棚卸管理の効率を上げる方法とは？システム導入のメリット

棚卸とは

棚卸は小売業などで定期的に行われる作業としてよく知られています。しかし、棚卸という言葉の意味を知っている人は多くないのではないでしょうか。

棚卸作業とは、帳簿に記入されている値が正しいかどうか数えて調べる作業です。棚卸は元々企業の会計に使用される帳簿にある「棚卸資産」について指しています。内容は企業によって異なることもありますが、商品や製品だけでなく原材料、仕掛品、半製品、貯蔵品も含まれます。

企業にとって棚卸は資産ですから、金銭同様の扱いが必要となります。これらの棚卸資産を適切に管理するのが棚卸管理なのです。

具体的には、棚卸は帳簿上でのチェックと実地でのチェックの2段階で管理されます。もちろん帳簿と実地の差が無いのが理想です。

棚卸管理の目的

棚卸管理の目的は、原価を明確にして利益の計算につなげることです。

帳簿の数値よりも実際の棚卸資産が多い場合、原価が少なく計算されていることになります。こうなると利益が実際よりも多くなってしまいます。

逆に、実際の棚卸資産の方が少ない場合は、帳簿上で原価が多く計算されているため利益が少ないことになります。

原価や利益をあいまいにしないためにも、棚卸資産の数を正確に把握することは非常に重要です。

棚卸管理の課題

手作業で棚卸管理を行う際の主な課題は以下の2点です。

人為的ミスが発生しやすい

手作業で棚卸管理を行う場合、最も多いのが人為的ミスです。

手作業による棚卸作業は、数の数え間違いや入力ミスがどうしても発生してしまいます。これをどれだけ減らすことができるかというのが課題となります。

時間がかかる

人力での棚卸作業は時間がかかります。

数を数える作業自体にも時間がかかるのですが、棚卸資産の場所がはっきりしていないと探すのにも手間取ります。

できるだけスムーズに作業を行い、時間短縮に努める必要があります。

棚卸管理を効率化する方法

棚卸管理の課題を解決するための方法について紹介します。

棚卸管理規程の作成

棚卸管理は企業の資産を扱う大事な業務なので、規程を作成して周知することが効率化につながります。

棚卸管理規程には、含まれる棚卸資産の範囲、責任者、管理方法、価格、実地棚卸の決まり、評価法などを記載します。

最初にお伝えしたように、棚卸資産には商品や製品などの在庫だけでなく、原材料や作り途中の仕掛品が含まれます。

どこまでを範囲として含めるのか、それぞれの責任者は誰なのかということを明確にしておくことで、管理がしやすくなります。

エクセルで棚卸表を作る

棚卸表を紙で作成して数字を入力すると読みにくいケースがありますし、何より計算が面倒です。

その点エクセルを使えば、数値の入力と同時に計算されるように作成できるため、時間が短縮されます。

一から作成する場合は、棚卸実施日、品名、数量、原価、販売価格、状態などを記入できるような表にしましょう。

あらかじめ計算式が入っているテンプレートの利用もおすすめです。

棚卸管理表（備品）｜Officeテンプレート｜Microsoft

在庫 ｜Office.com ｜Microsoft templates

バーコード、RFIDで棚卸資産を管理

バーコードなどを使ってデータを取り込む方法もおすすめです。

バーコードやQRコードで管理する場合は、バーコードリーダーやスマホをかざすだけで商品名や情報が入力される仕組みになっているため、大幅な時間短縮になります。

さらに、RFIDを利用すると一度に複数のデータが取り込まれるため、バーコードのように一つ一つかざす手間も省けます。

RFIDについてはこちらの記事を参考にしてください。

RFIDとは？仕組みや特徴について解説！在庫管理等の活用例も

外注する

棚卸管理を代行してくれる会社を利用する方法もあります。

どうやって管理するのがベストな方法がわからない、棚卸管理や作業の人手・時間が足りないという企業にはおすすめです。

システムやアプリを活用する

手作業で棚卸管理を行っているのであれば、システムやアプリを利用するのが最もおすすめです。

人が入力する作業がなくなり人的ミスが発生しない分、時間やコストが削減できます。

棚卸管理に特化しているというよりは、在庫管理システムに含まれている機能を使うという形が多いです。

棚卸管理にシステムを導入するメリット

なぜ棚卸管理にシステム導入がおすすめなのか、メリットを詳しく確認してみましょう。

正確な数を把握できる

人の手による入力ではなく、バーコードやタグの読み取りで自動入力ができるため、人的ミスが減ります。

棚卸管理で最も重要な、数の把握が簡単になるだけではなく定期的な実地棚卸作業が不要となることもあります。

複数商品をセット管理できる

手書きやエクセルでの管理は一品一品の情報を記録するだけで、原材料の組み合わせなどに対応するのは難しいです。

システムなら複雑な組み合わせにも対応でき、セット商品があっても問題ありません。

ロケーション管理がしやすい

棚卸資産は様々な場所に置かれているため、あるべきところに無いことが数が一致しない原因となる場合があります。

その点、システムであれば一か所でまとめて管理できるため、数の不一致も防ぐことができます。

決算処理が楽

システムの場合はリアルタイムでデータを共有しているため、帳簿上と実地棚卸の差も決算時に計算し直す必要がありません。

棚卸減耗費や商品評価損を自動で計算してくれます。

データ分析や予測が可能

システムにもよりますが、棚卸や在庫管理のデータをもとに今後必要な在庫数の調整を自動で行う機能もあります。

売上予測ができれば予算の設定もしやすく、好循環が生まれます。

人材や時間不足を補える

棚卸管理を行うためには多くの人材と時間を要します。

システムを導入することで、人材や時間不足に悩まされることも少なくなります。

しかも、棚卸管理の課題となる人的ミスの発生を抑えることができるため、結果的に費用削減につながります。

キャムマックスで出来ること

棚卸管理は在庫管理システムに含まれている機能の一つですが、実は在庫管理システムの中には棚卸機能が含まれていないものもあります。

キャムマックスは、中小企業の業務全般を支えるERPシステムで、在庫管理や棚卸機能が含まれています。

バーコード読み取り機能を使って在庫管理を行っていれば、棚卸作業や結果の計算も自動で完了します。

棚卸管理にコストや時間がかかって困るという企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。