発注管理システムのおすすめをご紹介！導入するメリットから選ぶポイントまで徹底解説

発注管理とは

発注管理とは、企業が必要とするものを「注文する」管理です。注文するモノには、原材料や部品などの資材だけでなく、文房具や備品などの消耗品も含まれます。

個人であれば、思いついた時に好きなところで好きなものをすぐ購入することができますが、会社の場合そうはいきません。

様々な書類が必要となりますし、注文数も膨大ですし、何がいつ、どれくらい必要なのか予測して、計画通りに注文する必要があります。

企業によって部署の分担が異なることもありますが、基本的な発注管理の業務は以下の流れになります。

• 各部署から集めた購買依頼書を元に、注文先を決定します。
• 注文するものによって発注方式を決めます。
• 発注書を作成して送付します。

このように、発注管理はお金の計算が含まれる重要な業務です。

発注管理の方法

こうした企業の発注管理は、完全なマニュアル作業以外に、どのように行われているのか見ていきましょう。

エクセルやスプレッドシート

パソコンにあらかじめ搭載されていたり、無料で利用できるといった理由から、多くの企業でエクセルやスプレッドシートを利用した発注管理表が作成されています。

実際、エクセル用発注管理表の無料テンプレートなども存在するので、作り方がわからなくてもはじめやすいというメリットがあります。

一方で、注文先や品目、注文件数が膨大になると、縦横に長いシートができてしまい、使いにくくなっていきます。

担当者を決めなければ、入力ミスやうっかり削除を防ぐことが難しくなります。他の業務と連携させることも難しいでしょう。

発注管理システム・アプリ

発注管理システム・アプリは、発注管理のために作られた機能が充実しています。

エクセルのような一覧表はもちろんのこと、テンプレートなどを使って簡単に注文書を作成できる機能などがついています。

また、場合によっては発注管理だけでなく、在庫管理や販売管理システムとも連動できます。

物理的に離れている場所で、リアルタイムでデータを共有できるのも、発注管理システムやアプリの大きな機能です。

発注管理システム・アプリを導入するメリット

それでは、発注管理システム・アプリを導入するとどのような利点があるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

工数の削減

完全な手作業を含め、エクセルやスプレッドシートなどの場合、発注管理表は作れたとしても、それを元にした発注書の作成や実際の発注はさらに人の手が必要になります。

発注管理システム・アプリは、このような作業もすべて行ってくれることが多いため、人件費や時間の削減につながります。

人為的ミスの削減

人が行う作業は、いくら気を付けていてもミスがつきものです。とは言え、誤発注で桁違いの注文をしてしまったという場合には、大変な損失につながります。

発注管理システム・アプリの導入で、人の手による作業が少なくなる分、このような人為的ミスも削減できます。

業務の属人化を防ぐ

エクセルを使える人が限られる、ミスを減らしたいので決まった人しかできないといった理由で、発注管理の入力が属人化しているケースも多々あります。

発注管理システム・アプリなら、多くの部署でデータを共有することができるため、常にオープンな環境が実現します。

発注管理システム選び方のポイント

上記のような発注管理システム導入メリットを踏まえ、選ぶ際に何をポイントにしたら良いのか、お伝えしていきます。

重要なポイントは以下になります。

• コスト
• 機能
• サポート

コストに関しては、予算もあるでしょうし、できるだけ無料や安価な方が良いというのは当然です。

ただ、やはり価格によって使える機能やサービスが異なるため、発注管理システムやアプリを価格で選ぶことはおすすめできません。

次に確認して欲しいのが、細かい機能です。一口に「発注管理」と言っても、実際はシステム・アプリによって含まれる範囲や機能が異なります。

特に、他業務との連携をどこまで行いたいのか、もしくは単独で発注管理システムだけで良いのかという点に注意して選んでください。

発注管理システムは、エクセルなどと違って独自の仕様となっているため、サポートの有無や方法も大切な比較ポイントです。

困った時にすぐ相談できるだけでなく、システム自体の更新やセキュリティ対策がこまめに行われているかもチェックしてください。

おすすめの発注管理システムをご紹介

それでは、企業が導入する際におすすめの発注管理システムをご紹介していきます。

キャムマックス

キャムマックスは、中小企業の店舗やネットショップ運営にかかわるあらゆる業務を効率化できる一元管理クラウドシステムです。中でも発注管理には、商品の発注点や発注数量を登録することにより、 自動で発注データを作成する機能がついています。しかも、複数店舗やサイト、倉庫などそれぞれの拠点ごとに登録可能です。

楽楽販売

楽楽販売は、販売管理に特化したクラウドシステム。プログラミングの知識が無くても、データベース、入力フォーム、画面設定、操作メニューなどを自社に合わせてカスタマイズできるのが特徴です。

助ネコ発注管理

助ネコ発注管理は、単独でも利用可能なシステムですが、受注管理、商品登録、在庫管理、Web領収書と合わせた助ネコEC管理システムのうちの一つとなっています。発注管理には、データを入力して発注書を作成するまでの業務が含まれています。

Bカート

Bカートは、BtoBの受発注業務を効率化するクラウドシステムです。BtoC向けの発注管理システムには搭載されていないケースの多い、複雑な取引条件やシステム要件に対応しているのが特徴です。

ネクストエンジン

ネクストエンジンは、ECサイトの運営コスト削減を目指す一元管理システムです。発注管理は在庫管理と連携しているため、在庫数に応じて発注量を自動計算し、発注書を作成可能。在庫が不足しそうな時などに通知してくれます。

CROSS MALL

CROSS MALLも、ネットショップ運営にかかわる業務を効率化するための一元管理システムです。発注管理機能に関しては、仕入先別の発注データを作成することができ、仕入表と不足商品の突き合わせが不要といった内容になっています。

まとめ

発注管理はエクセルで十分という方でも、一度システムを導入すると、「どうしてもっと早く導入しなかったんだろう」という感想が必ず聞こえてきます。

時間をお金で買うと考えてはいかがでしょうか。

発注管理システムを導入して業務の効率化を図りたいとお考えなら、さらに一歩進んでキャムマックスのような一元管理システムを導入してみませんか？

というのも、〇〇管理というように各管理ごとにシステムを導入していると、お互いの連携が難しくなり、効率化も中途半端になってしまう可能性が高いからです。

一元管理システムなら、あらゆる業務や管理をまとめてできるので、各拠点や部署の連携もスムーズに行うことができます。

興味があるという場合には、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。