することで品質管理体制を強化しましょう。

数量の決定

仕入れる商品の数量を適切に決定することが重要です。

過剰な在庫を抱えることで、保管コストの増加や商品の陳腐化や廃棄などが発生します。

逆に、在庫不足により納期の遅れや顧客からの注文不足などの問題が発生する可能性があります。

適切な数量を決定するためには、以下のポイントに注意することが重要です。

• 需要予測の実施
• 在庫管理の最適化
• 調達プロセスの透明化

適切な数量の決定を行うことで、在庫コストを削減できたり納期遅れや注文不足などのリスクを最小限に抑えましょう。

納期の決定

納期が遅れると、顧客からの信頼失墜や競合他社への顧客流失や生産計画の乱れなどが発生する可能性があります。

納期を適切に決定するためには、以下のポイントに注意することが必要です。

• 調達リードタイムの把握
• 生産リードタイムの把握
• 顧客の要求納期の把握

適切な納期の決定を行い、納期遅れなどのリスクを最小限に抑えましょう。

価格の決定

極端に仕入れ額が高いと企業の収益性を低下させ、逆に安すぎると品質の低下やリスクの増大などが発生する可能性があります。

そのため、適切な価格の決定を行うためには以下のポイントに注意することが必要です。

• 市場価格の調査
• 長期的な価格安定性の確保
• 品質やリスクに応じた価格設定

適切な価格の決定を行い企業の収益性を維持しつつ、品質の確保やリスクの回避しましょう。

購買管理の業務フロー

購買管理の5原則を元に、上記の図のように業務フローが決定します。

それでは、実際に購買管理業務を担当することになった場合の流れについて見ていきます。

購買計画の作成

購買計画の作成とは、経営戦略や生産計画に基づいて必要な資材を調達するための計画を策定することです。

購入計画には、対象となる商品やサービスの「種類」「数量」「納期」「価格」「品質」「発注方法」などが含まれます。また、過去の購買実績や市場動向や競合情報なども考慮して的確な購買計画を策定する必要があります。

取引先の選定、発注

適正な価格で適正な品質の商品やサービスを提供してくれる信頼できる取引先を選定することが重要です。

そのためには、複数の候補をあげ取引先の情報や与信調査を行い、その上でコンペなどをすることで安心して取引が可能な企業を選定することができます。

また、取引先との契約内容や発注条件などを明確にした上で、必要な資材や商品を発注しましょう。

検品、品質の確認

商品を仕入れた後は検品作業に移ります。

検品では商品の数量や品質に問題がないかなどの検品作業の結果、商品に不良があれば返品交換などの処理を行います。

また、購買側で不良品があった場合は取引先に対して、品質改善の要求や再発防止策を提案しましょう。

保管

商品の品質が確認できたら次は保管に移ります。

商品を適切な場所に保管し、紛失や破損を防止するための管理を行います。保管場所には商品の特性に合わせた適切な環境が必要であり、商品の種類によっては温度・湿度管理が必要な場合があります。

また、商品が出庫する際には正確な在庫管理を行い欠品や過剰在庫を防止するための対策を講じる必要があるでしょう。

購買管理の前に行うべき内部統制、購買統制におけるポイント

このように購買管理は、仕入の購買先を決定するという強い権限を持つ部門です。

そのため、不正や仕入れのミスが発生することも少なくありません。購買管理の業務内容を見る前に、これらを防止する対策を確認していきます。

購買管理の内部統制とは？

購買管理部は資材調達先を選定するという立場になるため、多くの仕入先から見積を取って選ぶことになりますが、この過程の中で購買管理部の担当者が金銭的な報酬を受け取って便宜を図るといった不正が起こってしまう場合があります。

このような癒着を事前に防ぐため、企業内部のルールを決める内部統制が必要となります。

購買管理規程を作成

購買管理の内部統制を明確化するためには、購買管理規程を作成することをおすすめします。

購買担当者が自ら仕入先を選定し、検品、支払いまでこなすといったことが問題発生の原因となる場合があるため、各業務を分掌することがポイントになります。

管理規程に含められる主な内容は以下になりますが、作成の際は各企業の必要に応じて追加・削除が必要になるでしょう。

• 購買先の選定

契約書の締結、相見積もり取得、取引先の信用調査など

• 納期管理

納期確保、納期変更の際の各部署への連絡 など

• 検収

購入した各部署による検収、不良品などの扱い など

• 支払い

経理部による支払い など

• その他

帳票の書き換え禁止 など

購買管理ができるシステムを導入する

購買管理の不正やミスの多くは、手作業で膨大な数の書類や伝票を確認する中で発生していると言われています。

そのため、購買管理ができるシステムを導入して人為的な操作を減らし、データの共有で見える化することにより、不正やミスが少なくなることが期待されます。

購買管理システムとは？

それでは、購買管理システムの主な機能や特徴をご紹介していきます。

さらに、購買管理システムを導入した企業の成功事例も参考にしてみましょう。

購買管理システムの主な機能と特徴

購買管理システムには、複数のサプライヤーへの一括見積依頼や見積結果の比較機能、発注や仕入れ業務の効率化、購買コスト削減など多様な機能があります。

これらの機能を活用することで作業の手戻りを減らし、業務効率を向上させることができます。さらに、資材や備品の在庫状況を把握することができ、適切な発注タイミングを把握することができます。

クラウド型購買管理システムは、サーバを自社内に保有する必要がなく、インターネット上のサーバにアクセスすることでシステムを利用することができます。

従来のオンプレミス型と違い、自社でのシステム構築や保守や更新作業などが不要となり、コストや手間が削減されます。

また、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスからも利用できるため、外出先からの発注や在庫確認なども可能になったり、導入コストやランニングコストを安く済ませることができるのもメリットです。

購買管理システムを導入した企業の成功事例

購買管理システムを導入することで、購買業務の効率化やコスト削減や資材の在庫可視化などのメリットがあります。

ここでは、購買管理システムを導入し成功した実際の事例を紹介します。

製薬会社の事例

購買管理システムの導入により見積依頼や発注が一括で実行できるため、購約30％の作業時間短縮が実現されました。

さらに、ペーパーレス化にも成功されています。

このように、購買管理システムの導入により業務の簡素化と効率化が実現され、コスト削減につながった例が多く見られます。

自動車部品メーカーの事例

複数の工場にまたがる購買業務の一元管理を実現するために、購買管理システムを導入されました。

システムの導入により全社的な調達戦略の実施や調達先の選定、価格交渉の強化などが実現され業務効率化とコスト削減に成功されました。

導入前に比べて人的ミスの削減、納期の短縮、在庫の削減、そしてコスト削減など多くのメリットが報告されています。

購買管理システムの導入に失敗したケース

ある企業では、システム導入後に必要なスキルの習得や運用方法の確立ができなかったことが原因で期待した成果を得られなかったという事例があります。

購買管理システムの導入には、運用方法の確立やスキルの習得などの準備が必要であり、システム導入だけで業務効率化が実現できるわけではありません。

以上、購買管理システムを導入し成功した企業の事例を紹介しました。

システムを活用するには、「適切なシステム選定」「運用方法の確立」「業務フローの見直し」「従業員がシステムを使える教育」などの慎重な準備が必要ですが、成功すれば業務効率化やコスト削減、資材の在庫可視化など、多くのメリットが期待できます。

購買管理システムを導入するメリット

購買管理システムを導入することで、従来の手作業やExcel管理では実現できなかった効率化や精度向上が可能になります。ここでは、特に注目すべき3つのメリットをご紹介します。

業務効率化と人的ミスの削減

購買管理システムを導入すると、発注書の作成や承認フロー、納期管理といった煩雑な作業を自動化できます。従来は手作業で行っていた入力や書類管理をシステムで一元化することで、作業時間を大幅に短縮し、担当者の負担を軽減します。

また、入力ミスや承認漏れといったヒューマンエラーを防げるため、取引先とのトラブル防止にもつながります。特に、発注量が多い企業や複数拠点での運用では、業務効率化の効果が顕著です。 

コスト管理と仕入れの最適化

購買管理システムでは、仕入れ履歴や価格情報をリアルタイムで管理できるため、原価の把握や購買コストの分析が容易になります。これにより、同一資材を複数の取引先から調達している場合でも、最適な価格や条件で取引できるようになります。

また、仕入れのトレンドや価格変動を把握することで、計画的な調達や一括発注によるコスト削減が実現します。さらに、購買データを活用した戦略的な意思決定も可能となり、利益率の改善に直結します。

内部統制とコンプライアンスの強化

購買業務は金銭や契約に直結するため、不正や承認漏れを防ぐ仕組みづくりが重要です。購買管理システムでは、承認フローを自動化し、履歴をログとして記録することで、透明性の高いプロセスを実現できます。また、発注金額の上限設定や取引先の管理機能により、不正リスクを低減し、内部統制を強化します。さらに、監査や法令対応に必要なデータを簡単に出力できるため、コンプライアンスの維持にも役立ちます。

購買管理システム導入で業務効率化を実現！

購買管理システムの導入は大企業だけではなく、中小企業の方にもおすすめです。

購買業務を滞りなく行うためにも購買管理は必要不可欠ですが、それぞれの企業規模によって適切な購買管理が行われているかが最も重要です。

まだまだマニュアル作業から抜け出せない、もしくは様々な管理ソフトなどを使って業務の効率化を図っているという場合には、システム化することが有効かもしれません。

購買管理をはじめとする業務管理システムに興味を持たれた方は、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。一緒に解決していきましょう。

購買管理のできるシステムをお探しなら「キャムマックス」がおすすめ！

購買管理システムを探しているが、なかなか希望のシステムが見つからないという場合はクラウドERP「キャムマックス」がおすすめです。

キャムマックスでは、発注・仕入・諸掛按分・支払といったメイン機能が標準で搭載されています。

たとえば、発注量の計算や発注点を決める作業をかわりにやってくれるだけでなく、最適な方法で自動化することができます。

他にも、輸入商品の諸掛を在庫金額と粗利益に反映ができたり、発注書、返品書はインボイス制度に対応しています。

また、購買管理以外にも、在庫管理・販売管理・生産管理・財務会計までの情報を全て一元管理することができるためバックヤードオフィス業務の効率化を一気に上げることが可能なシステムです。

FAQ（よくある質問）

Q1. 購買管理とは具体的に何を指しますか？

A：購買管理とは、企業が運営に必要な資材や商品を適切なタイミングと数量で調達するための業務を指します。これには仕入先の選定や発注管理、納期管理、価格交渉、品質管理などが含まれます。近年ではクラウド型の購買管理システムを活用することで、これらの業務をさらに効率化する企業が増えています。

Q2. 購買管理の5原則とは何ですか？

A：購買管理の5原則とは『取引先の選定』『品質の確保』『数量の決定』『納期の決定』『価格の決定』であり、購買管理業務を遂行する際の基本となります。

Q3. 中小企業が購買管理システムを導入するメリットは何ですか？

A：業務の効率化、コスト削減といったメリットがあります。発注や在庫管理業務をシステム化することで、データの正確性があがることに加え、従来の手作業での管理に比べて作業時間を大幅に短縮できます。また、過剰在庫や在庫不足を防ぐことでコストの最適化につながります。

Q4. 購買管理システムの導入における注意点はありますか？

A：自社の業務フローや規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。既存のシステムとの連携や使いやすさなどを考慮したうえでシステムを選定しないと導入後に期待した効果が得られない場合があります。そのため導入前にはベンダーと入念な打ち合わせを行い、テスト環境などを準備してもらったうえで導入するかの判断をするようにいたしましょう。

また、従業員がシステムを十分に活用できるように導入を決めてから本稼働する間に、しっかりとしたトレーニングを実施して運用方法を確立することも大切です。

Q5. 『キャムマックス』の特徴は何ですか？

A：キャムマックスは中小企業向けに特化したクラウド型ERPシステムであり、購買管理だけでなく販売管理や在庫管理、財務会計までのデータを一元管理し運用することができます。低コストながら充実した機能を備えた設計となっているため中小企業にも導入しやすい点が特徴です。

Q6. 購買管理においてクラウド型システムが選ばれる理由は？

A：クラウド型購買管理システムが選ばれる主な理由は、導入の手軽さとコストの低さにあります。クラウド型では自社でサーバーを保有する必要がなく、導入に時間がかからず初期コストも抑えられます。また、システムは常に最新バージョンにアップデートが行われるためメンテナンスの必要もありません。