リネンサプライにおすすめのシステム3選 主な機能と導入によるメリットを解説
リネンサプライ

リネンサプライにおすすめのシステム3選 主な機能と導入によるメリットを解説

リネンサプライ業務において、在庫管理やクリーニングの進捗、貸出し・返却の追跡など、手作業による管理には多くの時間と労力がかかります。こうした煩雑な作業において、管理システムを導入することで業務を正確・効率的にすることができます。

このページでは、リネンサプライ事業者に向けたおすすめの管理システムをご紹介します。

リネンサプライとは?


リネンサプライとは、ホテル、病院、介護施設などで使用されるリネン(シーツ、タオル、ユニフォームなど)のレンタル、洗濯、納品、回収を行うサービスです。

このサービスは、各施設がリネンの管理や洗濯を自分で行う負担を軽減し、清潔で整ったリネンを提供することを目的としています。

リネン業務向け管理システムの主な機能


管理システムを導入することで、具体的に以下のような作業を効率化できます。


売上管理や請求管理の一元化


リース料やレンタル料を自動で計上する機能により、手動入力の手間を削減しミスを防ぎます。

ホテルや病院など各施設のニーズに合わせて、契約形態や料金設定を柔軟にカスタマイズできます。

また、契約情報をシステムで一元管理することで請求書の発行や入金管理が効率化されます。


在庫管理


現在の在庫数や状態(使用中、クリーニング中など)をリアルタイムで確認できます。

また、タオル・シーツ・ユニフォームなどさまざまなリネン製品の管理が可能です。

貸出・返却管理、所在管理・ステータス管理を統合的に行い、返却予定日や貸出情報を一元管理します。


バーコードやRFIDタグの活用


リネン製品にバーコードRFIDタグを付けることで、入出庫管理や在庫管理をさらに自動化します。

これにより個体識別も可能となり、入出庫の時期や洗濯回数などのデータを管理できます。

リネンの使用場所や使用状況が可視化され、適切な在庫管理業務が行えます。


データ連携


ご紹介するシステムの中には、納品情報や洗濯情報を工場と連携させ、リアルタイムで進捗状況をデータ共有することも可能です。

これにより、入力業務の効率化とさらなるミスの削減を実現します。

 なぜリネン管理システムが必要なのか?


これまでのアナログな管理方法だと以下のような問題が発生します。


  • 在庫数を正確に把握できず、必要な時にリネンが不足したり、逆に過剰な在庫を抱えてしまう。
  • 紛失や未回収のリネンが発生しやすく顧客満足度が低下する。
  • リネンの使用量やサービス内容に応じて発行する請求書作成に時間がかかる。
  • 特定のリネンがどの顧客にどの程度使用されているのか把握しづらい。


アナログなリネン管理で起こりうる具体的なミス


  • ホテルで使用するタオルを数え間違え、実際には50枚しかないのに、在庫表には100枚あると記録されている。
  • 病院で使用したシーツを回収する際、手動で記録していたために一部のシーツが記録されずに紛失した。
  • リネンの使用履歴や状態を手動で管理していたため、劣化したタオルの提供を続けていた。
  • クリーニングに不具合があったが、どのリネンがそれに該当するのか把握に手間取った。


など、アナログな管理のままではこうしたミスが絶えず起こり、結果的に顧客満足度や品質・サービスの低下を招いてしまいます。

システムを導入することで業務をもっとスマートに


日々のリネンサプライ業務において、複雑な在庫管理や、手動プロセスに限界を感じている事業者も少なくありません。目視による現物確認や手作業での台帳照合だけでは正確な管理が難しく、時間も労力もかかります。


管理システムの導入を先延ばしにしていては、ミスが発生するたびにさらなるコストがかかります。


以下、ご紹介するリネンサプライ対応の管理システムは、こうした課題を解決するために設計されています。業務効率化、コスト削減、品質向上をお考えであれば、ぜひ一度導入を検討してみましょう。

おすすめのリネンサプライ管理システム


Wash Man Linen



一般企業向けの販売管理ソフトでは対応しきれない、リネンサプライ業特有のニーズに応えるために開発されたのが「Wash Man Linen」です。

例えば、顧客専用の伝票や月々の数量報告書の提出、頻繁な契約商品の単価変更などに対応できます。


月々のリース・レンタル料の自動売上計上


「Wash Man Linen」は、月々のリースやレンタル料を自動で売上計上する機能を持っています。これにより手作業での計上ミスを防ぎ、業務効率を向上させます。


専用伝票の印刷設定と価格設定


ホテルや宿泊施設向けの専用伝票の印刷設定が可能です。また、一次受けクリーニング業者への納品先単価設定機能も備えています。


契約商品単価の履歴データ参照


契約商品の単価変更履歴をデータとして参照できるため、過去の変更内容を簡単に確認でき正確な管理が可能です。


 売上分析と数量報告書の作成


工場別、事業所別、外注先別の売上分析が簡単に行え、数量報告書の作成も簡単に行えます。

これにより業務の分析と改善が容易になります。

スーパーカクテル



病院や施設向けの請求業務をシステム化することで、契約情報の管理が効率化され、個人向けの請求も入金代行システムと連携して処理が行えます。

専用の入力画面を用いて、入出庫管理がシステム化され、在庫品の数量をいつでも正確に把握することができます。


業務効率化とミス削減の実現


工場の納品情報をシステムと連携することで、手作業での入力業務を大幅に削減し、ミスを減らすことができます。


データ連携による業務効率化


工場生産管理システムとデータを連携し、工場加工済み出荷データをシステムに取り込むことで、手入力の負担を軽減します。


業界特有の機能


納品実績を契約情報に基づいて管理し、月末時点で請求を締める機能や、商品分類別の契約情報登録機能を備えています。

これにより様々な契約形態に対応できます。

Convi.BASE(コンビベース)



リネンの管理を自動化し、効率化するために設計されています。システムの導入により、リネンの数量や状態を正確に把握することが可能です。リアルタイムで在庫の確認ができ、入出庫管理も効率的に行えます。これにより手作業での管理に伴うミスを防ぎ、正確な在庫管理が可能です。


出し・返却管理


スマホやタブレットを使って返却予定日などの必要情報を入力し、貸出し情報を一元的に管理できます。これにより、リネンの貸出しと返却が簡単かつ正確に行えます。


所在管理とステータス管理


オンライン台帳を利用して、リネンの所在情報や状態をリアルタイムで管理します。

これによりリネンの流れを正確に追跡し、効率的な運用が可能です。


ICタグ(RFID)管理


耐洗ICタグを使用することで、リネンの管理効率が大幅に向上します。

複数の管理ラベルを一括読み取りできるため、作業時間を大幅に削減できます。

この記事を書いた人

ライター
株式会社キャム 取締役COO

下川 貴一朗

証券会社、外資・内資系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドを経て、2020年10月より取締役CFOとして参画。 マーケティング・営業活動強化のため新たにマーケティング部門を設立し、自ら責任者として精力的に活動している。

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