ネットショップ管理を効率化！受注・在庫管理を一元管理する方法とは？

ネットショップの管理は大変

ネットショップを開設すると特有の業務が多く発生することをご存じでしょうか。

実店舗と同じく商品の在庫管理や売上の管理に加えて、商品の発送やサイト上の情報更新など、オンライン販売を行うからこそ必要な業務も発生します。

実店舗を持っている場合はオンライン上の受注と店舗の在庫を常に連動させなければならないことも、かなりの手間がかかります。

販売チャネルが増えることのメリットは大きいですが、ネットショップを1店舗開設するだけでかなりの労力がかかることを認識しておきましょう。

ネットショップの多店舗運用でよくある課題

なるべく多くの顧客に自社の商品を知ってもらうには、複数のECサイトに出品するのが定石です。

実際に1つの企業がAmazon、Yahoo!ショッピング、楽天市場など、複数のショッピングサイトに出店している場合が多くなっています。

多くのサイトに出店することで、それだけ多くの方の目に留まり売上拡大の機会も得られますが、一方で店舗数に比例して運営にかかる手間も大きくなります。

ここでは、多店舗運用の際に課題になりがちなことを2つご紹介します。

在庫・出荷の管理 

複数のネットショップを運営すると、それぞれのお店で在庫の管理が必要となります。

在庫の管理が出来ていないと、欠品している商品が購入できる状態として表示されている、あるいは商品が入荷されたのにショップに反映されておらず、カスタマーは商品が購入できないということになりかねません。

また、複数のネットショップをそれぞれのサイトごとに管理する場合は、在庫状況を1つずつ手作業で反映させる必要があり、膨大な時間がかかるでしょう。

商品が売れるたびに全てのサイトをその都度操作することは、あまり現実的とはいえません。

それに加えて、ネットショップで購入された商品には出荷作業も発生します。ここで大変になるのが、送り状の作成業務です。

一般的には、ネットショップごとの配送情報を各運送会社の送り状発行ソフトに取り込んで、送り状を作成します。しかし、配送情報の出力機能が無いサイトの場合は、情報を1つずつコピーして送り状を作成しなければなりません。これもまた、1つ商品を受注する度に行うとかなりの時間を要する作業です。

こうした在庫・出荷の管理を効率的に行うことができなければ、結果的に売上が上がるほど管理コストも上がってしまう可能性があります。

在庫・出荷の管理は多店舗運用の際は重要なポイントといえるでしょう。

顧客対応の増加

ネットショップを開設すると、実店舗よりも問い合わせのバリエーションが増えることで顧客対応にかかる時間が増加します。

また、文章でのやり取りが多くなる点も、顧客対応時間の増加の要因となります。

実店舗の運営であれば、電話や店頭での対面の問い合わせが多くを占めます。これらは口頭での対応なので、スムーズに解決しやすく問い合わせ1件あたりにかかる時間も短く済みますが、ほとんどのネットショップではメールでの問い合わせ対応がメインとなるため、1件1件の問い合わせを文章で返答することが必要です。

また、24時間体制で問い合わせのメールを受け付けているため、カスタマーは気軽に問い合わせができる反面、運営者側は多くの問い合わせ対応に追われるというケースもあります。

加えて、実物を見て買わない分、商品のキャンセルや返品が多くなる可能性も考えられます。ネットショップ上のキャンセルや返品の対応も追加で行うとなると、顧客対応業務にかかる時間はかなり増えてしまうでしょう。

ネットショップを一元管理するシステムとは？

先に挙げたような課題を解決することができるのが、ネットショップを一元管理するシステムです。

ネットショップを一元管理するシステムを使えば、1つ1つのネットショップを行き来して情報を反映する手間が無くなり、複数の店舗を非常に効率的に運用することが可能です。

一元管理するシステムの具体的な機能例として、下記があります。

・複数店舗の販売管理を一元管理

受注から出荷までの処理を1つのシステム上でまとめて管理することができるため、1つ1つのサイトにログインして、受注登録や出荷の処理などを行う必要がありません。また、これにより受注したタイミングでの全体の在庫数への反映や、各店舗の売上情報の瞬時の把握が行えます。

・問い合わせ対応の一元化

複数のネットショップを運営すると、それぞれのサイトを通じて問い合わせが来るため、複数のシステムを操作しなければならずとても手間がかかります。

一元管理するシステムでは、各サイトの問い合わせを1つのシステム上でまとめて対応することが可能ですので、対応時間の削減や対応漏れの防止に繋がります。また、初期対応までの時間も短くできるため、クレームを減らすのにも役立つでしょう。

ネットショップを一元管理するシステムを導入するメリット

・顧客満足度の向上に繋がる

顧客からの問い合わせにスムーズに対応できなければ、顧客満足度が下がり店舗への印象を悪化させる可能性があります。

また、現在はカスタマーの口コミが店舗の評価に繋がるため、問い合わせ対応の質を上げることは顧客獲得においても重要です。

ネットショップを一元管理するシステムを導入することで、複数の店舗を運営していても顧客からの問い合わせに素早く対応することができます。さらに、返品やキャンセルといった受注管理を伴う対応も円滑に行えるため、顧客のストレスをぐっと減らすことができます。

・商品登録にかかる手間を削減

1つのシステム上で複数のネットショップに商品情報を登録できるため、商品情報の管理業務にかかる工数を大幅に削減することが可能です。事務作業にかかる時間を少なくして、店舗づくりや顧客対応など、売上に繋がる業務に力を入れることができます。

・在庫管理が出来ていないことによる機会損失の防止

複数のネットショップを運営しているとリアルタイムでの在庫管理はかなり大変です。

もしも欠品していた商品が入荷したにも関わらず、ネットショップ上で売り切れ表示のままであれば、売上の機会を逃すことになります。

在庫状況をリアルタイムでショップに反映できれば、こうしたもったいない機会損失を無くすことができます。

キャムマックスでネットショップを一元管理

ネットショップを増やしていくことは販売機会の増加につながる反面、かかる労力も比例して増えていくことが課題となります。

しかし、ECサイトを一元管理できるシステムを導入すれば、効率的に複数の店舗を運営できる体制づくりが可能です。

クラウドシステム「キャムマックス」は、商品登録から発注、仕入れ、在庫管理、受発注、出荷まで、各モールや実店舗での作業を一元化できます。

キャムマックスはBtoB取引、実店舗、ネットショップの全ての受注を管理し、購買業務や財務会計まで幅広い業務をカバーしているツールです。

ここからはネットショップの一元管理に役立つキャムマックスの代表的な機能を4つご紹介いたします。

受注管理

キャムマックスを活用すれば、ECサイト、実店舗、卸のあらゆる受注データを1つの画面上で管理できます。

様々なモール・カートと連携が可能であるため、キャムマックスを見れば各サイトからのオー

ダーのステータスを把握し、処理の状況を瞬時に知ることができます。

加えて、受注データを一元管理することでデータの分析も容易になるメリットもあります。

それぞれの販売チャネルごとの売上データや、オンラインであれば顧客属性ごとの売上が瞬時に把握できますので、販売戦略の策定に大いに役立つことでしょう。

また、一元管理システムを活用しなければ複数のサイトを行き来して操作する必要があるため、受注対応にも時間を取られてしまいますが、1つのシステムに集約することで受注があったタイミングで出荷処理などの対応がすぐにできる点も嬉しいポイントです。

受注管理の機能詳細はこちら

在庫管理

キャムマックスを使えば、ネットショップや実店舗間の在庫数をリアルタイムで管理することができます。これにより、受注時の即時の在庫確保や店舗ごとの商品数の調整を行えます。

倉庫として登録できる場所は店舗や部署など倉庫以外でも可能です。また、自社の倉庫だけではなく、外部委託している倉庫も登録ができますので、どこに何があるかの情報を正確に共有できることも特徴です。

また、発注や仕入れを自動化することで、適切な在庫数を保ちつつ商品の欠品は防ぐことができます。そのほか、スマートフォンとバーコードリーダーを利用したモバイルピッキング機能や、棚卸結果の取り込みなども行えるため、購買部門や生産部門の業務効率化にも繋げることができるでしょう。

在庫管理の機能詳細はこちら

商品登録

各モール・カートと連携することで、商品登録や出品作業の手間を大幅に削減します。

ショッピングサイトごとに商品の入力項目が異なる場合、それぞれのサイトに合わせた情報を手入力しなければなりません。この作業を1つ1つの商品ごとに行うには、かなりの時間を要することでしょう。

キャムマックスはAmazon、楽天、Yahoo!ショッピングといった主要なモールとの連携が行えますので、これらに出店している事業者は1回の商品登録作業で複数のモールに同時に反映させることができ、商品情報の管理を非常に効率的に行えます。

各システムとの連携

一元管理システムの導入を検討する際には、出店するショッピングサイトや利用しているWMS(倉庫管理システム)、決済システムなどと連携できるかどうかを確認しておくことが非常に重要です。

もしもこれらのシステムの中で連携できないものが存在すると、転記作業が発生する場合や手入力で情報を登録する必要が出てきます。

キャムマックスは連携できるツールが豊富であることも特徴の1つです。

例えば、決済システムでは「NTTファイナンス」、「GMOペイメントゲートウェイ」、「スコア後払い」などのシステムと連携が可能です。

また、手間がかかりがちな送り状発行も「ヤマト運輸」や「佐川急便」などの各運送会社のシステムと連携しているため、キャムマックス上で各サイトの発送情報をそれぞれの運送会社のシステムに取り込んで送り状の発行ができます。

そのほか、実店舗を持っている事業者であれば、スマレジと連携をすることでリアルの店舗とオンライン上の店舗それぞれの売上情報や在庫状況の一元管理、データの分析といった業務を効率的に行えます。

各システムとの連携の詳細はこちら

セキュリティについて

ネットショップの一元管理システムは顧客情報を取り扱うため、セキュリティの高さも重要なポイントとなります。

キャムマックスは、一般的なクラウドサービスで採用されているような全ての企業を1つのデータベースで情報管理する方式を取っておらず、それぞれの企業ごとに独立したデータベースで情報管理を行っています。

これにより、データの混在や情報漏洩のリスクを低減させています。

また、世界最高水準のセキュリティを誇るAmazon Web Servicesの環境下で稼働し、WAFを標準完備しているため、不正アクセス防止のための堅牢なセキュリティを備えています。

キャムマックスを販売している株式会社キャムがAWSのテクノロジーパートナーであり、AWSプラットフォームを高いレベルで活用している点も安心材料といえます。

サポート体制について

ツールを導入しても使い切れずにツールそのものが形骸化してしまう、もしくはトライアルを始めたけれども検証ができないまま終了してしまうといったことも少なくありません。

こうしたケースを防ぐために、キャムマックスでは電話・メールにて企業への導入と活用支援の実施、お困りごとの即時の解決をサポートしています。

サポートは全て無料ですので、ツールを利用する以外に追加の料金が発生することはありません。

また、トライアル期間からサポートを受けられるので、契約前にしっかりと利用方法を把握し、自社にフィットするかどうかを事前に見極めることができます。

導入を検討しているという段階でも、zoomで機能説明や質疑応答などを実施しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

ECサイトの立ち上げに必要なチェックポイント

ECサイトの立ち上げ、運営に関する重要なチェック項目をまとめましたのでご活用ください。

まとめ

ネットショップの複数運営によって売上拡大の機会に繋がる一方で、ネットショップならではの業務や、店舗の増加に伴う業務が多く発生します。なおかつ、受注管理や在庫管理の難易度も店舗数に比例して上がっていくため、ミスや機会損失に繋がるリスクが高くなってしまいます。

複数の販売チャネル・店舗を一元管理できるシステムを活用することで、店舗が増えることによって生じるリスクを軽減しつつ、顧客満足度を高めることも可能です。

店舗の拡大を見据えている企業は早い段階での導入を検討し、管理システムを活用した業務フローを早期に組んでいくことをおすすめします。