一元管理システムとは？ECサイト運営の業務効率が一気に改善

一元管理とは？

「一元管理」の言葉の意味を辞書で調べると、「一か所でまとめて管理すること」となっています。ビジネスの場では、「ソフトやシステムなどを使って統一的に管理すること」と言い換えられます。それならば、「一括管理」と同じでは？という疑問が出てくるかもしれませんが、「一元管理」はバラバラの状態にあったものを一か所にまとめるイメージ、「一括管理」は各部署で管理していたものをまとめて管理するイメージで、違いがあります。

一元管理システムとは？

それでは、具体的にビジネスの場で使用されている一元管理システムとはどのようなものなのでしょうか。

従来、それぞれの業務にそれぞれのソフトが使用され、そのデータを集計して管理する立場の人間がいて、さらにまとめていくというような仕組みがとられてきました。それが、一元管理システムを使うと、業種にもよりますが、生産から販売まですべてのデータを一か所にまとめて管理することができるのです。

ERPとは？

近年一元管理は、英語のEnterprise Resources Planningの頭文字をとった「ERPシステム」と呼ばれ、耳にしたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

このERPという言葉は、1990年代にアメリカのコネチカット州にあるITコンサルタント会社が作り出したものですが、日本語では統合基幹業務システムとも呼ばれます。

このERPは、ヒト、モノ、カネといった経営資源の有効活用を目指す概念のことで、この概念に基づき作られたシステムが、今日までに世界中に広がったわけです。

一元管理システムのメリット

一元管理システムのメリットは多数あるのですが、大きくまとめると以下の3つになります。

• 業務の効率アップ
• リアルタイムのデータ活用
• 未来予測が可能

一元管理システムの導入最大のメリットは、何と言っても時間とコストの削減です。

今まで別々に作成していたデータを一か所にまとめることができ、しかも連携しており、さらに、リアルタイムで共有できるため、時間差なく確認することができます。一つの注文に紐づいた内容が瞬時に確認できるため、各部署を回る必要もなくなりますし、計算時やデータ照合の際のミス、担当者ごとのバラつきなども無くなり、時間短縮となります。

また、一元管理だと、従来であれば商品の受注を受けた後、出荷作業までの間に発生していた様々な作業が自動で行われるため、人件費が削減できます。

日々データが蓄積されていくことで、売上予測をはじめとする未来の状況についても知ることができるため、前もって準備をすることも可能です。

一元管理システムのデメリット

一元管理システムの導入により、様々なコストが削減できる半面、システム自体の費用もデメリットとして考える必要があります。

多くの業種で使用できるシステムが増えてきてはいますが、各企業に合わせた細かなカスタマイズは難しいという点もデメリットと言えるでしょう。

また、使い方は簡単とは言え、会計を始めとし、営業秘密などが含まれる大事なシステムですから、セキュリティについてもしっかり対策する必要があります。

ECサイトに便利な一元管理システムの主な機能

どのような業種、形態のビジネスであれ、一元管理システムの導入で業務の効率はアップすること間違いなしですが、中でもECサイトを運営している企業であれば、その恩恵は絶大です。

特に、実店舗とECサイトを同時に運営している場合、実店舗は実店舗でデータを管理し、本部にまとめるというよりも、実店舗とECサイトどちらも一緒に管理できた方が便利ですよね。他にも、多数のECモールに出店しているといったケースであれば、それぞれのデータが別々なら大変難しくなりますが、一か所にまとめられれば管理しやすくなります。

それでは、ECサイトで一元管理システムを導入すると、どのような機能が使えるのか見ていきましょう。

販売管理

ECサイトには欠かせない販売管理の機能については、一元管理ソフトが最も得意とするところと言っていいでしょう。商品を受注してからお届けするまでのモノやお金の流れを管理する機能です。さらに細かく分けて確認していきます。

受注管理

受注管理は、お客様からの注文を受け、商品をそろえる指示を出すまでの流れを管理します。ECサイトが一つでも、扱う商品数が多い場合や、複数のECサイトを運営している場合は、マニュアルで管理しようとしても難しいですよね。

その点、受注管理でECサイトからのデータ取り込み機能を使えば、自動的に在庫を判断してお客様に受注メールを送ることも可能です。

在庫管理

在庫管理が受注と連動していれば、せっかく受注したのに在庫切れでお届けできないということもありません。

在庫が無くなる前に通知してくれる機能や自動で出荷してくれる機能もあるので、商品に触れずに発送が可能です。もちろんお客様にも発送済みメールなどで細かく対応できます。

登録管理

ECサイトの規模が大きくなってくると、商品登録だけでも人手が不足し、業務に追われるという声はよく聞かれます。

ECサイトの数、また並べる商品数が多ければ多いほど大変です。その点、一元管理システムなら、商品登録管理機能がついているので、複数モールへ一括して出品が可能です。マスターデータさえ作ってしまえば、あとは簡単です。

決済管理

オンライン決済についても受注からデータを連携させてしっかり管理。クレジットや電子決済などお客様のご要望に応じて自動で行います。

問い合わせ管理

複数ECサイトを運営している場合、どのサイト経由でのお問い合わせか、またどんなお問い合わせかによって担当者が変わるケースもあります。

こうした場合でも自動で振り分ける機能がついていれば迅速回答が可能になります。

購買管理

販売管理だけでなく、卸などから販売商品を購入する購買管理機能もついています。在庫と連動して商品を発注し、受け取るところまでも自動化できてしまいます。

発注点や発注量を設定しておけば、毎日確認せずとも自動で発注～支払いまで行います。為替計算機能などにより、グローバルな取引でも、アナログで面倒な計算をすることなく完了。

分析

売上表や受注表から店舗やECサイトごとの売上などデータを分析し、今後の業績アップにつなげることができます。

一元管理ソフトならキャムマックス

キャムマックスはECサイト管理にあったら便利な機能がすべて搭載されたクラウド型ERPシステムです。クラウド型なので、インターネットさえあればどんな端末でも利用することができ、テレワークにも最適です。

せっかく高額なシステムを導入したけれど、使い方がよくわからないというケースも少なくない中、無料サポートがしっかりついているのもキャムマックスの魅力です。

一元管理システムを導入してみたいとお考えなら、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。