バックオフィスとは？ 意味や業務の具体例と効率化する方法

バックオフィスの意味とは？

バックオフィスとは英語で”back office operation”や”back office task”と呼ばれる業務を意味し、企業や組織において主に事務処理や管理業務などの裏方業務を行う部署や機能を指します。

具体的には人事や給与、会計・財務、情報技術やシステム、法務やコンプライアンス、調達・物流などが含まれます。

バックオフィスとフロントオフィスの違い

バックオフィスに対しフロントオフィスは、営業、カスタマーサポート、受付、販売促進、マーケティングなど顧客との接点がある部署や機能を意味し、中にはリスク管理などをミドルオフィスと呼ぶ企業もあります。

フロントオフィスで顧客対応を行い、バックオフィスでは事務的な業務をサポートするイメージです。

バックオフィスは効率化しやすい業務が多いため、日頃バックとフロントを分けていない企業なら、一度業務の見直しを行ってバックオフィス業務の効率化を図ることをおすすめします。

バックオフィスの役割と重要性

バックオフィス業務は顧客との直接的な接点がないため表面上は目立ちませんが、企業や組織の円滑な運営に不可欠な業務です。

業務効率性向上

バックオフィスは、企業全体の業務効率を向上させることができます。もしフロントオフィスとバックオフィスを分けずにいると、一人の従業員にかかる負担が過大となってしまいます。

バックオフィスの業務を専門に行う人材がいれば、フロントオフィスに関わる従業員が顧客との関係性を強化する時間を増やすことができ、結果的に利益を増やすことになるでしょう。

また、企業の管理者にとってもビジネス上の意思決定をサポートするという点で、バックオフィスの存在は重要です。

統制力向上

バックオフィスは、企業の統制力を向上させることができます。人事部門は従業員の雇用、育成、評価、報酬などを管理し、企業文化を維持することで従業員のモチベーションを高めていくことができます。

リスク管理の強化

バックオフィスは、リスク管理を強化することができます。IT部門などで情報セキュリティや緊急時対策などを策定し、データの漏洩や損失を防止するほか、法務部で法律的なチェックを行い法的なリスクを防ぎます。

バックオフィスの業務例

バックオフィスと呼ばれる業務にはどのようなものがあるか確認してみます。

財務・経理

顧客との関係性が最も遠いのが企業の金銭を管理する部門です。しかし、顧客と最も遠いけれども最も重要なバックオフィス業務と言えるでしょう。

商品やサービスの代金が回収されずに利益が得られなければ、企業は立ち行かなくなりますのでとても重要なポジションでもあります。

総務

総務は企業内の備品・消耗品などを管理する部門で顧客との接点が無いバックオフィス業務です。

企業内の備品に慢性的な不足状態が続くと全業務に悪影響を及ぼしてしまうので、それらの問題を事前に察知し準備をしておくなど、会社の従業員が円滑に業務にあたれるようサポートをするのが総務の主な業務です。

法務

中小企業では弁護士に依頼することなどが多く、法務部のような部署が存在しないこともありますが、大企業であれば法律関連のチェックや書類作成などが日常的に発生するためバックオフィスとして大切な役割を持ちます。

人事・労務

新たな人材確保の為の採用活動や、従業員に対して面談、給与計算などを行う大切な部門です。従業員が働きやすい環境を作ることで、業務の円滑な運営を促します。

情報・システム

これまでは外注していたシステムの保守やデータ管理なども自社で対応できるようにしている企業も増えてきています。

またITツール導入の推進役を担うなどバックオフィス業務に含まれる時代になってきました。

バックオフィスの課題とは

バックオフィス業務によくある課題は以下になります。

人材不足

バックオフィスは期首や期末などの繁忙期に業務が集中しがちなため、人手が足りなくなることも多くなります。

慢性的な人材不足はさておくとしても、繁忙期のためだけに人を雇うのが難しいポジションでもあります。

属人化

人材不足も関係してきますが、バックオフィスのマニュアル化や標準化が進んでいない場合は、決まった担当者しか業務を行うことができないという属人化が見られます。

ただでさえ時間が無い中で、担当者が不在になるとますます業務が回らないということになってしまいます。

また、属人化が進むと不正につながることもあり内部統制が必要となるなど、別の問題も発生しかねません。

アナログ管理が主流

IT化やDX化が盛んに進められている昨今のビジネス業界ですが、やはりまだまだ手作業でバックオフィス業務が行われている企業も多いのが現状です。

電子帳簿に対応した管理が必要とされますが、上記の人材不足や属人化と相まってなかなか実現できない悪循環が生まれていることも否定できません。

手作業は人的ミスが発生するリスクが多くなってしまいます。

ミスが重なると顧客に悪影響を及ぼしてしまいますので、アナログ管理からの脱却をする必要があります。

バックオフィスを効率化する方法

バックオフィスを効率化するために考えられる主な方法は以下になります。

マニュアル作成

業務プロセスを見直し、最適化することで無駄な時間や手間を減らすことができます。標準化するためにマニュアルを作成してすぐに業務に取り掛かることができれば、新しい人材を迎え入れた場合にも時間短縮が可能となります。

従業員のスキルアップ

従業員に必要なスキルや知識を提供することで、タスクの品質や効率性を向上させることができます。社内の教育・研修制度を整えるのは時間がかかりますが、長期的な視点で見ると大きな効率化につながります。

アウトソーシングを活用する

弁護士や会計士など専門的な分野であれば従来も活用されてきましたが、近年バックオフィスを専門に行う企業も増えています。

どうしても社内では対応しきれないという状況であれば、バックオフィスの一部だけでも外部に委託するという方法をとることも考えるべきでしょう。

ツールの導入

バックオフィスを効率化する手段として最も費用対効果が高いのはツールの導入です。

バックオフィスツールとしては、ERPなどの基幹系システム、CRMなどの情報系システム、コミュニケーションツールなどが有効です。

特にERPシステムは基幹業務システムとも呼ばれ、企業のバックオフィスを担うツールの中核となっています。

クラウドERP「キャムマックス」はバックオフィスからフロントオフィスまで対応できる

キャムマックスは中小企業のために作られたERPシステムです。ERPシステムはバックオフィスを担うものが多い中、キャムマックスは営業や販促業務にも活用できる機能が含まれているのが特徴です。

キャムマックスの主な機能：受発注管理、在庫管理、財務会計、その他連携機能

大企業のように複数の部門が存在せず、各人が負担する業務も多いというような中小企業にこそ活用していただきたいです。

バックオフィス業務を効率化したい中小企業様はぜひ一度ご相談ください。