おすすめの発注管理システムを価格や機能面からご紹介！システム選びに失敗しないための選び方もご紹介

そもそも発注管理って何？初心者にもわかりやすく解説

発注管理とは、必要な商品や資材を仕入れるために「何を、どれだけ、いつまでに注文するか」を管理する業務のことです。

簡単に言えば、「足りないものをきちんと発注し、納期通りに受け取る」ための仕組みづくりです。

例えば、在庫が減っている商品を見て、「そろそろ仕入れないと売り切れそうだな」と思ったことはありませんか？発注管理は、その判断を勘や経験に頼らず、データに基づいて正確に行うためのプロセスです。

この業務がうまくいかないと、「商品が欠品して販売機会を逃す」「逆に、発注しすぎて在庫が余り、資金繰りに影響する」といった問題が起きやすくなります。

つまり、発注管理は「お金」と「在庫」をバランスよく回すための、とても大切な役割を担っているのです。

発注管理の方法は紙・Excel・システムどれがベスト？

発注管理を行う方法には、大きく分けて「紙」「Excel」「発注管理システム」の3つがあります。さらに、近年ではアウトソーシングやERPといった方法もあります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

紙（帳簿や手書き管理）

もっともシンプルなのが、発注台帳やノートなどを使った紙での管理です。コストはかからず簡単に始められますが、情報共有のしづらさや記入ミス、紛失のリスクが大きなデメリットです。少量の取引なら対応できますが、取引先や商品数が増えると現実的ではありません。

Excel（スプレッドシート）

ExcelやGoogleスプレッドシートを使った方法は、中小企業や個人事業でもよく採用されています。メリットは無料で始められる点と、ある程度のカスタマイズが可能な点です。しかし、手動入力が必要なためヒューマンエラーが起きやすく、複数人で同時編集する際にデータの不整合が起こりやすいという課題があります。

発注管理システム

発注管理を効率化するなら、クラウド型やオンプレミス型の発注管理システムが最適です。在庫と連動した自動発注や納期管理、購買履歴の分析など、Excelでは難しい業務をカバーできます。さらに、取引先とのやり取りや請求書発行もシステム上で完結できるため、属人化を防ぎ、正確でスピーディーな運用が可能です。

アウトソーシング（発注業務の外部委託）

発注業務そのものを外部の専門業者に委託する方法です。自社で担当者を抱える必要がなくなるため、人的リソースを削減できるメリットがあります。しかし、委託コストや情報共有のタイムラグ、管理の難しさといったデメリットもあるため、慎重な判断が必要です。

ERP（統合基幹システム）

ERPとは、販売・在庫・会計など複数の業務を一元管理するシステムです。発注管理を含むバックオフィス業務をすべて統合できるため、データの一貫性を確保し、業務全体の効率化を実現できます。ただし、導入コストが高く、運用に専門知識が必要なため、中小企業ではクラウドERPがおすすめです。

発注管理システム導入で得られる主なメリットを５つ紹介

多くの企業が発注管理を紙やExcelで行っていますが、取引先や商品数が増えると、ヒューマンエラーや情報共有の遅れ、在庫の不一致といった問題が頻発します。紙やExcelでは、在庫数のリアルタイム把握や発注状況の可視化が難しく、納期遅延や二重発注、過剰在庫などのリスクが高まります。

こうした課題を解決できるのが「発注管理システム」です。ここでは、システム導入で得られる主なメリットを解説します。

発注ミスや入力ミスを防げる

紙やExcelでは、担当者の入力漏れや計算ミスが原因で、誤発注や二重発注が起こりやすくなります。システムなら、在庫と発注データが自動連携するため、こうしたヒューマンエラーを大幅に削減できます。

在庫のリアルタイム管理が可能

紙やExcelでは、在庫データの更新が手動のため、「在庫があると思ったら欠品」「発注済みなのに反映されていない」といった問題が発生します。発注管理システムなら、在庫数や発注状況をリアルタイムで可視化でき、適正在庫の維持が可能です。

発注業務のスピードアップ

Excel管理だと、発注書の作成や在庫確認、メール送信など、多くの作業が手作業で発生します。システムでは、発注書の自動作成や取引先への一括送信、納期アラートなどの機能があり、業務を効率化できます。

コスト削減と人的リソースの最適化

属人化した発注業務は、担当者が休職・退職すると大きなリスクになります。発注管理システムを導入することで、業務標準化と省人化が進み、人件費やトラブル対応コストを削減できます。

データ活用による発注精度の向上

システムには、過去の発注履歴や仕入れ単価、納期実績を分析する機能があります。これにより、発注の精度を高め、仕入れコストの最適化や発注タイミングの改善が可能になります。

発注管理システムを選びに失敗しない４つのポイントをご紹介

発注管理システムを導入しようと思っても、種類が多すぎて「どれを選べばいいのかわからない」という方も多いでしょう。ここでは、失敗しないために押さえておきたい4つの選定基準をご紹介します。

自社の業務に必要な機能が揃っているか

発注管理システムには、在庫連動、発注書の自動作成、納期管理、購買履歴の分析など、さまざまな機能があります。

しかし、すべての機能が必要なわけではありません。「どんな課題を解決したいのか」を明確にしたうえで、それに対応できる機能があるかを確認しましょう。

例：在庫管理を重視するなら在庫同期、複数拠点ならマルチロケーション対応が必須。

使いやすさと操作性

どんなに高性能なシステムでも、現場で使いづらければ意味がありません。

そこで、無料トライアルやデモを利用して、直感的に操作できるUIか、スマホやタブレット対応があるかも重要な判断基準です。特に、倉庫や現場での利用を考える場合はモバイル対応の有無を必ず確認してください。

コストとのバランス

発注管理システムの料金は、月額数千円のクラウド型から数十万円の本格的なERPまで幅広いです。

価格の安い高いで選ぶのではなく、必要な機能を過不足なく搭載したプランを選び、コストと機能のバランスを見極めることがポイントです。

サポート体制と将来的な拡張性

導入後に不具合や質問が出たとき、迅速なサポートを受けられるかどうかは非常に重要です。また、将来的に事業が拡大したときに、在庫管理や会計システムなど他の業務と連携できる拡張性があるかも確認しておきましょう。API対応や外部連携機能を備えたシステムは、長期的な運用に向いています。

発注管理システムの主な機能とは？業務効率化を実現する便利機能を解説

発注管理システムには、単なる「発注書作成」だけでなく、業務全体を効率化するさまざまな機能が搭載されています。ここでは、企業規模を問わず役立つ代表的な機能をご紹介します。

発注書の自動作成と送信

発注先や品目、数量を登録するだけで、発注書を自動で作成し、メール送信やPDF出力が可能です。これにより、Excelや手書きでの書類作成の手間を削減できます。

在庫連動と欠品アラート

在庫データとリアルタイムで連動し、在庫が一定数を下回ると自動でアラートを通知します。発注漏れや過剰在庫を防ぎ、適正在庫を維持できます。

納期管理とリマインダー機能

発注ごとの納期をシステムで一元管理し、納期が近づくとアラートで知らせる機能があります。納期遅れを防ぎ、取引先との信頼関係を維持できます。

発注履歴と購買分析

過去の発注履歴を簡単に検索でき、仕入れ単価や取引回数を分析するレポート機能も搭載。コスト削減や発注精度の向上に役立ちます。

取引先・仕入先のマスタ管理

取引先情報を一元管理できるため、発注時に情報を毎回入力する手間を省けます。仕入れ先ごとの条件や担当者情報も簡単に確認可能です。

請求・支払管理との連携

発注データをもとに、請求書や支払予定表を自動で作成できます。会計システムとのAPI連携にも対応しているため、バックオフィス全体の効率化につながります。

おすすめの発注管理システム6選！機能と価格を比較して紹介

それでは、企業が導入する際におすすめの発注管理システムをご紹介していきます。

キャムマックス

キャムマックスは、中小企業の店舗やネットショップ運営にかかわるあらゆる業務を効率化できる一元管理クラウドシステムです。中でも発注管理には、商品の発注点や発注数量を登録することにより、 自動で発注データを作成する機能がついています。しかも、複数店舗やサイト、倉庫などそれぞれの拠点ごとに登録可能です。

楽楽販売

楽楽販売は、販売管理に特化したクラウドシステム。プログラミングの知識が無くても、データベース、入力フォーム、画面設定、操作メニューなどを自社に合わせてカスタマイズできるのが特徴です。

助ネコ発注管理

助ネコ発注管理は、単独でも利用可能なシステムですが、受注管理、商品登録、在庫管理、Web領収書と合わせた助ネコEC管理システムのうちの一つとなっています。発注管理には、データを入力して発注書を作成するまでの業務が含まれています。

Bカート

Bカートは、BtoBの受発注業務を効率化するクラウドシステムです。BtoC向けの発注管理システムには搭載されていないケースの多い、複雑な取引条件やシステム要件に対応しているのが特徴です。

ネクストエンジン

ネクストエンジンは、ECサイトの運営コスト削減を目指す一元管理システムです。発注管理は在庫管理と連携しているため、在庫数に応じて発注量を自動計算し、発注書を作成可能。在庫が不足しそうな時などに通知してくれます。

CROSS MALL

CROSS MALLも、ネットショップ運営にかかわる業務を効率化するための一元管理システムです。発注管理機能に関しては、仕入先別の発注データを作成することができ、仕入表と不足商品の突き合わせが不要といった内容になっています。

発注管理システム探しでお困りなら「キャムマックス」がおすすめの理由

発注管理システムは、紙やExcel管理の限界を解消し、業務効率化・ヒューマンエラー防止・在庫最適化を実現するために欠かせないツールです。しかし、数多くのシステムから最適なものを選ぶのは簡単ではありません。

そんなときにおすすめなのが、クラウドERP「キャムマックス」です。

キャムマックスには商品マスタの発注ロット数の設定が可能で、発注時はロット数の倍数以外は入力不可としてエラーを出すことができる発注管理機能はもちろん、在庫管理、販売管理、購買管理、会計連携といった幅広い機能が搭載されており、バックオフィス業務を一元管理できます。複数拠点やリモート環境にも対応しているため、中小企業から成長企業まで安心して導入できます。

「発注管理だけでなく、在庫や請求もまとめて管理したい」という方は、まずはキャムマックスをチェックしてください。業務効率化とコスト削減を両立できる強力な選択肢です。

FAQ（よくある質問）

Q1. 発注管理システムとは何ですか？

A：発注管理システムとは、企業が必要とする商品や資材などの発注業務をサポートするためのソフトウェアです。具体的には、発注依頼の集約から発注書の作成、注文先の選定、データ共有や履歴管理までを行うことができます。また、在庫管理や販売管理機能と連携することで、ヒューマンエラーの削減や在庫数の最適化にもつながります。

Q2. エクセルでも発注管理はできると思うのですが、専用システムを導入する必要がありますか？

A：エクセルやスプレッドシートでも発注管理は可能ですが、注文品目が増えたり拠点が複数になると入力ミスや属人化が起こりやすくなります。発注管理システムでは、こうしたミスや作業負担を軽減できます。中小企業においても、長期的に見てコスト面・業務効率の両面で有効な選択肢といえます。

Q3. 発注管理システムの選び方のポイントは何ですか？

A：発注管理システムを選ぶ際は、まずコストが自社の予算に見合っているかを確認しましょう。ただし価格だけで判断せず、どのような機能が備わっているかもあわせてチェックする必要があります。また、既存の在庫管理システムや生産管理システムとの連携が求められる場合は、それらのシステムとどのように連携できるかどうかという点も重要です。

Q4. 中規模ECサイトでも導入可能なおすすめシステムはありますか？

A：はい、キャムマックスをはじめとして中規模のECサイト向けの発注管理システムは多数存在します。中でも『キャムマックス』は発注管理だけでなく、販売・在庫・会計管理までカバーできるERPシステムとなっています。導入ハードルも比較的低く、実店舗を含む複数チャネルを持つ企業でも柔軟に対応できる設計となっています。

Q5. 複数拠点やECモールなどのデータを一括で管理できますか？

A：発注管理システムの中には、複数の拠点やECモール、倉庫などを一括で管理できる機能を持つものも多くあります。『キャムマックス』では、それぞれの拠点ごとに発注点や数量を設定することで、在庫状況に応じた発注書の自動作成が可能です。これにより、個別の担当者が都度対応しなくても正確な発注が行え、業務の負担軽減と効率化が同時に実現します。EC業務と実店舗を併せ持つ企業には特に有効な機能です。