属人化とは？悪くないというのは本当か？解消するには

属人化の意味とは

「属人化」の読み方は「ぞくじんか」です。

属人化とは、企業内の業務が「その人でなければできない」、「その人でなければ分からない」状態になっていることを表します。

属人化していると、その従業員がいないと業務が進まなくなってしまうため、経営に大きな悪影響を与えることが多いものの、短期的なプロジェクトなどの場合はあながち悪くないとも言われています。

属人化の対義語は標準化で、だれでも業務を進めることができる状態を表します。

属人化と専門化の違い

専門化が属人化の原因となることも多いですが、決定的な違いは技術力を高めるか、情報共有ができているかということになります。

属人化はその業務が専門的かどうかにかかわらず他者と共有できていない状態を表しています。

専門化はある業務に対しての技術力を高めていくことを表すため、その過程で情報共有を行っていくことは必須となるでしょう。

属人化の原因

属人化の原因として、以下のようなものが挙げられます。

業務の専門性が高い

専門性の高い業務の場合には、他の従業員が代わりに行おうとしても意味が分からないことがあります。

自分にしかできない仕事にやりがいを感じて他者に任せないというケースも属人化に拍車がかかるケースとなります。

情報共有されていない

業務に関する情報を共有する時間がないというのも属人化の大きな原因の一つです。

よくあるのは、他の人に時間をかけて説明してやってもらうくらいなら、自分でやった方が早いというような例です。

加えて、共有しようにも仕組みが整っていないケースも多く見られます。企業内の断片的なデータを個人間で共有するのは至難の業ですし、効率が悪い方法です。

属人化のメリット・デメリット

属人化はデメリットばかりと思われがちですが、メリットもあります。両方の側面から見た属人化を確認していきます。

属人化のメリット

企業の規模が小さい場合などは特に、わざと属人化した方が業務効率がアップする場合があります。

一人一人の特性に合わせた配置により、業務を任された従業員のモチベーションがアップするからです。

属人化のデメリット

一般的に属人化が進むとデメリットも増えてきます。

やはりその人にしかできないという仕事が増えれば、その人が休職や人事異動、退職してしまった場合、業務スピードが極端に落ちてしまう可能性があります。

また、金銭にかかわる業務の場合はブラックボックス化することで不正が行われやすくなります。

企業の今後の成長を考える上では、全社でのナレッジの共有が不可欠となりますが、属人化が進んでいるとそれも難しくなります。

属人化を避けるべき業務

中でも属人化をできるだけ避けなければならない業務は以下になります。

バックオフィス業務

経理や会計、人事など企業経営の基本となる業務に関しては、むしろ標準化を進める必要があります。

担当者によってやり方が変わるといった場面が増えると無駄な時間ができ、日々の業務が滞ってしまいます。

また、経理などは不正を防止するという観点からも、第三者が確認しやすい環境が大切です。

営業や顧客対応

営業の場合、その人だから任せるというお客様も大切ですが、企業全体を考えると一人の従業員に社運が委ねられているような状況です。

コミュニケーションがうまくいっているのはなぜなのか、社内でデータを共有していくことが企業の成長につながります。

トラブルやセキュリティ対応

重大な問題が発生した際に決まった人でなければ対応できないということでは、さらに問題が大きくなってしまいます。

あらゆる場面を想定したマニュアルなどを作成して全社で緊急時に備える体制が必要です。

属人化の解消方法

属人化を解消するための方法を順序立てて見ていきます。

1.業務フローの見直し

企業内の業務を洗い出し、可視化や整理を進めます。

これにより、各従業員への偏りが生じている部分を確認し、解消できるものは何か把握します。

2.業務内容の標準化・マニュアル化

標準化できる業務はマニュアルを作成するなどして誰もが同じようにできるよう整えていきます。

注意したいのはマニュアルの形式です。たとえ膨大なマニュアルが存在しても従業員が活用できなければ意味がありません。

すぐに確認しやすい状態を維持できるようにしましょう。

3.情報共有ツールの活用

マニュアルを作成したあとは、社内で共有できる体制を作ることが属人化の解消につながると言えます。

マニュアルを含む社内のあらゆる情報を共有できる仕組み作りには、ツールの活用がおすすめです。

4.PDCAを回す

一度仕組みを作ったら、あとは属人化がされていないかどうか定期的に確認し、解消するという流れを回していきましょう。

属人化解消の事例

実際に属人化を解消した企業の事例をご紹介します。

株式会社三功工業所

東京都の空調機器メーカーでは、従業員の高齢化による属人化が課題となっていました。

新規人材への適切な引継ぎを行うため、見積りや受注から工場指示、配送まで一貫したIT化を実施した結果、従業員の年齢バランスも改善し、属人化も解消されました。

出典：中小企業・小規模事業者の 人手不足対応事例集（PDF）｜経済産業省

愛工業株式会社

静岡県のプラスチック製品メーカーでは、従来部品の輸送に最適なトラック台数の予測を担当者が行っていましたが、この属人化が課題となっていました。

データ分析とAI実験を並行することで、独自のトラック台数算出アプリを完成させ、工数の削減と属人化の解消を実現しています。

出典：中小企業と 外部AI人材の協働事例集 2021年度AI Quest（PDF）｜経済産業省

属人化解消に役立つITツール

属人化解消に向けてITツールを活用するのもおすすめの方法です。以下にその例を挙げてみます。

プロジェクト管理ツール

業務を見直して属人化を解消する際に役立つのがプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールに含まれる作業工程の見える化や共有機能などにより、業務の標準化を図ります。

コミュニケーションツール

コミュニケーション不足による属人化を防ぐためには、ツールを導入してコミュニケーションを図りやすい環境を作ることが大切です。

社内の同じ部屋にいたとしても直接対面して伝えるしか手段がないとすると、どうしても目の前の業務を優先させてしまいがちになります。

リアルタイムで使えるコミュニケーションツールがおすすめです。

ERPシステム

属人化をできるだけ避けたいバックオフィス業務だけでなく、様々なフロント業務のデータを一か所にまとめて管理できるのがERP（基幹業務システム）です。

ERPシステムの中には簡単な操作で使えるものもあり、あらゆるデータも可視化して共有できるため、属人化の解消には最適です。

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