ネットショップ管理を効率化！受注・在庫管理を一元管理する方法とは？

ネットショップの管理は大変

ネットショップを開設すると特有の業務が多く発生することをご存じでしょうか。

実店舗と同じく商品の在庫管理や売上の管理に加えて、商品の発送やサイト上の情報更新など、オンライン販売を行うからこそ必要な業務も発生します。

実店舗を持っている場合はオンライン上の受注と店舗の在庫を常に連動させなければならないことも、かなりの手間がかかります。

販売チャネルが増えることのメリットは大きいですが、ネットショップを1店舗開設するだけでかなりの労力がかかることを認識しておきましょう。

在庫管理の難しさ

ネットショップの運営において、在庫管理は非常に重要なポイントです。

商品が売れてしまった後に、在庫がなくなってしまうとその商品を注文した顧客に失望と不信感を与えてしまいます。

一方、過剰な在庫を抱え込んでいると販売期限が過ぎたり、保管場所を確保することが難しくなるなど多くの問題が生じます。

在庫管理が難しい理由として下記の問題が挙げられます。

商品の種類が多い場合、在庫数の把握が難しくなります。

特に、同じ商品でも色やサイズが違う場合や商品が複数のカテゴリーに分類されるなど、バリエーション豊富な商品を取り扱う場合ですと在庫管理の難易度が上がります。

また、商品の仕入れ先が複数ありそれぞれの入荷スケジュールや数量が異なったり、商品の一部が倉庫に保管され一部が店舗で販売される場合は、在庫管理が複雑になり正確な在庫数を把握することが難しくなります。

さらに、注文が増えた場合には、在庫管理が追いつかなくなることもあります。

このような場合には、注文数に応じて迅速に在庫を調達しないといけませんが、どうしても難しい場合は注文のキャンセルやお届け日時の延期など、顧客に不快な思いを与えてしまいます。

以上のように、在庫管理はネットショップ運営において非常に重要であり、その難しさを理解し、効率的な在庫管理システムを導入することが大切です。

商品情報の管理と更新の手間

ネットショップを運営する上で、商品情報の管理と更新は欠かせません。

新商品の追加や在庫数の変更、商品説明の修正など手間がかかる作業が多くあります。

例えば、商品登録の管理について考えてみましょう。

写真のサイズや解像度を揃えるために時間をかけて加工したり、撮影した写真を整理する必要があります。

また、商品説明の修正にも多くの時間を費やす必要があります。販売を開始した後に商品の特徴や仕様、価格に変更があった場合には、商品ページの情報を更新する必要があります。

さらに、多様な商品を扱う場合には管理すべき商品の数が多くなると管理工数が大きく増えます。商品情報の一元管理を行うためのシステムを導入することも検討しましょう。

商品情報の一元管理システムを使えば、一度入力した情報を各種サイトやアプリに自動的に反映することができ、手間を省くことができます。さらに商品画像の一括管理や、在庫数の自動管理なども可能になります。しかし、システム導入前にはシステムの選定や導入に伴う費用や手間も考慮する必要があります。

注文管理と発送の手配の複雑さ

注文管理と発送の手配は重要なタスクです。

例えば、注文が入った場合には注文内容を確認し、在庫があるかどうかを確認する必要があります。

また、顧客からの注文内容に間違いがないかどうかも確認しなければなりません。

在庫がある場合には発送の手配をする必要があります。発送には配送日に併せて、出荷伝票、梱包作業などが必要になります。

このようなタスクに対して注文管理システムを導入することで、管理作業の効率化が可能になります。

注文管理システムを使えば、注文が入った際に自動的に在庫数の更新が行われ、発送に必要な書類の自動生成も可能となります。

また、注文の状況をリアルタイムに確認できるため配送業者とのやり取りがスムーズに行えます。

さらに、配送業者との契約や梱包材の手配なども注文管理システムを使って自動化することが可能です。

顧客対応と問い合わせ対応の負荷

ネットショップを運営する上で顧客対応や問い合わせ対応は非常に重要でかつ工数がかかります。

まず、顧客対応においてはメールや電話などでの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応することが求められます。

ただ、売り上げが増えたり商品数が多くなったりすると、顧客からの問い合わせや注文に対応すると対応が間に合わなくなってしまいます。

万が一、顧客の問い合わせ対応が遅れてしまうと顧客が不安を感じて購入をキャンセルされてしまい損失を出してしまうことがあります。

また、顧客満足度を高める意味でも、顧客に対しての連絡は小まめに対応しないといけません。

例えば、商品到着後のアフターフォローや定期的に顧客に合わせた別商品の提案など、顧客とのコミュニケーションを図ることで次の売上に繋がる可能性を高めることができます。

ネットショップの多店舗運用でよくある課題

なるべく多くの顧客に自社の商品を知ってもらうには、複数のECサイトに出品するのが定石です。

実際に1つの企業がAmazon、Yahoo!ショッピング、楽天市場など、複数のショッピングサイトに出店している場合が多くなっています。

多くのサイトに出店することで、それだけ多くの方の目に留まり売上拡大の機会も得られますが、一方で店舗数に比例して運営にかかる手間も大きくなります。

ここでは、多店舗運用の際に課題になりがちなことを2つご紹介します。

在庫・出荷の管理 

複数のネットショップを運営すると、それぞれのお店で在庫の管理が必要となります。

在庫の管理が出来ていないと、欠品している商品が購入できる状態として表示されている、あるいは商品が入荷されたのにショップに反映されておらず、カスタマーは商品が購入できないということになりかねません。

また、複数のネットショップをそれぞれのサイトごとに管理する場合は、在庫状況を1つずつ手作業で反映させる必要があり、膨大な時間がかかるでしょう。

商品が売れるたびに全てのサイトをその都度操作することは、あまり現実的とはいえません。

それに加えて、ネットショップで購入された商品には出荷作業も発生します。ここで大変になるのが、送り状の作成業務です。

一般的には、ネットショップごとの配送情報を各運送会社の送り状発行ソフトに取り込んで、送り状を作成します。しかし、配送情報の出力機能が無いサイトの場合は、情報を1つずつコピーして送り状を作成しなければなりません。これもまた、1つ商品を受注する度に行うとかなりの時間を要する作業です。

こうした在庫・出荷の管理を効率的に行うことができなければ、結果的に売上が上がるほど管理コストも上がってしまう可能性があります。

在庫・出荷の管理は多店舗運用の際は重要なポイントといえるでしょう。

顧客対応の増加

ネットショップを開設すると、実店舗よりも問い合わせのバリエーションが増えることで顧客対応にかかる時間が増加します。

また、文章でのやり取りが多くなる点も、顧客対応時間の増加の要因となります。

実店舗の運営であれば、電話や店頭での対面の問い合わせが多くを占めます。これらは口頭での対応なので、スムーズに解決しやすく問い合わせ1件あたりにかかる時間も短く済みますが、ほとんどのネットショップではメールでの問い合わせ対応がメインとなるため、1件1件の問い合わせを文章で返答することが必要です。

また、24時間体制で問い合わせのメールを受け付けているため、カスタマーは気軽に問い合わせができる反面、運営者側は多くの問い合わせ対応に追われるというケースもあります。

加えて、実物を見て買わない分、商品のキャンセルや返品が多くなる可能性も考えられます。ネットショップ上のキャンセルや返品の対応も追加で行うとなると、顧客対応業務にかかる時間はかなり増えてしまうでしょう。

 情報の同期管理の難しさ

多店舗運用を行う際に商品情報や在庫情報、顧客情報などの各種情報の同期管理が重要な課題となります。

例えば、ある商品が在庫切れになった場合、その情報をすべての店舗で正確に反映する必要があります。

しかし、在庫切れの商品が複数の店舗で販売されている場合はどの店舗で在庫が切れたかを特定しなくてはいけません。

また、新商品の追加や価格の変更など、情報の更新も重要な作業です。

情報を更新する際には、すべての店舗で正確に反映されるように注意する必要があります。

例えば、新商品を一部の店舗にのみ追加してしまった場合、他の店舗でその商品が売れた際に在庫切れになってしまう可能性があります。このように、情報の同期管理や更新は多店舗運用を行う上で欠かせない課題といえます。

商品情報の重複や重複登録の問題

在庫管理においては、在庫の数や状況を正確に把握することが重要です。

複数の店舗で同じ商品を扱っている場合、在庫の数がリアルタイムで更新されていないと、在庫数が不足してしまったり、過剰在庫が発生したりすることがあります。

そのため、在庫情報を一元管理するシステムの導入や、在庫情報を即座に反映する仕組みの構築が必要です。また、注文管理においても複数の店舗からの注文を効率的に処理するために、注文情報を一元化することが必要です。

注文情報の一元化によって注文処理のミスを防止し、顧客満足度の向上につなげることができます。

ネットショップを一元管理するシステムとは？

先に挙げたような課題を解決することができるのが、ネットショップを一元管理するシステムです。

ネットショップを一元管理するシステムを使えば、1つ1つのネットショップを行き来して情報を反映する手間が無くなり、複数の店舗を非常に効率的に運用することが可能です。

一元管理するシステムの具体的な機能例として、下記があります。

・複数店舗の販売管理を一元管理

受注から出荷までの処理を1つのシステム上でまとめて管理することができるため、1つ1つのサイトにログインして、受注登録や出荷の処理などを行う必要がありません。また、これにより受注したタイミングでの全体の在庫数への反映や、各店舗の売上情報の瞬時の把握が行えます。

・問い合わせ対応の一元化

複数のネットショップを運営すると、それぞれのサイトを通じて問い合わせが来るため、複数のシステムを操作しなければならずとても手間がかかります。

一元管理するシステムでは、各サイトの問い合わせを1つのシステム上でまとめて対応することが可能ですので、対応時間の削減や対応漏れの防止に繋がります。また、初期対応までの時間も短くできるため、クレームを減らすのにも役立つでしょう。

ネットショップを一元管理するシステムを導入するメリット

・顧客満足度の向上に繋がる

顧客からの問い合わせにスムーズに対応できなければ、顧客満足度が下がり店舗への印象を悪化させる可能性があります。

また、現在はカスタマーの口コミが店舗の評価に繋がるため、問い合わせ対応の質を上げることは顧客獲得においても重要です。

ネットショップを一元管理するシステムを導入することで、複数の店舗を運営していても顧客からの問い合わせに素早く対応することができます。さらに、返品やキャンセルといった受注管理を伴う対応も円滑に行えるため、顧客のストレスをぐっと減らすことができます。

・商品登録にかかる手間を削減

1つのシステム上で複数のネットショップに商品情報を登録できるため、商品情報の管理業務にかかる工数を大幅に削減することが可能です。事務作業にかかる時間を少なくして、店舗づくりや顧客対応など、売上に繋がる業務に力を入れることができます。

・在庫管理が出来ていないことによる機会損失の防止

複数のネットショップを運営しているとリアルタイムでの在庫管理はかなり大変です。

もしも欠品していた商品が入荷したにも関わらず、ネットショップ上で売り切れ表示のままであれば、売上の機会を逃すことになります。

在庫状況をリアルタイムでショップに反映できれば、こうしたもったいない機会損失を無くすことができます。

一元管理システムの導入方法と選び方

まずは、自社がどのような機能を必要とするのか、そしてどの程度の規模で運営していくのかを把握しましょう。

在庫管理や注文管理を一元管理するシステムを導入する場合、商品の種類や取扱量や多店舗展開の有無によって必要な機能が異なってきます。

導入方法

導入方法については、自社開発するかクラウドサービスを利用するかなどがあります。

自社開発は自社にあったシステムを構築できるメリットがありますが、コストや時間がかかるデメリットもあります。

クラウドサービスを利用する場合は、パッケージ化されているものが多く、機能が充実していて比較的短時間で導入が可能です。

システムの選定方法

多くの場合は自社で開発するよりもクラウドサービスを導入する方が費用や時間の面で有利です。ただし、他社のシステムを選定する際には以下の点に注意する必要があります。

まずは、自社が必要とする機能をしっかりと把握しそれらの機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

また、システムの使い勝手や操作性も重視する必要があります。

例えば、複雑な操作や設定が必要なシステムだとスタッフのトレーニングや作業時間の増加に繋がることがあります。

そのため、わかりやすく直感的に操作できるシステムを選ぶことが望ましいです。

そして、選定したシステムが安定して稼働することも重要なポイントです。

導入後のトラブルや不具合が少なく、メンテナンスやアップデートの対応がスムーズに行えることが望ましいです。

これらの点に加え、コストや導入後のサポート体制なども考慮しながら適切なシステムを選ぶことが大切です。

選び方については、自社に合った機能が充実しているかどうかや、利用料金、サポート体制などを比較することが重要です。また、将来的な拡張性や柔軟性も考慮する必要があります。

一元管理システム導入に関する注意点

一元管理システムを導入することで多店舗運用の課題を解決できますが、導入にあたり以下の注意点にも目を向ける必要があります。

導入によるコスト

一元管理システムは多店舗運営に必要な多くの機能を一つのシステムで管理するため、導入コストや運用コストがが発生します。

安定性とセキュリティ対策

多店舗運営の中心となるシステムであり、障害やセキュリティの脅威に対して強いシステムを選ぶ必要があります。

また、システムの運用に際しては常に最新のセキュリティ対策が求められます。開発されて古いシステムで数年バージョンアップがされていない製品を選ぶ場合は、事前にベンダーにセキュリティ対策がどのようにされているのか確認しましょう。

使い勝手とカスタマイズ性

一元管理システムは多機能であるため、その使い勝手が悪いとスムーズな業務運用ができない可能性があります。

また、システムを利用する業種や業態によっては、カスタマイズが必須な場合もあります。

こうした事から、機能追加ができるクラウドサービスを選ぶ必要があります。

以上のように、一元管理システムの導入には十分な検討が必要ですが、適切に導入することで多店舗運営の効率化が図れます。

特に、セキュリティや運用コストに関しては各社クラウドサービスを比較・選定しましょう。

キャムマックスでネットショップを一元管理

ネットショップを増やしていくことは販売機会の増加につながる反面、かかる労力も比例して増えていくことが課題となります。

しかし、ECサイトを一元管理できるシステムを導入すれば、効率的に複数の店舗を運営できる体制づくりが可能です。

クラウドシステム「キャムマックス」は、商品登録から発注、仕入れ、在庫管理、受発注、出荷まで、各モールや実店舗での作業を一元化できます。

キャムマックスはBtoB取引、実店舗、ネットショップの全ての受注を管理し、購買業務や財務会計まで幅広い業務をカバーしているツールです。

ここからはネットショップの一元管理に役立つキャムマックスの代表的な機能を4つご紹介いたします。

受注管理

キャムマックスを活用すれば、ECサイト、実店舗、卸のあらゆる受注データを1つの画面上で管理できます。

様々なモール・カートと連携が可能であるため、キャムマックスを見れば各サイトからのオー

ダーのステータスを把握し、処理の状況を瞬時に知ることができます。

加えて、受注データを一元管理することでデータの分析も容易になるメリットもあります。

それぞれの販売チャネルごとの売上データや、オンラインであれば顧客属性ごとの売上が瞬時に把握できますので、販売戦略の策定に大いに役立つことでしょう。

また、一元管理システムを活用しなければ複数のサイトを行き来して操作する必要があるため、受注対応にも時間を取られてしまいますが、1つのシステムに集約することで受注があったタイミングで出荷処理などの対応がすぐにできる点も嬉しいポイントです。

受注管理の機能詳細はこちら

在庫管理

キャムマックスを使えば、ネットショップや実店舗間の在庫数をリアルタイムで管理することができます。これにより、受注時の即時の在庫確保や店舗ごとの商品数の調整を行えます。

倉庫として登録できる場所は店舗や部署など倉庫以外でも可能です。また、自社の倉庫だけではなく、外部委託している倉庫も登録ができますので、どこに何があるかの情報を正確に共有できることも特徴です。

また、発注や仕入れを自動化することで、適切な在庫数を保ちつつ商品の欠品は防ぐことができます。そのほか、スマートフォンとバーコードリーダーを利用したモバイルピッキング機能や、棚卸結果の取り込みなども行えるため、購買部門や生産部門の業務効率化にも繋げることができるでしょう。

在庫管理の機能詳細はこちら

商品登録

各モール・カートと連携することで、商品登録や出品作業の手間を大幅に削減します。

ショッピングサイトごとに商品の入力項目が異なる場合、それぞれのサイトに合わせた情報を手入力しなければなりません。この作業を1つ1つの商品ごとに行うには、かなりの時間を要することでしょう。

キャムマックスはAmazon、楽天、Yahoo!ショッピングといった主要なモールとの連携が行えますので、これらに出店している事業者は1回の商品登録作業で複数のモールに同時に反映させることができ、商品情報の管理を非常に効率的に行えます。

各システムとの連携

一元管理システムの導入を検討する際には、出店するショッピングサイトや利用しているWMS(倉庫管理システム)、決済システムなどと連携できるかどうかを確認しておくことが非常に重要です。

もしもこれらのシステムの中で連携できないものが存在すると、転記作業が発生する場合や手入力で情報を登録する必要が出てきます。

キャムマックスは連携できるツールが豊富であることも特徴の1つです。

例えば、決済システムでは「NTTファイナンス」、「GMOペイメントゲートウェイ」、「スコア後払い」などのシステムと連携が可能です。

また、手間がかかりがちな送り状発行も「ヤマト運輸」や「佐川急便」などの各運送会社のシステムと連携しているため、キャムマックス上で各サイトの発送情報をそれぞれの運送会社のシステムに取り込んで送り状の発行ができます。

そのほか、実店舗を持っている事業者であれば、スマレジと連携をすることでリアルの店舗とオンライン上の店舗それぞれの売上情報や在庫状況の一元管理、データの分析といった業務を効率的に行えます。

各システムとの連携の詳細はこちら

セキュリティについて

ネットショップの一元管理システムは顧客情報を取り扱うため、セキュリティの高さも重要なポイントとなります。

キャムマックスは、一般的なクラウドサービスで採用されているような全ての企業を1つのデータベースで情報管理する方式を取っておらず、それぞれの企業ごとに独立したデータベースで情報管理を行っています。

これにより、データの混在や情報漏洩のリスクを低減させています。

また、世界最高水準のセキュリティを誇るAmazon Web Servicesの環境下で稼働し、WAFを標準完備しているため、不正アクセス防止のための堅牢なセキュリティを備えています。

キャムマックスを販売している株式会社キャムがAWSのテクノロジーパートナーであり、AWSプラットフォームを高いレベルで活用している点も安心材料といえます。

サポート体制について

ツールを導入しても使い切れずにツールそのものが形骸化してしまう、もしくはトライアルを始めたけれども検証ができないまま終了してしまうといったことも少なくありません。

こうしたケースを防ぐために、キャムマックスでは電話・メールにて企業への導入と活用支援の実施、お困りごとの即時の解決をサポートしています。

サポートは全て無料ですので、ツールを利用する以外に追加の料金が発生することはありません。

また、トライアル期間からサポートを受けられるので、契約前にしっかりと利用方法を把握し、自社にフィットするかどうかを事前に見極めることができます。

導入を検討しているという段階でも、Zoomで機能説明や質疑応答などを実施しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

ECサイトの立ち上げに必要なチェックポイント

ECサイトの立ち上げ、運営に関する重要なチェック項目をまとめましたのでご活用ください。

まとめ

ネットショップの複数運営によって売上拡大の機会に繋がる一方で、ネットショップならではの業務や、店舗の増加に伴う業務が多く発生します。なおかつ、受注管理や在庫管理の難易度も店舗数に比例して上がっていくため、ミスや機会損失に繋がるリスクが高くなってしまいます。

複数の販売チャネル・店舗を一元管理できるシステムを活用することで、店舗が増えることによって生じるリスクを軽減しつつ、顧客満足度を高めることも可能です。

店舗の拡大を見据えている企業は早い段階での導入を検討し、管理システムを活用した業務フローを早期に組んでいくことをおすすめします。