自動発注システムなら簡単に在庫の適正化が実現！業務の効率化におすすめ

発注業務の課題

従来のような手作業で発注業務を行う場合に課題となっているのは、以下のような問題です。

人的ミス

発注担当者が注文書の記入ミスや数え間違い、計算ミスなどをしてしまうことがあり、その結果商品の不足や余剰が発生するケースがあります。

属人化

需要予測や発注点の計算には数式の知識に加え、自社のデータを参照する必要があるなど誰もが簡単にできるというわけではありません。

こうしたことから、いつも決まった従業員に頼ってしまうというケースが見られます。

連携が難しい

「社内の様々なデータを元に発注量や発注点を決めたいが、手作業ではすぐに参照することができない」という問題があります。

特に複数の部署の発注をまとめて行う場合などは、各部署とのスムーズな連携がないと時間がかかってしまいます。

自動発注とは？

自動発注とは、在庫管理や生産管理などのシステムによって、一定の条件が満たされた場合に自動的に発注を行う仕組みのことを指します。

具体的には、在庫が一定数以下になった場合や、納期に間に合わなくなる場合など、あらかじめ設定した条件に応じた発注が自動的に行われます。

自動発注は、生産性の向上や在庫の適切な管理、納期の遵守などに貢献することが期待されています。

自動発注の仕組みや発注点について

自動発注において発注点とは在庫数量の最低ラインを指し、あらかじめ設定した発注点に達すると自動的に発注が行われるようになっています。

例えば商品の発注点を50個に設定した場合、在庫数が50個以下になると自動的に発注が行われ、51個以上になると発注が停止するという仕組みです。

発注点は、「1日の平均出荷量×調達期間+安全在庫」という計算式で求められますが、自動発注ではこの計算を自動で行います。

自動発注システムとは

自動発注システムとは、企業や店舗などの在庫管理において在庫数を監視し、あらかじめ設定された発注点や発注量を元に必要な商品を自動的に発注するシステムです。

欠品や在庫過剰を防止し、効率的な在庫管理を実現することができます。

自動発注システムは、バーコードリーダーやRFIDなどの自動認識技術を活用し、商品の入出庫を自動的に把握することで、リアルタイムな在庫情報を管理することができます。

また、発注履歴の管理や在庫数の予測機能がついていることも多く、在庫管理にかかる手間や時間を大幅に削減することができます。

自動発注システムの種類

自動発注システムの中でも含まれる機能や発注点の計算方式が異なります。

近年増加中なのはAIなどが需要予測を行う機能がついた自動発注システムで、この場合は最適発注点の計算や設定を行わなくてもすべて自動で発注が可能です。

需要予測機能がついていても、自社のデータではなく業界の平均値などを参照しているシステムや、過去のデータをもとに算出した予測を使っているシステムもあります。

最も手動に近いのが需要予測機能が付いておらず、単純に売れた分だけ自動で発注する、あらかじめ決めておいた発注点に達したら自動発注するといったシステムです。

もちろん需要予測から最適在庫を自動発注してくれるシステムの方が効率的ですが、それなりに費用もかかるため、予算との比較検討が重要になります。

自動発注システム導入のメリット

人が計算して発注業務を行っている場合に自動発注システムを導入するとどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

過剰在庫や在庫不足の削減

自動発注によって在庫数を最適化することができます。発注点を設定することで、在庫不足をなくし、発注数を調整して過剰在庫を防止することも可能です。

発注業務の工数削減

自動発注システムによっては需要予測に基づき自動で発注点を計算して最適な在庫数を発注してくれる機能がついていることがあるため、人が複雑な計算を行う必要が無くなります。

自動発注によって発注手続きの手間や時間を削減するだけでなく、人為的なミスや遅延を減らし、生産性を向上させることができます。

コスト削減

自動発注によって、発注処理の手間や人件費を削減することができるほか、適切な在庫管理によって、在庫コストの削減につながります。

自動発注システムのデメリット

このように便利な自動発注システムですが、これまでの発注方式を変えることからうまく使いこなせずに無駄な投資となるケースも多くなっています。こうした負の側面を挙げてみます。

導入に時間や費用がかかる

自動発注システムを導入する際は構築や運用管理に必要なコストや時間がかかることに加え、従来の発注方式から切り替えるにあたって関係業務の流れも変更しなければならないことが考えられます。

自動の範囲が限られる

需要予測から発注まですべて自動というものもありますが、自動発注システムによっては、あらかじめ設定された発注点に基づいて発注が行われるものもあります。

その場合は、結局人の手で予測を行い発注点を決めるという作業が発生するため、見極めを誤ったり設定を間違えた場合に誤発注となる可能性があります。

自動発注システム導入・活用に失敗しないためのコツ

自動発注システムを導入する前や導入後にうまく活用していくために注意したい点を確認していきます。

導入前の検討を慎重に行う

自動発注システムが自社の業務フローに合っているか、導入に伴うコストや期間はどれくらいかかるのか、導入後の運用体制をどうするのかなどを導入前に検討しておくことをおすすめします。

特に同じ自動発注システムでも自動で行われる範囲がそれぞれ異なるため、注意が必要です。

研修を怠らない

自動発注システムを導入したからと言って、従業員は何もしなくてもよいというわけではありません。

需要予測や適正在庫のあり方などに関する知識を身につけ、システムの仕組みを理解しておくことでより運用の精度が高くなります。

キャムマックスは自動発注対応のERPシステム

キャムマックスは中小企業向けに開発されたERPシステムで、在庫管理機能から財務会計まであらゆる業務をひとまとめにして効率化することが可能です。

従来の手作業で発注業務を行っている場合には、前日の売上や入荷予定情報、在庫情報を出力してエクセルで発注検討資料を作る作業に時間がかかって困るという声も増えています。

キャムマックスは、店舗や商品ごとの適正在庫数を管理することができ、自動発注機能で発注検討データを出力することができます。また、これをそのまま発注データとして登録することも可能です。

高い費用は払えないという場合でも、キャムマックスは月額7万円からご利用いただけますので、自動発注システムの導入をお考えの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。