基幹システムとは？初心者でもわかる機能・導入メリットと選び方のポイント

基幹システムとは？企業における役割と必要性

基幹システムとは、企業活動の中核となる業務を支える情報システムのことです。

販売、会計、生産、人事など、事業運営に欠かせない基幹業務を効率的に管理・連携させる役割を持ちます。まずは「基幹」という言葉の意味から確認し、なぜこのシステムが企業にとって重要なのかを理解しましょう。

そもそも「基幹」とは何を意味するのか？

「基幹」とは、文字通り企業活動の“基盤”や“中心”を意味します。

つまり、企業を動かすうえで欠かせない中核業務を指し、一般的には「販売」「仕入」「会計」「人事」などが該当します。これらの業務が滞ると、事業全体の運営がストップするほど重要な領域であり、正確性と効率性が求められる分野です。

基幹システムの役割と重要性

基幹システムは、これらの基幹業務を一元管理し、データをリアルタイムで共有できる仕組みを提供します。

例えば、販売管理と在庫管理が連携すれば、受注後に在庫数を自動で更新でき、欠品やダブルブッキングを防げます。さらに、会計システムと連携すれば、売上データを自動で会計に反映でき、財務情報の正確性が高まります。

なぜ今、基幹システムが必要とされるのか？

企業の成長に伴い、取引量や管理業務は増加し、従来のエクセルや紙ベースの管理では限界が生じます。

データの二重入力やヒューマンエラーが起こりやすく、業務スピードや精度に悪影響を与えるのです。さらに、テレワークや複数拠点での事業運営が当たり前になった現代では、クラウド型を含む基幹システムの導入が、業務効率化やデータ活用の観点から不可欠となっています。

基幹システムの主な機能

基幹システムは、業種によって必要となる内容が異なります。一つだけではなく複数のシステムを利用する企業も多いです。

主な基幹システムの種類を見てみましょう。

生産管理システム

生産管理システムは、生産計画の策定と管理、生産ラインの効率化、資材の調達と管理、作業指示の発行など生産プロセス全体をサポートします。

また、製造業においては適切な生産管理システムの導入と活用が、生産性向上や品質改善、生産コストの削減に欠かせません。

在庫管理システム

在庫管理システムは、商品や資材の在庫状況を正確に把握し、在庫の受発注、追跡、適切な在庫レベルの維持などが容易になります。

また、リアルタイムで在庫の数量や場所を把握することができるので、在庫の可視化と正確な管理が可能となります。

その他にも、商品の入荷や出荷、返品などを正確に追跡ができるので在庫コストの最適化や在庫不足や欠品のリスクの軽減にも役立ちます。

販売管理システム

販売管理システムは、受注管理、売上予測、在庫管理、顧客情報管理などを一元的に管理することができます。

それらの機能により顧客からの受注処理を円滑化し、売上予測に基づいた適切な在庫管理を実現することができます。

さらに、顧客情報を活用してマーケティング戦略の活用もできるので、顧客のニーズに合わせた製品やサービスを提供し、顧客満足度を向上させることができます。

労務管理システム

労務管理システムは、出勤・退勤の記録、勤怠データの集計、シフト管理、給与計算、労働時間などの管理に役立ちます。

また、従業員の社会保険手続きや福利厚生の加入管理や休暇申請や承認などもオンライン上で円滑に行うことができます。

財務・会計システムなど

財務・会計システムは、会計帳簿の作成、仕訳の記録、財務諸表の作成、予算管理、経費精算など、企業の財務・会計プロセス全体を効率的に管理することができます。さまざまな財務指標やキャッシュフローのデータをリアルタイムで把握し、経営者は財務状況や経済的な影響を分析して意思決定に活用することができます。

また、企業の財務管理が迅速かつ正確に行われることで経営の透明性や効率性が向上し、法的な規制や監査にも対応できます。

基幹システムを導入するメリット

このように、基幹システムには様々な種類のものがありますが、導入すると得られる共通メリットには以下のものが挙げられます。

業務の効率があがる

基幹システムは業務の自動化によって労力と時間を節約することができます。

また、基幹システムは人手による入力や計算作業を減らすことができるので人的ミスが少なくなります。

作業の自動化

基幹システムによって、手作業や繰り返しの作業が自動化されます。

データの入力や処理、文書の作成などが自動化されることで、時間と労力を節約することができます。

効率的なタスク処理

基幹システムは業務プロセスの効率化をサポートします。

システム上で作業の手順やフローを統一することで、作業の手間やエラーのリスクを減らすことができます。作業の追跡や進捗管理も容易になります。

迅速な情報アクセス

基幹システムはデータを一元化し、必要な情報へのアクセスを迅速化します。

関連する情報を簡単に検索し、必要なデータやレポートを即座に取得することができます。

基幹システムの導入により、業務の効率化と精度向上が実現され、企業の生産性と競争力を向上させることができます。

また、迅速な意思決定や適切なリソースの配分にも貢献します。

経営状況を見える化できる

基幹システムの導入がない場合、経営者や管理者は経営状況を把握するために各部門からデータを収集しまとめる手間が必要です。

しかし、基幹システムがあれば常に最新のデータを確認することができ、重要な意思決定において大きな役割を果たします。

リアルタイムなデータ分析

基幹システムはビジネスデータをリアルタイムに収集し、分析することができます。

経営者は売上・収益・在庫などの重要な指標を把握し、即座に経営状況を把握することができます。

レポート作成と意思決定

基幹システムは豊富なレポートを作り出すことができます。

それらのデータを活用すれば、迅速かつ正確な意思決定を行うことができます。

データの可視化とダッシュボード

基幹システムはデータを視覚的に表現するダッシュボード機能を活用すればデータが可視化できるので会社の現状をを把握できたり、戦略を考える指標ともなります。

データの共有がしやすい

基幹システムの導入により、これまで各部門で分かれていたデータを共有することができるようになり、属人化を防ぐことができます。

その結果、担当者の変更や引き継ぎの際にもスムーズな業務継続が可能となり、不正を防ぐための内部統制も強化できます。

統一されたデータベース

基幹システムは、企業内のデータを一元化し、統一されたデータベースを構築します。

これにより、部門間やチーム間でのデータの重複や矛盾を減らし、情報の正確性と一貫性を確保することができます。

リアルタイムな情報共有

基幹システムは、リアルタイムな情報共有を実現します。

部門間や地理的に分散したチーム間でデータを共有することで、迅速なコミュニケーションや意思決定を促進します。

リモートワークのサポート

基幹システムは、リモートワーク環境でのデータ共有を容易にします。

チームメンバーはオンライン上で必要な情報にアクセスし、リアルタイムで共同作業を行うことができます。

これにより、場所や時間に制約されずに業務を進めることができます。

基幹システムの導入により、組織内でのデータ共有が円滑化し、情報の透明性が高まります。これにより、組織全体での効率性向上や意思決定の迅速化、不正の防止といった魅力が生まれます。

失敗しない基幹システム選びのポイント

このようにメリットの多い基幹システムですが、導入や入れ替えの際に失敗してしまったという声が聞かれるのも事実です。

失敗しないためにも以下のポイントはしっかり確認しましょう。

会社の業務に必要な機能がそろっているか

基幹システムは必要な業務に絞って開発されているものの、細かい機能はベンダーによって様々です。

例えば、販売管理システムの中には、在庫管理や棚卸機能がついているものとついていないものがあります。

本体価格が安くても最小限の機能以外はオプション費用がかかるというケースもあるため、合計でかかる費用も確認しましょう。

セキュリティが強固か

基幹システムは業務に必要不可欠なシステムのため、セキュリティに問題があるのは致命的です。

セキュリティ対策が標準仕様に含まれるのか、含まれないのであればオプションでカバーしてもらえるのかなど確認しましょう。

クラウドタイプか

基幹システム選びで最も注意したいのがこちらのポイントです。

従来のオンプレミス（インストール）タイプだと、自社でハイスペックなサーバやコンピュータが必要となるケースがあります。

また、せっかく業務の効率化のために基幹システムを導入したのに、システムの運用にリソースを奪われてしまう可能性もあります。

その点クラウド型は、インターネットの環境さえ整っていればパソコンはもちろんスマホやタブレットから使用することができ、導入も簡単です。

基幹システムをつなぐデータ連携ツール

データ連携ツールは、異なるシステムやアプリケーション間でスムーズにデータを共有するための便利なツールで、他のシステムや外部のパートナーとの間でデータフォーマットの違いを気にせず受け渡しや同期をリアルタイムで行うことができます。

EAIとEDIの違い

EAI（Enterprise Application Integration）とEDI（Electronic Data Interchange）は、基幹システムを効率化するためのデータ連携ツールですが、それぞれ異なるアプローチと目的を持っています。

EAIは、企業内のさまざまなアプリケーションやシステム間のデータを統合し、円滑なデータの流れを実現するためのツールです。

たとえば、生産管理システム、在庫管理システム、販売管理システムなどの基幹システムが個別に運用されている場合、EAIを使用してこれらのシステム間でデータを連携することができます。

また、生産計画が変更されると、EAIは関連する在庫管理システムに自動的に通知し在庫の調整や発注を行います。

一方、EDIは、異なる企業間でのデータ交換を効率化するための標準化されたフォーマットやプロトコルを使用するツールです。

EDIを活用することで、企業間での注文書、請求書、納品書などのビジネスドキュメントを電子的に交換することができます。

企業Aと企業Bが取引を行っている場合、EDIを使用して双方の基幹システム間で注文情報や請求情報を自動的に交換することができるのでデータの正確性と効率性を高め、人的エラーや紙ベースのプロセスの手間を削減する役割を果たします。

EAIとEDIは異なるアプローチを持っていますが、どちらも基幹システムの効率化とデータ連携に役立ちます。

これらのツールを組み合わせることで、企業は内部および外部のデータ連携を最適化し、効率的なビジネスプロセスを実現することができます。

代表的なデータ連携ツール

HULFT（ハルフト）

HULFTは、マルチプラットフォームに対応したファイル転送を行うパッケージソフトウェアです。

異なるプラットフォームやデータフォーマットを横断してデータの連携と統合を実現します。

基幹システムと他のシステムとの間でのデータの受け渡しや同期を容易に行い、データの一貫性と正確性を確保します。これにより、基幹システムのデータの統合性や業務プロセスの効率化が実現できます。

また、データの転送と共有において高度なセキュリティ機能を提供し、データの暗号化、認証、アクセス制御などのセキュリティ対策を実装しています。

基幹システムの重要なデータや機密情報を安全に共有することができます。

DataSpider（データスパイダー）

DataSpiderは、基幹システムと異なるデータソースやアプリケーションを統合し、データの一元管理と連携を実現します。

企業内の異なるシステムやデータベース、クラウドサービスなどからデータを収集し基幹システムとの連携や統合を効率的に行うことができます。

柔軟なカスタマイズと拡張性を持ち、APIやプラグインを活用して機能を拡張することができます。

これにより、基幹システムと他のシステムとのデータ連携を柔軟にカスタマイズしビジネスプロセスの最適化を実現します。

基幹システム導入までの流れ

大企業の場合は自社に合わせたオリジナルの基幹システムを開発することが多いため、予算やかかる時間も膨大となり、社内の一大プロジェクトとなります。

しかし、中小企業の場合にはクラウド型の基幹システムを導入するケースが増えています。

これは先ほどお伝えしたように、導入にかかる時間や費用が少なくて済むことやメンテナンスなどを自社で行う必要がないことが理由です。

そのため、クラウド型基幹システムを導入する際の流れはそれほど複雑ではありません。

まずは自社で必要な機能を洗い出し、優先順位をつけておきましょう。合わせて予算の確認も行います。

これらの情報を元に自社にふさわしい基幹システムを選定していきます。

絞り込んだ何社かに見積を依頼し、さらに絞り込んでいきます。

見積依頼と同時にベンダー担当者に細かい部分の問い合わせなどを行い、導入のスケジュールを組むようにしましょう。

中小企業向けクラウド型基幹システムであれば、決定から数日で導入可能なケースもあります。

基幹システム運用のポイント

安定性と可用性の確保

基幹システムは企業の業務の中心であり、安定性と可用性の維持が重要です。

システムの障害や停止は業務に大きな影響を与えるため、適切な監視とトラブルシューティング、予防保守を行い、システムの安定した運用を確保します。

パフォーマンスの最適化

基幹システムは大量のデータと複雑な業務処理を扱うため、パフォーマンスの最適化が重要です。

具体的にはデータベースの調整やインデックスの最適化、バッチ処理の効率化などを行い、システムの応答性と処理能力を向上させます。

・セキュリティの強化

基幹システムには企業の重要なデータが含まれているため、セキュリティの強化が欠かせません。

アクセス制御や認証、データの暗号化などのセキュリティ対策を実施し、機密性とデータの保護を確保します。

また、セキュリティの脅威に対するモニタリングや対策の追跡も重要な要素です。

バージョン管理とアップグレード

基幹システムのバージョン管理とアップグレードは重要な作業です。

新機能や改善点がリリースされた場合、アップグレードを行うことで最新の機能を利用できたりパフォーマンスが向上します。

ただし、アップグレードは大きな影響をもたらす可能性があるので十分なテストとバックアップを行ったうえで実施いたしましょう。

基幹システムとERPシステムの違いとは？

「基幹システム」と「ERPシステム」という言葉は似ていますが、実は意味と役割には明確な違いがあります。

どちらも企業の業務を効率化するために導入されますが、対象範囲や目的に注目すると、その違いが見えてきます。

基幹システムは“業務ごとの個別システム

基幹システムは、企業の重要業務（販売管理、会計、人事、生産管理など）を個別に管理するシステムです。

例えば「販売管理システム」や「会計システム」などが基幹システムにあたります。それぞれの業務に特化しているため、業務単位での効率化は図れますが、システム間でのデータ連携は限定的です。結果として、二重入力やデータの整合性確保といった課題が残る場合があります。

ERPシステムは“基幹業務を統合する仕組み

一方、ERP（Enterprise Resource Planning）システムは、販売・会計・生産・人事といった複数の基幹業務をひとつのシステムで統合管理します。

これにより、部門間で同じデータを共有でき、リアルタイムで情報の一貫性が保たれます。たとえば、販売情報が登録されると、自動的に在庫や会計データにも反映されるため、入力作業の手間やミスを削減できます。

どちらを選ぶべき？導入のポイント

基幹システムは単独業務の効率化に優れ、必要な範囲だけ導入できるため、コストを抑えたい企業やスモールスタートを希望する中小企業に適しています。ERPは全社的な業務改革やデータ統合を目指す場合に有効で、企業規模が大きいほど導入効果が高まります。ただし、ERPは導入コストやプロジェクト期間が大きくなる傾向があるため、事前に目的と予算を明確にすることが重要です。

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