入出庫管理とは？効率化の方法と課題解決のヒント

入出庫管理とは？

入出庫管理とは、物流や在庫管理において非常に重要な業務の一つであり、商品などの入荷、出荷を管理することを指します。

入庫管理では、商品が倉庫や工場に到着した際に数量や品質を確認し、正しい場所に保管するための手続きを行います。

また、商品の特定のロットや製造番号などの情報も記録することで、後の追跡や在庫管理を行う際に役立ちます。

出庫管理では、倉庫から商品を出荷する際に、正しい数量や品質が出荷されるように確認し、在庫数を減らす手続きを行います。

また、顧客や納品先に届ける商品に関する情報を正確に記録することで、追跡や顧客対応をスムーズに行うことができます。

入出庫管理には、バーコードリーダーやスマホハンディ、RFIDなどの自動認識システムを利用することが一般的で、これらの技術を活用することで作業の効率化や精度の向上が図られます。

また、最近ではAIやIoT技術を取り入れた先進的な入出庫管理システムも登場しており、今後ますます重要性が高まっていくことが予想されます。

なぜ入出庫管理は企業にとって重要なのか？

在庫管理全般に共通することなのですが、入出庫管理は、以下のような重要性を持ちます。

生産性の向上

正確な入出庫管理により、生産性を向上させることができます。在庫数が不足したり、余剰在庫がある場合は、生産計画に支障をきたす可能性があるため、正確な在庫管理が必要です。

コスト削減

入出庫管理により、在庫の状況を把握することができます。余剰在庫を抱えたままにしておくと、保管コストがかかるため、コスト削減につながります。

顧客満足度の向上

顧客からの注文に対して、在庫がない場合は納期が遅れるため、顧客満足度が低下する可能性があります。在庫の管理がしっかりしていることで、顧客満足度を向上させることができます。

以上のように、入出庫管理は企業の生産性やコスト削減、顧客満足度向上に重要な役割を果たしています。

よくある入出庫管理の課題

入出庫管理業務のよくある課題には主に以下の4点があります。

人的ミスにより在庫情報が不正確になる

日々の入荷や出荷によって移動する在庫は数量も種類も多いため、人力で記録すると数え間違いや記入する情報を誤ることも少なくありません。

また、エクセルなどデータを打ち込んで管理をする手法では、入力作業でもミスが発生する場合もあるため、さらにミスの可能性を高めてしまいます。

在庫情報をタイムリーに更新できない

入出庫の情報を管理表やシステムに記録するまでに時間がかかり、正確でない在庫管理情報を参照してミスが発生するケースがあります。

例えば、入荷情報の更新が遅れ、提供できる在庫を取り寄せ対応にしてしまう場合や、出荷情報の更新が遅れ、欠品している商品が注文可能な状態でECサイトに掲載される場合などが考えられるでしょう。

在庫不足や過剰の問題点

在庫不足や過剰は、入出庫管理において最も重要な課題の一つです。在庫不足が発生すると、商品の納期遅延や顧客満足度の低下につながるため、事前に需用量を正確に予測することが重要です。一方、過剰な在庫は、在庫コストの増加や商品の廃棄など、企業にとって損失となる問題があります。そのため、適切な在庫管理ツールの活用が必要です。

情報共有がうまくできていない

入出庫管理においては、複数の部署や拠点で情報が共有される必要があります。

しかし、情報が不正確であったり、遅延したりすると、在庫不足や過剰などの問題が発生する可能性があります。

特に、手作業による情報入力の場合は、人為的ミスが起こりやすく、情報の信頼性が低下する傾向があります。

この問題を解決するためには、自動化された入出庫を管理できる在庫管理システムやERPシステムなどを活用し、情報の正確性とリアルタイム性を確保することが必要です。また、部署間のコミュニケーションの改善も大切であり、情報共有を円滑に行うためのルールやシステムの整備が求められます。

効率よく入出庫管理を行う方法

入出庫管理の効率化には、「データの入力ミスを無くすこと」と「入力業務を素早く行うこと」の2つの観点があります。入出庫管理業務の効率化を実現するための手法を6つご紹介します。

在庫管理表（受払表）で入出庫管理を行う

入出庫の日付や品目、個数などの在庫管理表に決められた項目に沿って入出庫情報を管理する方法です。

これにより管理情報のばらつきが無くなり、情報の管理がしやすく、記載する項目をあらかじめ決めることで効率的に記入作業を行えます。しかし、管理表で管理すると集計が行えないため、在庫数の全体を瞬時に把握できないほか、管理表は原則1つであるため、複数人が同時に入出庫情報を見られないのがデメリットです。

エクセルやスプレッドーシートで入出庫管理を行う

エクセルに上記の管理表と同様の項目を設けて、入出庫情報をエクセルに入力していく管理方法です。

エクセルの集計やフィルター機能を活用することで、特定の商品の在庫情報を素早く調べるといったことが実現できます。また、関数やピボットテーブルなども活用すれば、月別や分類別など様々な条件で在庫情報を把握できるため、分析にも役立つでしょう。

しかし、入出庫情報をエクセルに入力するという工程が必要であるため、入力業務を行うことでの非効率があったり、記入ミスをするリスクもあります。

そのほか、エクセルで管理表を作成するためにある程度の知識が必要であるため、やや導入のハードルが高いといえるでしょう。

バーコードリーダーやRFIDによる自動化

バーコードリーダーやRFIDを活用することで、入出庫管理作業の自動化が可能になります。これらの技術を活用することで、商品や原材料の情報を迅速かつ正確に読み取ることができます。また、複数の商品を一度に読み取ることもできるため、作業の効率化が期待できます。

在庫管理システムやERPシステムの導入

在庫管理システムやERPシステムを導入することで、入出庫管理作業の効率化が図られます。

商品や原材料の在庫数やロット番号などの情報をリアルタイムに管理することができ、在庫不足や過剰などの問題を予防することができます。また、入出庫管理作業の自動化にも役立ちます。

アプリを使った在庫管理方法

スマートフォンやタブレットに専用のアプリをインストールすることで、在庫の入出庫管理を行うことができます。

これにより、場所や時間を問わずに在庫管理ができるようになります。

ハンディーターミナルを利用せずとも、スマホのカメラ機能でバーコードを読めるのでコストを抑えることができます。

しかしスマホでは読み取り精度が悪いなどデメリットもあります。

入出庫管理代行サービスの活用

入出庫管理作業を外注することができます。代行業者が在庫数や入出庫履歴などの情報を管理してくれるので在庫管理業務から解放されます。

また、代行業者は自社のシステムと連携することでリアルタイムで情報を共有することができます。

このため、企業は迅速な在庫管理や正確な納品などの業務を行うことができ、効率的な業務運営が可能になります。

また、代行業者によってはバーコードリーダーやRFIDなどの最新技術を活用したサービスを提供することもあり、作業の自動化や精度の向上が期待できます。

入出庫管理代行サービスを利用することで、企業は専門的な知識やスキルを持った代行業者に業務を委託し、コスト削減や業務改善などのメリットを享受することができます。

入出庫管理システムの主な機能

入出庫管理は在庫管理業務の1つであるため、在庫管理システムには入出庫管理機能が備わっています。

在庫管理システムを用いて情報を一元化させることで、入出庫情報と在庫情報を効率的な管理ができます。

在庫管理機能

在庫管理機能では、倉庫内の在庫数の管理はもちろん、他の拠点や店舗にある在庫、移動中の商品などを含めたあらゆる在庫の数や場所を管理できます。

全体の在庫情報の把握を行うことで、拠点ごとの適正な在庫数を維持できたり、欠品している商品の取り寄せ対応がスムーズに行えたりと、顧客満足度や売上の向上に繋がります。

入出庫管理機能

入出庫情報を在庫管理システムに登録して、在庫数と自動的に連動させることが可能です。

日々の商品の入出荷などで在庫数は常に変動しますが、手動で入出荷の記録と在庫管理表に統合するのはかなり手間がかかります。しかし、在庫管理システム上に入出庫情報を入力すれば、自動的に在庫情報も更新される仕組みを作ることができます。

また、出荷時の送り状発行などの機能が備わっている在庫管理システムを選べば、ECの売上が多い企業などは特に業務効率化ができるでしょう。

棚卸管理機能

棚卸時に在庫管理システムを活用すれば、在庫数や在庫場所の修正が効率的に行えます。

システムで管理しなければ、棚卸のデータと在庫管理表を照合し、誤りが無いかを目視で確認する必要があります。そのため、商品数の多い倉庫で行う棚卸作業は、かなりの工数と手間をかけなければなりません。

しかし、在庫管理システムを活用すれば、棚卸データを登録するだけで自動的に在庫情報の更新が可能となり、人件費の削減やコア業務を行う時間の創出に繋がります。

ハンディターミナル

在庫管理システムにはハンディターミナルと連動しているものがあり、情報を登録する作業時間の削減が期待できます。

ハンディターミナルを用いない場合の登録作業は、1件1件システムに手入力しなければならないため、情報を記録する作業を含めてかなりの時間を要します。

しかし、ハンディターミナルでバーコードを読み取るだけで自動的にシステムに入力される仕組みを構築すれば、効率化と入力ミスの防止が期待できます。そのほか、システムに入力する端末が限られる場合でも、ハンディターミナルを用いれば複数台同時に入力作業が可能ですので、全体の業務効率化にも繋がります。

失敗しない入出庫管理システムの選び方

ポイント1

自社での入出庫管理の課題や問題点を明確にすることが大切です。

例えば、在庫の過剰や不足、入出庫作業の手間やミス、在庫の把握の遅れなどが挙げられます。

こうした課題点を整理してどのような点を解決したいのかを把握することが重要です。

ポイント2

自社の業務に合わせた入出庫管理の方法を考えることが必要です。

例えば、業務の性質によっては、入出庫作業の際にバーコードリーダーやRFIDを使用することが有効です。

また、業務の規模や特性に応じて入出庫データの管理や在庫状況の把握方法も異なる場合があります。

ポイント3

自社での入出庫管理に必要な機能や特性を考慮することが必要があります。

例えば、在庫数の管理や在庫の追跡、入出庫データの記録などが必要とされる場合があります。

また、入出庫データをリアルタイムで確認できるかどうかや、機器の利用状況に応じた保守・メンテナンス体制なども検討する必要があります。

ポイント4

自社に合った入出庫管理システムを選定する際には、製品の特性や機能、価格、利用方法などを比較検討することが大切です。また、導入前にはデモやトライアルを利用することで、自社に合った製品かどうかを確認しましょう。

オンプレミス型とクラウド型

入出庫管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型は、企業内のサーバーやネットワークを利用してシステムを構築する方式であり、クラウド型は、インターネットを介してシステムを利用する方式です。両者の比較については、以下のような特徴が挙げられます。

オンプレミス型

・システムのカスタマイズがしやすい

・導入コストが高い

クラウド型

・導入コストが低い

・システムのカスタマイズが制限される場合がある

 機能や価格

入出庫管理システムには、入出庫管理だけでなく、発注管理、棚卸管理などの機能があります。

導入する際には、自社の業務に合った機能を選択することが重要です。

また、価格はシステムの種類や機能、利用者数によって大きく異なるため、比較検討が必要です。

在庫管理システムで入出庫管理を行うメリット

在庫管理システムで入出庫管理を行うメリットは、以下の4点です。

作業の正確性向上

自動化により、人為的ミスが発生する可能性が減少し、作業の正確性が向上します。

作業の迅速性向上

自動化により、入出庫作業が迅速化されます。また、大量の在庫を管理する場合でも、自動的に処理されるため、作業時間が短縮されます。

在庫管理の正確性向上

自動化により、リアルタイムで在庫状況を把握することができるため、在庫管理の正確性が向上します。

作業の負担軽減

自動化により、作業者が行うべき業務が減少し、作業の負担が軽減されます。

在庫管理システムで入出庫管理を行うデメリット

在庫管理システムで入出庫管理を行うデメリットは、以下の2点です。

導入コストがかかる

在庫管理システムの導入にあたってパッケージ費用やランニングコスト、システムによっては初期費用等がかかります。

また、ハンディターミナルなどのバーコードリーダーとなるデバイスも揃える場合は、さらに初期費用がかかるため、費用対効果をしっかりと検討する必要があります。

慣れるまでに時間がかかる

これまで慣れ親しんだ手法から新しいシステムに切り替えると、初めのうちは操作に不慣れであるため、業務効率が上がらない場合もあるでしょう。

導入初期はシステムの導入担当者に質問が集まることも想定されるため、閑散期に導入するといった、ゆとりのあるスケジュール調整が重要です。

導入事例から学ぶ入出庫管理の効率化

導入事例の紹介

近年、自動化システムを導入することで入出庫管理を効率化する企業が増えています。以下に代表的な導入事例を紹介します。

食品メーカー

生産ラインと連携したRFIDシステムにより、原材料の管理を自動化に成功

卸売業者

バーコードリーダーにより、納品時の在庫管理を正確化に成功

小売店

在庫管理システムにより、店舗内の商品の管理を自動化に成功

どのように効率化が図られたか

これらの企業で導入された自動化システムにより、入出庫管理作業が効率化されました。

具体的には、RFIDシステムを活用することで、原材料の情報を正確かつ迅速に読み取ることができ、人為的ミスの防止や作業時間を削減することができました。

また、バーコードリーダーを活用することで納品時の在庫管理を正確かつ迅速に行うことができました。

さらに、在庫管理システムを導入することで、在庫数やロット番号などの情報をリアルタイムで管理することができ、在庫不足や過剰などの問題を予防することができるようになったようです。

倉庫のロケーション最適化による入出庫管理の効率化

倉庫のロケーションは入出庫管理を業務効率化するにはとても重要なことです。

ついつい後回しにして手が付けれていないという方も多いかもしれません。

改めて重要性について説明していきたいと思います。

ロケーションを最適化にする意味とメリット

倉庫ロケーションの最適化は、効率的な入出庫管理を実現するために重要です。

最適なレイアウトを構築することで、従業員の移動時間や作業負荷を削減し在庫管理の正確性や効率性を向上させることができます。

具体的には、商品の種類や流通量、在庫管理システムの仕組みなどを考慮したレイアウトを構築することで従業員の移動距離を短縮し、入出庫作業のスムーズさや効率性を高めることができます。

どのようにしてロケーションを最適化するのか？

ロケーションの最適化にはいくつかの手法があります。

まずは倉庫内のスペースを効率的に利用しましょう。例えば、商品の種類やサイズに合わせて棚を分けたり、入出庫の頻度の高い商品を手前に置いたりすることが挙げられます。

また、自動化技術を活用して倉庫内の移動距離を短縮することも有効です。自動化技術としては、自動倉庫やAGV（無人搬送車）などがあります。さらに、人の移動時間を削減するために、商品の受け渡し場所や出荷場所を近づけることも重要です。

ロケーション変更により入出庫管理の業務効率化が図れた事例

倉庫内レイアウトの最適化により、入出庫管理の効率化が図られた企業の事例を紹介します。

食品卸売業者

商品の種類や流通量に応じて、ABC分析により商品を分類し、レイアウトを最適化。これにより、入出庫作業の効率化やミスの減少が実現されました。例えば、Aクラスの商品を近くに配置し、作業員の移動時間を短縮することで、作業時間を削減することができました。

電子部品メーカー

フロー分析により、商品の移動時間や作業負荷を削減するための最適なレイアウトを構築。これにより、入出庫作業のスムーズさや効率性が向上し、在庫管理の効率化が実現されました。

医薬品メーカー

コンピュータシミュレーションにより、レイアウト変更前後の作業時間や移動距離などを検証。最適なレイアウトを構築することで、入出庫作業の効率化や人員削減が実現されました。特に、倉庫内の物流プロセスを最適化することで、複数の作業を同時に進めることができるようになり、在庫管理の生産性向上につながりました。

これらの事例からも、倉庫内レイアウトの最適化により、入出庫管理作業の効率化や正確性が向上することができることがわかります。自社の倉庫内レイアウトを見直し、最適なレイアウトを構築することで、在庫管理の生産性向上につなげることができます。

入出庫管理における業界別の特徴と課題

入出庫管理でよくある課題点などを業界別でまとめてみました。

製造業における入出庫管理の特徴と課題

製造業では、生産ラインに必要な部品や原材料の在庫を管理することが重要です。特に、製造現場では部品や原材料の欠品による生産停止を避けるため、正確な在庫管理が求められます。また、製造業では品質管理が重要な課題であるため、在庫管理においても品質管理を徹底することが必要です。しかし、製造業では部品や原材料の種類が多岐にわたるため、在庫管理が複雑化しやすく、適正な在庫数を設定することが課題となります。

流通業における入出庫管理の特徴と課題

需要が集中する時期には、迅速で正確な入出庫管理が必要となります。また、流通業は、複数の店舗や配送先に商品を供給するため、在庫情報をリアルタイムに共有することが求められます。しかし大量の商品を扱うため、入出庫管理が煩雑で、ミスが起きやすいことが課題となります。特に、手作業での管理では在庫の把握や商品の発送に時間がかかり、業務効率が低下することがあります。また、流通業では顧客の要求に応えるためにスピーディな対応が必須となりますが、倉庫内のスペースが限られているため効率的な倉庫内レイアウトの最適化が課題となります。

サービス業における入出庫管理の特徴と課題

サービス業における入出庫管理は、飲食店やホテルなどが対象となります。この業界では、食材や備品などの資材管理が主な課題となります。食材は賞味期限が短く、備品は破損や紛失などのトラブルが発生することがあります。そのため、商品の品質管理や、在庫の正確な把握が必要です。また、顧客に提供するサービスによっては、備品や設備の準備が必要となる場合があり、タイミングや量の調整が求められます。そのため、スムーズな作業を実現するために、入出庫の効率化が必要です。さらに、顧客に提供するサービスが多様であるため、サービス内容に合わせた在庫管理やピッキング作業が求められます。

キャムマックスでは入出庫管理も対応しています

キャムマックスは入出庫管理機能が備わっているクラウドERPです。

ハンディターミナルやスマートフォンをバーコードリーダーにできるため、入出庫管理をミスなく効率的に行えます。

さらに、在庫管理機能も備わっており、入出庫情報と在庫情報の連動や、移動している商品のトラッキング、複数拠点の登録などが行えるため、企業全体の在庫情報を一元的に管理することができます。

FAQ（よくある質問）

Q1. 入出庫管理とは何ですか？

A：入出庫管理とは物流や在庫管理において、商品の受け取りや発送に伴う在庫の増減を正確に記録して在庫情報を一元的に管理する業務のことです。

Q2. 入出庫管理を効率化する方法はありますか？

A：バーコードリーダーやRFIDといった技術を活用して、手動入力を最小限に抑えることが重要です。また在庫管理システムを導入することで、入出庫情報をリアルタイムにデータ反映できるので正確性も向上します。

Q3. 入出庫管理でよくある課題にはどんなものがありますか？

A：ヒューマンエラーによる在庫数の記録間違いや、入出庫情報のデータ反映の遅れ(タイムラグ)といった課題があります。また在庫不足や過剰在庫が原因で顧客対応が遅れたり、無駄なコストが発生するケースも少なくありません。これらの課題を解決するには、正確な情報をタイムリーに管理できる在庫管理システムや倉庫管理システム(WMS)などの導入が必要です。

Q4. 入出庫管理システムにはどのような機能がありますか？

A：入出庫管理システムには入庫や出庫のデータを自動的に更新する機能が備わっており、在庫情報と連動して正確な在庫状況を把握することが可能です。また棚卸作業をサポートする機能や、商品のトラッキング機能、複数拠点間のデータ共有・閲覧などもできます。

Q5. RFIDとは何ですか？入出庫管理にどう役立ちますか？

A：RFID(Radio Frequency Identification)は、無線通信技術を利用して商品情報を非接触で読み取るシステムです。この技術を活用することで、複数の商品情報を一度に読み取ることが可能となり、従来のバーコードよりも効率的に入出庫管理を行うことができます。

Q6. 初めて入出庫管理システムを導入する際の注意点は？

A：まずは、現状の課題を明確にして解決したいポイントを具体的に把握することが重要です。その上で、操作性が高く現場のスタッフにも使いやすいシステムを選びましょう。また導入前には必ずデモやトライアルを利用して、システムが自社の業務に適しているかを確認することも重要です。