未払い？債務管理がややこしい！ トラブル前にクラウド ERPで解決しよう

未払いを防ぐ債務管理の重要性

まずは債務管理についてなぜ必要なのか、どういった業務が発生するのかをまとめました。

債務管理とは

債務管理とは基本的には売掛・掛け売りをした売掛金の管理をする、ということです。

冒頭でもお伝えしたように、企業間同士の取引の多くは先にサービスを提供し、あとからお金を受け取るという取引がほとんどです。

売掛は簡単に言うと「後払い」です。

その為、サービス提供側が「債権」を持つということになりますので債務管理のミッションとしてはその売掛を期日までに回収をすること、他にも取引先の経営状況が問題ないかなど

の与信チェックなども行うことが債務管理の主な業務内容になります。

債務管理の重要性

債務管理で一番重要なのは、期日までに取引先から入金をして頂く。ということです。

何かの理由により取引先が入金をしてくれないとなると、売掛金の規模にもよりますが、

自社の資金繰りに直結して影響が出てしまうこともあります。

また売上があがっている安心感から、つい債務管理を疎かにしてしまい、利益が出ているのに債権回収が出来ず黒字倒産という最悪なパターンもあります。

それくらい、債務管理は経営への影響度が大きい業務なのです。

自分の会社が健全に経営を続けていくためには、期日通りに売掛金を回収すること、

与信に問題がありそうな企業との取引はしないこと、など債権管理業務の与信チェックは超重要事項なのです。

債務管理業務の種類と課題

未払い、未入金を防ぐためには社内で必要な債務管理業務が発生致します。1か月に1回の処理だと思われている方もいらっしゃるかと思いますが、そうではありません。

債務管理業務の種類

・与信管理・与信チェック

まずは、契約前に取引先の与信を確認します。調べ方としては帝国データバンクやTSRなどを利用することが多いです。

その上で取引金額の上限を設定致します。

取引条件を満たさない場合は、前金での取引をお願いする場合などもあります。

・債務管理表を作成

取引が決まった後は、その取引先の企業情報、契約内容をまとめます。

仕入先別買掛金台帳ともいい、支払先に対して、支払い日がいつなのかなどの請求漏れなどを防ぐ為に用います。売上明細なども記載します。

・請求書の作成・発送

上記の管理表を元に請求書の作成、発送を行います。

・入金の確認、未入金・未払いの場合

取引先が期日までに入金しているかどうかの確認。入金していれば消込を行い、未入金であれば催促を行います。取引先の対応次第では、書面やメールで催促状を送ります。

それでも反応がない場合は、もう一段階強い督促状を送ります。

債務管理業務の課題・難しさ

債務管理業務を円滑に行うには、情報管理能力の高い人材が求められます。

しかしながら大事な部門だとわかっていても、経営者からするとそこに多くの人件費をかけることができない事情があり、会社としても難しい判断になでしょう。

日常的に売掛金と入金を結びつける作業を行っていくので、複数拠点展開をしていたり、取引先が多いと担当者が多忙になり、確認ミスも起きやすくなります。

その結果、未払いの取引先が出ても気づくことができず、数ヵ月間、未入金のままになってしまうという状態が発生してしまいます。

未払いを防ぐ方法3選

上記で述べた通り、未払い、未入金を防ぐ債権管理業務は大変です。

ただその中でもミスを少なく、より業務効率化を図る方法があります。CAMUPのオススメ3選をご紹介します。

エクセル・Googleスプレッドシート

専用のシステムを導入しなくても、エクセルやGoogleスプレッドシートでの管理も可能です。

債務管理に利用できるテンプレートが、さまざまなWebサイトで公開されています。その中から、自社に合った様式を選べば、0から管理表を作る必要もありません。

ただし、ほんの些細なことで数式が崩れたりするので、複数人での管理には向きません。

会計ソフト

多くの中小企業では、会計ソフトを利用されているでしょう。

債権債務の管理はもちろん請求書の作成や、入金チェックなどの基本的な経理業務がこなせる仕様になっています。

ただし、会計に必要な機能しかないため、「会計だけシステム化できれば良い」という企業には良いですが、ほかの業務の効率化もカバーしたいという企業には物足りないでしょう。

ERP

ERPとは、Enterprise Resources Planningの頭文字を取ったもので、ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源の分配を最適化するための手法やシステムを指します。

ERPには、債権・債務管理機能が付いており、取引先ごとに締日・回収日・回収方法を設定して未回収管理を行ったり、取引先の一元管理、残高・期日管理などが行えたりします。

会計ソフトのように会計機能に特化しているわけではなく、生産管理や在庫管理、販売管理、購買管理など、さまざまな機能を活用しながら経営資源の有効活用を目指せます。

クラウドERPによる効率的な債務管理で未払いを防ごう

未払いを防ぐために債務管理業務は非常に重要なものですが、一口に債務管理といっても業務内容は多岐にわたり、高い情報管理能力が求められます。

そんな債務管理はITを活用するのが業務効率化のカギです。具体的な方法としては、エクセルやGoogleスプレッドシートで表を作って管理するほか、会計システムやERPを導入する方法があります。

なかでも、ERPにはさまざまな機能があり、社内全体の業務効率化に活用できるため、おすすめです。

当社が提供するクラウドERP「キャムマックス」では、会計ソフトの機能同様の請求書の作成などはもちろん、仕入先ごとに債務科目（買掛金又は未払金）が選択が可能で、発注・仕入・支払機能で債務科目ごとの抽出や集計が簡単に行えます。

また、仕入と支払の自動仕訳で債務科目毎に仕訳が作成されます。さらに、販売管理機能も付いているので取引先の情報(契約内容・見積書)なども一括で管理が可能です。

さまざまな決算サービスとも連携しており、その中には代金を立替払いし、未払い保証まで行っているサービスもあります。これによって未払いリスクをゼロにし、キャッシュフローを改善することもできます。

キャムマックスについて詳しくは、下記ページをご覧ください。

中小企業のためのクラウドERP「キャムマックス」