BIツールとは？ダッシュボードを作成してメリットを最大化させる

BIとは？

BIは、Business Intelligence（ビジネスインテリジェンス）の略称で、組織や企業が持つデータを収集・分析・可視化して意思決定や戦略策定に活用するための手法やツールを意味します。

BIの目的は、ビジネス上の意思決定をサポートすることです。BIは、様々なデータソースからデータを抽出して統合・分析し、企業の業績や市場動向、顧客の傾向といった重要な情報を把握する役目があります。

実はこのBIは、現代の新しい技術が進む中で生まれた言葉のように感じますが、言葉そのものは1800年代にすでに生まれていて、当時は収集した情報を活用して利益に結び付ける能力として使われていました。

そこから時を経て、現在では従来の「情報」を意味するものがビッグデータに置き換わり、PCで確認ができるものというイメージに変わってきたと言えるでしょう。

BIツールとは？

BIツール（Business Intelligence Tools）は、多くのビジネスデータを収集し、分析して視覚的にわかりやすく表示するソフトウェアです。

導入することでデータを整理し、分析することで有益な情報を抽出し、戦略的な意思決定をサポートするのに役立てることができます。

Excelとの比較・主な違い

ExcelとBIツールの主な違いは以下になります。

データ規模と処理能力

Excelはデータの規模に制限があり、大量のデータを扱うのが難しいことがあります。

一方、BIツールは大規模なデータセットを効率的に処理し高速なデータ分析が可能です。

データ統合と自動化

Excelはデータを手動で入力・統合する必要があり、エラーや作業時間のコストも発生しますが、BIツールではデータ統合を自動化し、異なるデータソースからのデータも容易に取り込むことができます。

可視化とダッシュボード

Excelでもグラフやチャートの作成は可能ですが、BIツールはダッシュボード作成に特化しており、視覚的な部分はもちろん、より詳細なデータにもアクセスしやすいインターフェイスとなっているのが特徴です。

リアルタイム分析

Excelではリアルタイムデータ分析は難しく、更新が手動で行われることが一般的です。

一方、BIツールを利用すれば各システムと連携ができたりデータを常にリアルタイムの状態に保つことができます。

BIツールは大規模なデータセットの処理、可視化、自動化、リアルタイム分析など、Excelでは難しいタスクを効率的に実行できる強力なツールです。

Excelは表計算ソフトウェアである一方、BIツールはデータ分析とビジュアライゼーションに特化しており、データドリブン経営をサポートします。

クラウドで利用できる定番のBIツール

Tableau（タブロー）　高いシェア率を誇るBIツール

Tableauは、データの視覚化と分析に特化したBIツールで、直感的なドラッグ＆ドロップインターフェースを備え、複雑なデータセットからも容易に洞察を得ることができます。

さらに、リアルタイムデータの分析や共有が可能で、多様なデータソースに対応しています。

また、モバイル対応や豊富なカスタマイズオプションも特徴です。

Amazon QuickSight　AWSで使えるBIツール

Amazon QuickSightは、AWS（アマゾンウェブサービス）が提供するクラウドベースのBIサービスです。

スケーラビリティとコスト効率に優れ、AWSのデータストレージサービスとの統合が容易です。

また、ユーザがデータを簡単に視覚化しインサイトを共有できるように設計されているほか、機械学習に基づく予測や異常検知機能も備えています。

Looker Studio　Googleの提供するBIツール

Looker Studio（旧Googleデータポータル）は、Googleが提供する無料のBIツールで、データのカスタマイズと共有を容易にすることができます。

800以上のデータソースに簡単に接続でき、直感的なレポート作成機能を提供します。

また、自動化されたダッシュボード共有やチャートの作成が可能です。

Google Cloudのサポートやシステム管理機能を備えた有料の「Looker Studio Pro」も提供されています。

BIツールの選び方

既存システムと連携できるのか確認する

BIツールを選ぶ際には、既存のシステムとの連携がスムーズに行えるかどうかを確認することが重要です。

データの収集や統合が円滑に行えることで、既存のデータ資産を最大限活用できます。

新しいBIツールが既存のシステムと統合できるAPIやデータ接続オプションを提供しているかをチェックしましょう。

企業の抱える問題・課題が解決できるものを選ぶ

BIツールは、企業ごとに異なる課題や目標に対応するために多彩な機能を提供しています。

まず、自社が直面する具体的な問題や課題を明確にし、それらを解決するのに役立つ機能や特性を持つBIツールを選びましょう。

たとえば、売上分析、在庫最適化、顧客セグメンテーションなど、具体的なビジネスニーズに合致するかどうかを確認することが大切です。

同業の活用事例があるツールを選ぶ

同じ業界の競合他社がどのようなBIツールを利用しているかを調査し、その活用事例を参考にすることも一つの方法です。

業界独自のニーズや課題に適したツールを選ぶことで、より効果的なデータ分析が可能になります。

また、競合他社の事例はツールの実際の使用感や効果を把握するのにも役立ちます。

有料版と無料版の違い

マイクロソフトの『Power BI』やGoogleの『Looker Studio』などのBIツールは、基本機能を備えた無料版と、より高度な機能やサポートを提供する有料版があります。

無料版はコストを抑えつつ利用できるので小規模なプロジェクトやスタートアップに向いていますが、データ量の制限や機能の制約があることがあります。

機能面を比較し、自社の予算や規模に合ったツールを選ぶことをおすすめします。

BIツールの主要機能　データ分析からレポーティングまで

現在多くのBIツールがあり、機能や特徴も様々です。

そのため、以下に挙げている機能が必ずしも含まれるというわけではありませんが、BIツールの中核となるものをご紹介します。

データの集約・集計

BIツールの基本的な機能の一つは、複数のデータソースからのデータを集約し集計することです。

これにより、企業は異なるシステムやプラットフォームに散らばっているデータを一元的に管理し、全体的なビジネスの状況を把握することができます。

データの分析

BIツールは、集約されたデータを深く掘り下げ、洞察を得るための多様な分析機能を提供します。

これには、基本的な数値分析からより複雑な統計的分析までが含まれます。

データの可視化

分析結果をチャート、グラフ、ヒストグラムなどで可視化して、データをより簡単に利用できるようにします。

トレンド分析とパターン認識

トレンド分析は、データの時間的変化を追跡し、将来の傾向を予測するのに役立ちます。

また、パターン認識を通じてデータ内の重要な関係性や異常なパターンを特定することができます。

これらの分析は、市場の変化を理解したりビジネス戦略を調整するのに非常に有効です。

予測分析とデータマイニング

BIツールは予測分析とデータマイニングを支援します。

データマイニングとはビッグデータから価値を引き出す（掘り起こす）作業であり、一見して相関関係のない商材や商品を購入者データに基づき、AIによる機械学習を使い各データの繋がりを発見することができます。

これにより、将来の出来事や傾向を予測して戦略的な意思決定を行うのに役立ち、過去の顧客購買履歴から将来の購買行動を予測してマーケティング戦略を最適化できます。

OLAP（オンライン分析処理）

OLAP（Online Analytical Processing）は、多次元的なデータ分析を可能にする技術です。

たとえば、売上や顧客数を分析するために、商品別や支店別（地域別）、時間別、顧客別などの軸をからめてレスポンスを返す仕組みのことです。

これにより、データを様々な視点から迅速に分析し、複雑なクエリに対しても即座に分析データを導き出すことが可能になります。

データの可視化

複雑なデータセットをグラフ、チャート、地図などの視覚的な形式に変換することで、データの理解を深めより迅速な洞察を得ることができます。

これらを可視化することにより、データのトレンド、パターン、異常が直感的に把握でき、データ分析の結果を容易に把握・理解できます。

レポート作成

BIツールは、データ分析結果をまとめてレポートとして出力する機能を提供します。

簡単にカスタマイズ可能なレポートを作成し、データの要約や洞察を共有できます。

これにより、経営陣やチームメンバーに対して効果的な情報共有が実現します。

また、定期的なレポートの自動生成や配信も可能となります。

ダッシュボード

ダッシュボードは、BIツールの中心的な機能の一つであり、重要なデータや指標を一目で把握できるように設計されています。

ビジュアルに豊かで直感的なインターフェースを通じて、ユーザはリアルタイムでビジネスのパフォーマンスを追跡し、迅速な意思決定を行うことができます。

ダッシュボードは、複数のデータソースからの情報を統合しグラフやチャートなどの形式で表示します。

KPI管理

ダッシュボードは、KPI（重要業績評価指標）管理にも非常に役立ちます。

たとえば、売上目標、利益率、顧客獲得数などをKPIとして設定し、リアルタイムにトラッキングします。

また、ダッシュボードに展開することも可能で、KPIが目標に対してどの程度進捗しているかを一目で確認できます。

BIツールを活用したKPI管理は、組織のパフォーマンスを最適化し長期的なビジネス成果を実現するための重要な手段と言えます。

BIツールの活用方法

BIツールを活用できる場面は多岐にわたります。どのような場面で活用できるか見ていきましょう。

顧客分析

BIツールを使用して購買履歴、デモグラフィック情報、行動データなどの要素を考慮し、顧客セグメントを特定することができます。この結果をマーケティングや販売戦略に活用することができます。

また、顧客満足度の調査結果やフィードバックデータを分析し、顧客の満足度や不満の要因を特定することができます。これにより、顧客満足度向上に役立てることができます。

在庫分析

BIツールを使用して在庫データをリアルタイムで取り込み、グラフやチャートで在庫の数量や状態を表示することができます。また、在庫回転率を計算して分析することもできます。

過去の販売データや需要のパターンを分析することで、在庫の需要予測を行うことも可能です。

予実分析

BIツールを使用して、予算と実績の差異をグラフやチャートで表示し、具体的な数字や割合で分析することができます。これにより、予算の達成度や予算配分の効果を評価することができます。

ダッシュボードやレポートに予算と実績の主要な指標やKPIを含めることができるため、ビジネスの予算管理目標を達成する助けになります。

帳票や書類の自動作成

帳票や書類作成のために多くの企業で使用されているエクセルですが、人の手で入力して管理しなければならないということが課題となっています。

BIツールの場合、可視化したデータを様々な形で自動出力することができます。

BIツールの導入メリット

BIツールを導入するメリットは多いですが、主なものをまとめました。

生産性の向上

BIツールによってこれまで人の手で行われていた入力やレポート作成などの業務が自動化されることで、データ入力の際のミスやデータの消失といったアクシデントが無くなるため時間やコストが大きく削減できます。

コストの削減と同時に利益の増加というのもBIツール最大のメリットで、従業員の意欲や満足度が向上した結果も含まれます。

意思決定の迅速化

経営方針や戦略の意思決定にもBIツールは役立ちます。様々な部署から取り寄せたデータをまとめるのに時間がかかっていると、スピーディーな対応は望めませんが、リアルタイムのデータをすぐに提出できれば素早い意思決定ができるため、売上アップやコスト削減など企業にとって良い影響をもたらします。

BIツールの導入デメリット　課題と解決策

メリットがある一方で、BIツールを導入する際のデメリットも考慮に入れる必要があるでしょう。最も大きなデメリットは導入にあたっての業務プロセス見直しに時間がかかるということです。これまで行っていた業務を今後はBIツールが担うため、その業務を担当していた従業員にBIツールを任せることも考えられますが、企業内でやり方を変えるということは大きな労力を必要とします。

ツールを使いこなせるようになるまでの時間とコストをデメリットにしないためにも、プロジェクトのチームを作り、目的をもってしっかりと計画をたてましょう。

BIツールが活用されるシーン

経営・財務部門の場合

経営や財務部門では、BIツールを主に企業の財務状況の分析、予算計画、リスク管理、そしてパフォーマンスの追跡に活用します。

BIツールを使用することで、収益、費用、キャッシュフローなどの重要な財務指標をリアルタイムでモニタリングし、よりデータに基づいた意思決定を行えます。また、過去のデータを分析することで、将来の財務予測の精度を向上させ、効果的な予算編成や投資計画の立案に役立てることができます。

営業・マーケティング部門

営業・マーケティング部門では、BIツールを主に顧客データの分析、市場トレンドの把握、キャンペーンのパフォーマンス評価、販売予測などに活用しています。顧客の購買履歴や行動パターンを解析することで、ターゲット顧客のニーズを深く理解し、個別に合わせたマーケティング戦略を立てることができます。

また、販売データや市場の変化を分析することで、効果的な販売戦略を策定することができます。

BIツールの活用をおすすめしたい企業とは？

BIツールは大企業が使うものと思っている方もまだまだ多いですが、実は一番おすすめしたいのは中小企業です。中小企業で多い人手不足という課題やデジタル化が進んでいないという課題を一気に解決へ導くのがBIツールだからです。

デジタル化を進めようにも先立つお金が無いという場合でも、無料ツールを始めとした手軽に活用できるBIツールはたくさんあります。経営課題を抱えているという場合には、ぜひBIツールの導入を検討することをおすすめします。