未入金？債権管理がややこしい！ トラブル前にクラウド ERPで解決しよう

未入金を防ぐ債権管理の重要性

まずは債権管理についてなぜ必要なのか、どういった業務が発生するのかをまとめました。

債権管理とは

債権管理とは基本的には売掛・掛け売りをした売掛金の管理をする、ということです。

冒頭でもお伝えしたように、企業間同士の取引の多くは先にサービスを提供し、あとからお金を受け取るという取引がほとんどです。

売掛は簡単に言うと「後払い」です。

その為、サービス提供側が「債権」を持つということになりますので債権管理のミッションとしてはその売掛を期日までに回収すること、他にも取引先の経営状況が問題ないかなどの与信チェックなども行うことが債権管理の主な業務内容になります。

債権管理の重要性

債権管理で一番重要なのは、期日までに取引先から入金をして頂くということです。

何かの理由により取引先が入金をしてくれないとなると、売掛金の規模にもよりますが、自社の資金繰りに直結して影響が出てしまうこともあります。

また売上があがっている安心感からつい債権管理を疎かにしてしまい、利益が出ているのに債権回収が出来ず黒字倒産という最悪なパターンもあります。

それくらい債権管理は経営への影響度が大きい業務なのです。

会社が健全に経営を続けていくためには、期日通りに売掛金を回収すること、与信に問題がありそうな企業との取引はしないことなど、債権管理業務の与信チェックは超重要事項なのです。

債権と債務の違い

簡単に説明すると、債権は企業が受け取るべきお金のことであり、債務は企業が支払うべきお金のことを指します。

「債権」とは、企業が提供した商品やサービスに対するお金を受け取る権利を指します。

これは通常、商品やサービスの提供後に発生します。

一方で、「債務」とは企業が他の人や会社に対して支払わなければならないお金のことで、これは通常、商品やサービスを受け取った後に生じます。

債権管理業務の種類と課題

未入金を防ぐためには社内で必要な債権管理業務が発生します。

1か月に1回の処理だと思われている方もいらっしゃるかと思いますが、必ずしもそうではありません。

債権管理業務の種類

与信管理・与信チェック

まずは、契約前に取引先の与信を確認します。

調べ方としては帝国データバンクやTSRなどを利用することが多いです。

その上で取引金額の上限を設定致します。

取引条件を満たさない場合は、前金での取引をお願いする場合などもあります。

債権管理表を作成

取引が決まった後は、その取引先の企業情報、契約内容をまとめます。

売掛金元帳ともいい、請求先に対して請求日がいつなのかなどの請求漏れなどを防ぐ為に用います。これには売上明細なども記載します。

請求書の作成・発送

上記の管理表を元に請求書の作成、発送を行います。

入金の確認、未入金の場合

取引先が期日までに入金しているかどうかの確認を行います。入金していれば消込を行い、未入金であれば催促を行います。

そして、取引先の対応次第では書面やメールで催促状を送ります。それでも反応がない場合は、もう一段階強い督促状を送ります。

債権管理業務の課題・難しさ

債権管理業務を円滑に行うには、情報管理能力の高い人材が求められます。

しかしながら大事な部門だとわかっていても、経営者からするとそこに多くの人件費をかけることができない事情があり、会社としても難しい判断になでしょう。

日常的に売掛金と入金を結びつける作業を行っていくので、複数拠点展開をしていたり取引先が多いと担当者が多忙になり、確認ミスも起きやすくなります。

その結果、未入金の取引先が出ても気づくことができず、数ヵ月間未入金のままになってしまうという状態が発生してしまいます。

未入金を防ぐ方法3選

上記で述べた通り、未入金を防ぐ債権管理業務は大変です。

ただその中でもミスを少なく、より業務効率化を図る方法があります。

CAMUPのオススメ3選をご紹介します。

エクセル・Googleスプレッドシート

専用のシステムを導入しなくても、エクセルやGoogleスプレッドシートでの管理も可能です。

エクセルやGoogleスプレッドシートの活用は、特に小規模企業やスタートアップにおいて債権管理の初歩的な手段として有効であり、債権管理に利用できるテンプレートがさまざまなWebサイトで公開されています。

その中から自社に合った様式を選べば、0から管理表を作る必要もありません。

これらのツールを使用することで、売掛金のリスト、支払い期日、入金状況などの請求管理をすることが可能になります。

ただし、大量のデータや複雑な取引がある場合は、エラーが発生しやすくほんの些細なことで数式が崩れたりするので、複数人での管理には向きません。

会計ソフト

会計ソフトは、債権管理を自動化し業務を効率化するための便利なツールです。

多くの中小企業が導入しており、債権の追跡だけでなく請求書の発行や入金の確認など、基本的な経理業務もスムーズに処理できます。

これにより、未入金のリスクを低減し正確なキャッシュフローの予測が容易になります。

また、通常会計ソフトウェアは銀行口座との連携が可能で、リアルタイムに財務状況を把握できます。

ただし、会計に関する機能しか持っていないため、「会計だけシステム化できれば良い」と考える企業には適していますが、他の業務の効率化も考えている企業には不十分かもしれません。

ERPシステム

ERPとは、Enterprise Resources Planningの頭文字を取ったもので、ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源の分配を最適化するための手法やシステムを指します。

ERPには、債権・債務管理機能が付いており、取引先ごとに締日・回収日・回収方法を設定して未回収管理を行ったり、取引先の一元管理、残高・期日管理などが行えたりします。

会計ソフトのように会計機能に特化しているわけではなく、生産管理や在庫管理、販売管理、購買管理など、さまざまな機能を活用しながら経営資源の有効活用を目指せます。

債権管理システムを利用するメリットや特徴

債権管理業務の効率化

ERPシステムや会計ソフトを活用した債権管理は、データを一元化することで可視化ができ、未回収リスクを大幅に削減できます。

主に、売掛金の追跡、請求書の自動生成、入金の監視（アラート）といった機能があります。

さらに、リアルタイムに情報が確認できるので、未回収の債権があればアラートで知ることができ即座に対処できます。

このように、システム化することで債権管理の業務が効率化され、企業の財務健全性を維持するのに貢献します。

 ERPシステムなら幅広い企業ニーズに合った機能を提供

企業の特定のニーズに合わせたシステムを選択することも重要です。

たとえば、国際取引を行う企業は、多通貨対応の債権管理機能が必要です。

また、仕入管理や在庫管理と連動した一元管理をしたいなど、企業ニーズはさまざまです。

ERPシステムの場合は、このような企業の規模、業界、取引の複雑さに応じてシステム内の特定の機能をカスタマイズすることが可能です。

適切な機能を選ぶことにより、債権管理プロセスだけでなく企業の資産状況を把握し管理するのにも役立ちます。

イレギュラーな入金にも対応

クレジットカードの期限切れ、入金額の誤り、あるいは取引先の入金忘れなど、さまざまな理由でイレギュラーな入金が発生する可能性があります。

こうした場合、銀行振込、クレジットカード、口座振替、コンビニ決済など、多様な決済手段に対応しているシステムがおすすめです。

また、登録情報から入金名義や金額が一致しない場合（また入金確認が取れない場合）には自動消込機能が正常に動作しませんが、イレギュラーな入金を受け付け手動による消込を一度行えば、システムが自動的に学習し以後スムーズに対応できるといったものあります。

クラウドERPによる効率的な債権管理で未入金を防ごう

未入金を防ぐために債権管理業務は非常に重要なものですが、一口に債権管理といっても業務内容は多岐にわたり、高い情報管理能力が求められます。

そんな債権管理はITを活用するのが業務効率化のカギです。

具体的な方法としては、エクセルやGoogleスプレッドシートで表を作って管理するほか、会計システムやERPシステムを導入する方法があります。

なかでも、ERPシステムにはさまざまな機能があり、社内全体の業務効率化に活用できるためおすすめです。

当社が提供するクラウドERP「キャムマックス」では、会計ソフトの機能同様の請求書の作成などはもちろん、請求先ごとに抽出や集計が簡単に行えます。

購買管理機能が付いているので、請求先と同様に支払先ごとの抽出や集計が可能です。

さらに、さまざまな決済サービスとも連携しており、その中には代金を立替払いし未入金の保証まで行っているサービスもあります。

これによって未入金リスクをゼロにし、キャッシュフローを改善することもできます。