バックオフィスとは？ 意味や業務の具体例と効率化する方法を解説

バックオフィスの意味とは？

バックオフィスとは英語で”back office operation”や”back office task”と呼ばれる業務を意味し、企業や組織において主に事務処理や管理業務などの裏方業務を行う部署や機能を指します。

具体的には人事や給与、会計・財務、情報技術やシステム、法務やコンプライアンス、調達・物流などが含まれます。

バックオフィスとフロントオフィスの違い

バックオフィスに対しフロントオフィスは、営業、カスタマーサポート、受付、販売促進、マーケティングなど顧客との接点がある部署や機能を意味し、中にはリスク管理などをミドルオフィスと呼ぶ企業もあります。

フロントオフィスで顧客対応を行い、バックオフィスでは事務的な業務をサポートするイメージです。バックオフィスは効率化しやすい業務が多いため、日頃バックとフロントを分けていない企業なら、一度業務の見直しを行ってバックオフィス業務の効率化を図ることをおすすめします。

バックオフィスと一般事務の違い

一般事務は、通常のオフィス業務や日常的なタスク、電話応対、データ入力など日常業務を指します。対照的にバックオフィスは、一般事務の枠を超えて組織の運営や管理、専門的な業務に携わります。

たとえば、給与計算、採用業務、契約書の管理など特定の専門知識やスキルが必要な業務もバックオフィスの職務に含まれます。

 バックオフィスの仕事について

バックオフィスの職務は多岐にわたります。

たとえば、経理部門では財務報告や予算管理、給与計算などの業務が行われます。人事部門は、採用、評価、教育研修の計画・実施、福祉制度の管理などを担当します。

また、総務部門ではオフィスの環境整備や契約管理、法的手続きなどに関わります。これらの職務は企業の基盤を支え、他の部門の業務をサポートします。

バックオフィスの役割と重要性

バックオフィス業務は顧客との直接的な接点がないため表面上は目立ちませんが、企業や組織の円滑な運営に不可欠な業務です。

業務効率性向上

バックオフィスは、企業全体の業務効率を向上させることができます。もしフロントオフィスとバックオフィスを分けずにいると、一人の従業員にかかる負担が過大となってしまいます。

バックオフィスの業務を専門に行う人材がいれば、フロントオフィスに関わる従業員が顧客との関係性を強化する時間を増やすことができ、結果的に利益を増やすことになるでしょう。また、企業の管理者にとってもビジネス上の意思決定をサポートするという点で、バックオフィスの存在は重要です。

統制力向上

バックオフィスは、企業の統制力を高める役割も担っています。総務や法務部門は、企業のリスク管理や法令遵守に尽力し、経営の健全性を保つ土台を築きます。

経理部門は、正確な財務報告を通じて経営者やステークホルダーに対して経営の透明性を提供し、信頼を築きます。そして人事部門は、従業員の雇用・成長・評価・報酬などを管理し、企業文化を維持することで従業員のモチベーションを高めていくことができます。

リスク管理の強化

バックオフィスは、企業がさまざまなリスクに対処し、その影響を最小限に抑える役割を果たします。IT部門であれば情報セキュリティや緊急時の対策を考案し、データの漏洩や損失を防ぐ取り組みを行います。

また、法的リスクや財務リスク、人的リスクなど、多岐にわたるリスクに対応します。総務や法務部門は、法的な問題や契約に関連するリスクを管理し経理部門は財務リスクを監視・管理します。

これにより、企業は安定した運営を継続し外部からの信頼を維持することができます。

BCP対策

バックオフィス業務の一環で、BCP（Business Continuity Planning）の策定と実施について対応することがあります。BCPは、災害や大規模な事故、パンデミックなどの予期せぬ状況に備えて、ビジネスの持続性を確保するための計画です。

具体的には、重要なデータのバックアップ、リモートワークの準備、緊急時のコミュニケーション体制の構築など、事業継続に必要なさまざまな対策を講じます。これにより、企業は様々な危機的な状況にも柔軟に対処し、ビジネスの持続性を確保できるようになります。

企業活動におけるバックオフィスの位置づけ

バックオフィスは、企業の運営において基盤となる重要な部分を担当する部門です。バックオフィスは通常、顧客とは直接関わりませんが、企業全体の効率性と円滑な運営に大きな影響を与えます。

コスト削減への貢献

バックオフィスは、コスト削減についても重要な役割を果たします。業務の効率化やプロセスの自動化を通じて、バックオフィスは無駄を削減しリソースの最適な利用をサポートします。

たとえば、給与計算や請求書処理の自動化により、人為的なエラーの防止や時間の浪費を抑制できるので、結果として会社の収益性にも貢献します。バックオフィスは、コスト削減の観点から見ても企業の持続可能な成長に貢献する要素と言えるでしょう。

バックオフィス業務のやりがい・向いている人の特徴

バックオフィス業務は、企業の基盤を形成し他の部門のスムーズな業務遂行をサポートする役割を果たします。

このような企業の根幹を支える中心的な役割から、自らの業務が企業全体に与える影響を実感することができ、その成果を通じて大きな達成感を得ることができます。

バックオフィス業務に向いている人の特徴としては、細部に注意を払い、丁寧に業務を進めることができる人、組織の全体的な流れや構造を理解し、それに基づいて業務を進める能力を持つ人、そして協調性が高くチームでの協力やコミュニケーションを大切にする人が挙げられます。

職種：バックオフィスの業務例

バックオフィスと呼ばれる業務にはどのようなものがあるか確認してみます。

財務・経理

顧客との関係性が最も遠いのが企業の金銭を管理する部門です。しかし、顧客と最も遠いけれども最も重要なバックオフィス業務と言えるでしょう。商品やサービスの代金が回収されずに利益が得られなければ、企業は立ち行かなくなりますのでとても重要なポジションでもあります。

総務

総務は企業内の備品・消耗品などを管理する部門で顧客との接点が無いバックオフィス業務です。企業内の備品に慢性的な不足状態が続くと全業務に悪影響を及ぼしてしまうので、それらの問題を事前に察知し準備をしておくなど、会社の従業員が円滑に業務にあたれるようサポートをするのが総務の主な業務です。

法務

中小企業では弁護士に依頼することなどが多く、法務部のような部署が存在しないこともありますが、大企業であれば法律関連のチェックや書類作成などが日常的に発生するためバックオフィスとして大切な役割を持ちます。

人事・労務

新たな人材確保の為の採用活動や、従業員に対して面談、給与計算などを行う大切な部門です。従業員が働きやすい環境を作ることで、業務の円滑な運営を促します。

情報・システム

これまでは外注していたシステムの保守やデータ管理なども自社で対応できるようにしている企業も増えてきています。

また、ITツール導入の推進役を担うなどバックオフィス業務に含まれる時代になってきました。

小売業界（ECサイト含む）におけるバックオフィス

小売業界のバックオフィスは、在庫管理、売上分析、人事・労務管理などを中心に行います。適切な在庫量の確保や効果的な商品配置、売上のトレンド分析などが重要な業務となります。

ECサイトの場合は、データ分析や顧客対応、サイト運営・管理、物流・配送の最適化など、デジタル領域での業務も増え、これらの業務の効率化や最適化が求められます。

バックオフィスの課題とは

バックオフィス業務によくある課題は以下になります。

人材不足

バックオフィスは期首や期末などの繁忙期に業務が集中しがちなため、人手が足りなくなることも多くなります。慢性的な人材不足はさておくとしても、繁忙期のためだけに人を雇うのが難しいポジションでもあります。

属人化

人材不足も関係してきますが、バックオフィスのマニュアル化や標準化が進んでいない場合は、決まった担当者しか業務を行うことができないという属人化が見られます。ただでさえ時間が無い中で、担当者が不在になるとますます業務が回らないということになってしまいます。

また、属人化が進むと不正につながることもあり内部統制が必要となるなど、別の問題も発生しかねません。

アナログ管理が主流

IT化やDX化が盛んに進められている昨今のビジネス業界ですが、やはりまだまだ手作業でバックオフィス業務が行われている企業も多いのが現状です。電子帳簿に対応した管理が必要とされますが、上記の人材不足や属人化と相まってなかなか実現できない悪循環が生まれていることも否定できません。手作業は人的ミスが発生するリスクが多くなってしまいます。ミスが重なると顧客に悪影響を及ぼしてしまいますので、アナログ管理からの脱却をする必要があります。

バックオフィスを効率化する方法

バックオフィスを効率化するために考えられる主な方法は以下になります。

マニュアル作成

業務プロセスを見直し、最適化することで無駄な時間や手間を減らすことができます。標準化するためにマニュアルを作成してすぐに業務に取り掛かることができれば、新しい人材を迎え入れた場合にも時間短縮が可能となります。

従業員のスキルアップ

従業員に必要なスキルや知識を提供することで、タスクの品質や効率性を向上させることができます。社内の教育・研修制度を整えるのは時間がかかりますが、長期的な視点で見ると大きな効率化につながります。

アウトソーシング・代行など外注を活用する

弁護士や会計士など専門的な分野であれば従来も活用されてきましたが、近年バックオフィス業務を専門に行う企業も増えています。

どうしても社内では対応しきれないという状況であれば、バックオフィスの一部だけでも外部に委託するという方法をとることも考えるべきでしょう。

アウトソーシングや代行サービスを活用することで、専門的な知識やスキルが必要な業務や、一時的な業務の増加に柔軟に対応することが可能となります。特に、経理や人事労務、法務などの専門的な業務を外部の専門家に委託することで、内部リソースの効率的な活用が期待できます。

ITツールの導入（バックオフィスのDX化）

バックオフィス業務を効率化する手段として最も費用対効果が高いのはITツールの導入です。バックオフィスのDX化は、業務の効率化や自動化を実現するための鍵となります。

バックオフィス業務を効率化するITツールとしては、ERPなどの基幹系システム、CRMなどの顧客管理システム、コミュニケーションツールなどが有効です。特にERPシステムは基幹業務システムとも呼ばれ、企業のバックオフィスを担うツールの中核となっています。

この他、クラウドベースの会計ソフトや人事労務管理システムなどの活用も有用です。

バックオフィス向けSaaSの紹介

小売業におすすめのERP『キャムマックス』

『キャムマックス』は実店舗やEC、BtoCやBtoBといった複数チャネルの受発注から財務会計までまとめて管理できるクラウドERPです。

「販売・債権管理」「購買・債務管理」「生産管理」「在庫管理」「財務会計」と、有形商材を扱う企業には欠かせない管理機能が揃っており、オプションによってWMSや会計システムとのデータ連携も可能です。これらの機能をカスタイマイズすることなく標準で利用できるため、中小規模の製造・卸売・小売業におけるバックオフィスツールとして最適です。 

 コミュニケーションツール『Chatwork』

『Chatwork』は、国内利用者数No.1のビジネスチャットツールとして知られています。導入企業は41万社以上に及び、従来のメールや電話、会議などのコミュニケーション手段を効率的にすることができます。簡単な操作で社内外のコミュニケーションがスムーズに行えるのが特徴です。

請求書作成サービス『ジョブカン』

『ジョブカン見積/請求書』は、クラウド上で請求書や見積書を簡単に作成できるサービスです。

ペーパレス化を実現するツールとして、法改正や消費税増税などの変更にも迅速に対応でき、入金データや請求金額を自動集計し取引先ごとの請求残高のレポートも作成可能です。

クラウド人事労務ソフト『SmartHR』

『SmartHR』は、クラウド型の人事労務サービスです。

従業員の入退職手続き、給与計算、社会保険手続きなどの人事労務業務を効率化し、業務のペーパレス化を実現します。シンプルな操作性と直感的なインターフェースで、人事労務業務の負担を大幅に軽減します。

 CRM・営業支援ツール『Zoho CRM』

『Zoho CRM』は、営業・マーケティング・カスタマーサポートを一元的に管理するためのクラウド型CRMです。

顧客との関係を強化し、ビジネスの成長をサポートするための機能が豊富に備わっています。リアルタイムの分析や予測を提供し、営業チームの生産性を向上させることができます。

クラウドERP「キャムマックス」はバックオフィス業務を一元管理できるDXツール

キャムマックスは中小企業のために作られたERPシステムです。ERPシステムはバックオフィスを担うものが多い中、キャムマックスは営業や販促業務にも活用できる機能が含まれているのが特徴です。

キャムマックスの主な機能：受発注管理、在庫管理、財務会計、その他連携機能

大企業のように複数の部門が存在せず、各人が負担する業務も多いというような中小企業にこそ活用していただきたいです。

バックオフィス業務を効率化したい中小企業様はぜひ一度ご相談ください。