未払い？債務管理がややこしい！ ERPで解決しよう

取引先が未払いであった場合どうされていますか？

毎月期日になると取引先から入金がされているかどうかの確認をされると思います。 企業間同士の取引の場合は、取引前に契約書を交わしサービス提供側が先に サービス提供してから請求をするパターンがほとんどです。(売掛・掛け売り) それは信頼関係があるからこそ成り立つもの。

しかし稀に、支払い期日が過ぎても入金頂けない取引先があります。 今回はそのような未払い、未入金をチェックする債務管理の重要度や、ERPの活用方法をお伝えします。

未払いを防ぐ債務管理の重要性

まずは債務管理についてなぜ必要なのか、どういった業務が発生するのかをまとめました。

債務管理とは

債務管理とは基本的には売掛・掛け売りをした売掛金の管理をする、ということです。 冒頭でもお伝えしたように、企業間同士の取引の多くは先にサービスを提供し、あとからお金を受け取るという取引がほとんどです。

売掛は簡単に言うと「後払い」です。 その為、サービス提供側が「債権」を持つということになりますので債務管理のミッションとしてはその売掛を期日までに回収をすること、他にも取引先の経営状況が問題ないかなど の与信チェックなども行うことが債務管理の主な業務内容になります。

債務管理の重要性

債務管理で一番重要なのは、期日までに取引先から入金をして頂く。ということです。 何かの理由により取引先が入金をしてくれないとなると、売掛金の規模にもよりますが、 自社の資金繰りに直結して影響が出てしまうこともあります。

また売上があがっている安心感から、つい債務管理を疎かにしてしまい、 利益が出ているのに債権回収が出来ず黒字倒産という最悪なパターンもあります。 それくらい、債務管理は経営への影響度が大きい業務なのです。 自分の会社が健全に経営を続けていくためには、期日通りに売掛金を回収すること、 与信に問題がありそうな企業との取引はしないこと、など債権管理業務の与信チェックは超重要事項なのです。

未払いを防ぐための管理業務

未払い、未入金を防ぐためには社内で必要な債務管理業務が発生致します。1か月に1回の処理だと思われている方もいらっしゃるかと思いますが、そうではありません。

実査に債務管理の業務はいくつかあります。

・与信管理・与信チェック

まずは、契約前に取引先の与信を確認します。調べ方としては帝国データバンクやTSRなどを 利用することが多いです。その上で取引金額の上限を設定致します。取引条件を満たさない場合は 前金での取引をお願いする場合などもあります。

・債務管理表を作成

取引が決まった後は、その取引先の企業情報、契約内容をまとめます。 仕入先別買掛金台帳ともいい、支払先に対して、支払い日がいつなのかなどの請求漏れなどを防ぐ 為に用います。売上明細なども記載します。

・請求書の作成・発送

上記の管理表を元に請求書の作成、発送を行います。

・入金の確認、未入金・未払いの場合

取引先が期日までに入金しているかどうかの確認。入金していれば消込を行い、未入金であれば催促を行います。取引先の対応次第では、書面やメールで催促状を送ります。 それでも反応がない場合は、もう一段階強い督促状を送ります。

債務管理業務の難しさ

債務管理業務を円滑に行うには、情報管理能力の高い人材が求められます。しかしながら大事な部門だと わかっていても、経営者からするとそこに多くの人件費をかけることができないという場合があり 会社としても難しい判断になる部分です。 日常的に売掛金と入金を紐づかせる作業を行っていくので、複数拠点展開をしていたり、取引先が多いと 担当者が多忙になり、確認ミスも起きやすくなってしまいます。 その結果未払いの取引先が出ても気が付くことができず、数か月未入金ままになってしまうという場合が 発生してしまいます。

未払いを防ぐ方法3選

上記で述べた通り、未払い、未入金を防ぐ債権管理業務は大変です。ただその中でもミスを少なく、より業務効率化を図る方法があります。CAMUPのオススメ3選をご紹介。

エクセル・Googleスプレッドシートで表を作る

まずシステムを導入しない方法を取るのであれば、エクセルやGoogleスプレッドシートでの管理をしてください。 債務管理に利用出来るテンプレートは様々なサイトで公開されていますので、自社にあった様式で利用頂ければ0から管理表を作る必要がないのでお勧めです。 ただし、ほんの些細なことで数式が崩れたりするので、複数人で管理するのはオススメ致しません。

会計ソフト

多くの中小企業では、会計ソフトを利用されていると思います。債権債務の管理はもちろん請求書の作成や、入金 チェックなどの基本的な経理業務がこなせる仕様となっています。ただし業務をカバー出来ているのは会計に必要な 部分のみとなりますので会計だけシステム化できればよいという企業には良いでしょう。

クラウドERP「キャムマックス」

クラウドERP「キャムマックス」では、会計ソフトの機能同様の請求書の作成などはもちろん、 仕入先ごとに債務科目（買掛金又は未払金）が選択が可能となり、発注・仕入・支払機能で債務科目毎の抽出や集計が 簡単に行えます。また、仕入と支払の自動仕訳で債務科目毎に仕訳が作成されます。 さらに、販売管理機能も付いているので取引先の情報(契約内容・見積書)なども一括で管理が可能です。

また、キャムマックスはさまざまな決算サービスと連携しています。 中には代金を立替払いし、未払い保証まで行っているサービスもあります。 これによって未払いリスクをゼロにし、キャッシュフローを改善することもできます。

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