電子請求書
機能オプション『電子請求書』
初期費用: 30,000円月額費用: 20,000円
得意先様へ請求書が一括で送信できる機能です。郵送のコストカットが見込める他、電子帳簿保存法にも対応しております
便利になる追加機能
- キャムマックスから得意先へ直接送信可能
- 請求書メールのテンプレートも編集可能
- 電子帳簿保存法対応
よくある質問
電子帳簿保存法対応に対応していますか？
はい、対応しております。
- システムから出力される各帳票類のPDFファイルは改ざん防止のため、書き換えが不可になっております。
- 一覧画面から取引日・取引先・金額などで検索が可能です。
- 締処理を行うことによりデータの追加・変更も不可となります。
- 訂正や削除の履歴もシステム内部で管理しております。
電子請求書のオプション機能でメール送信したファイルを別のファイルサーバなどで保存する必要がありますか？
保存する必要はございません。請求書一覧から出力されるPDFファイルと同じ内容がメールで送信されますので、別ファイルサーバなどで管理する必要はございません。
メールのテンプレートの編集はできますか？
メールテンプレートは編集可能です。また、cc,Bcc、Reply_to の設定が可能です。
請求書の一斉送信は可能ですか？
検索条件で指定を行い、送信対象の得意先へ一斉送信が可能です。
帳票のレイアウトの変更は可能ですか？
申し訳ございません、帳票のレイアウトの変更には対応しておりません。恐れ入りますが別オプションLinkPrintCLOUD等をご検討ください。
請求書データはPDFですか？
PDFファイルになります。PDFファイルのリンク先がメール本文に挿入されます。（リンクの有効期限は7日間です）
誤って2回メールを送信してしまう可能性はありますか？
発送済のデータを再度送信操作した場合、アラートが出て2重送信を防止します。
電子請求書とは
電子請求書は、従来の紙の請求書をPDF形式などに電子化したものです。
法律上も紙の請求書と同等の効力を持つものであり、電子帳簿保存法やインボイス制度の導入により今後さらに普及することが予想されています。電子請求書は多くの企業にとって業務効率化やコスト削減はもちろん、リモートワークなど新しい働き方にも対応しやすくなる点も注目されています。
紙に代わるデジタル化された請求書
従来、紙の請求書を使用する場合、印刷・封入・郵送といった一連の手間が必要であり管理や保存にも多くの労力がかかっていました。
一方、電子請求書はデジタルデータとしてやり取りできるため、メール添付やクラウド経由での送信が可能です。この仕組みによって、これまで必要だった印刷・封入・郵送といった手間を大幅に削減できます。また、システムと連携させることで自動発行が可能となり手作業によるミスも減少します。
キャムマックスではクラウド上で発行・電子メールでの送信も可能
キャムマックスの電子請求書オプションを利用することで、クラウド上(システム内)で紙の請求書と同じような外観を保ちながらPDF形式で発行・電子メールの送信、保存までを一元的に管理できます。
具体的には、売上の登録と連動してクラウド上で請求書データの作成と保存がシステム化されて、管理画面上から取引先へのメール送信が可能となります。また、管理画面上で請求書番号や発行日、取引先名といった特定の条件での検索が可能となります。
紙の請求書と同等の信頼性を持つ電子データ
電子帳簿保存法に基づき、電子取引に関するすべての書類はデータ形式での保存が義務付けられています。この事からも分かるとおり、電子請求書は紙の請求書と同等の効力証拠力を持ち、税務上も有効です。ただし、電子帳簿保存法で定められた以下の保存要件を満たす必要があります。
- タイムスタンプが付与されたデータを受領
- 受領したデータにタイムスタンプを付与
- 訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存
- 改ざん防止のための事務処理規程を策定、運用、備付け
- 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付けること
- 「⽇付・⾦額・取引先」の3つの要素で検索できること
引用：電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について(PDF)｜国税庁
キャムマックスの発行する電子請求書も電子帳簿保存法に対応しています。
電子請求書が求められる理由
電子帳簿保存法とインボイス制度の影響で広がるデジタル化の必要性
電子請求書が必要とされる背景には、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入が大きく影響しています。
電子帳簿保存法は企業が帳簿や書類を紙ではなく電子データとして保存・管理することを認める法律です。これにより、紙に限らずデジタルデータでの保存が認められています。
また、近年ではフリーランスで働く個人事業主の増加に伴い、電子請求書でのやり取りも増えています。インボイス制度の導入とともに適格請求書に対応した電子請求書(電子インボイス)に移行して、手間のかかる紙での請求書からデジタルデータによる管理が企業間で進んでいます。
企業のDX化によるニーズの高まり
近年、多くの企業がDXを推進する中、業務のデジタル化を進めており電子請求書の導入もその一環として位置付けられています。
電子請求書を導入することで、手作業に頼っていた請求業務を大幅に効率化できるほか、場所を問わずに請求業務を行うことができる点も大きな普及につながっています。
また、クラウドベースの電子請求書を活用することで、どこからでもアクセスできる環境が整います。これにより企業は人材の多様化や働き方の柔軟性を高め、全体的な業務効率と生産性を向上させることができます。
電子請求書のメリット
業務効率化の向上：紙の請求書にかかる時間を大幅カット
紙ベースの請求書は、請求書の作成から印刷・郵送・受領確認・保管といった一連の作業が必要であり、担当者にとって大きな負担となっていました。
キャムマックスでは管理画面上で請求書の発行から送付まで行うことができます。さらに大量の請求書を一括処理することも可能です。
コスト削減の実現：印刷費・郵送費を削減して経費を最適化
紙の請求書に関連するさまざまなコストを削減することで、全体的な経費を最適化することも可能です。請求書の郵送料・封筒代・切手代など直接的なコストはもちろん、物理的な保管スペースも不要になるため間接的なコスト削減にもつながります。
請求書管理を一元化：検索性と管理の向上
従来の請求書では膨大な量の書類をファイリングして保管することが求められていました。この作業には多くの時間と労力がかかり、必要な請求書を見つけるまでに手間取ることも珍しくありません。
キャムマックスの電子請求書はシステム上に保管・管理されているため、請求書番号や発行日、取引先名といった特定の条件での検索が可能です。また、再発行が必要な場合でもスムーズに復元・再送信できます。
リモートワークへの対応：場所を問わず請求業務を可能にする柔軟な働き方をサポート
働き方改革やリモートワークの普及により、電子請求書は柔軟な働き方を支える重要なツールとなっています。
キャムマックスでは請求書の作成から送付、保存までをインターネットを通じて一つの管理画面上で行うことができるため、従業員は自宅や外出先など場所を選ばずに請求業務を行えます。
また、リモートワーク環境でも電子請求書は高度なセキュリティのもと安全にデータを管理できるほか、災害などで出社ができない場合でも業務が停止するリスクを回避できます。