OMS(注文管理システム)とは？導入のメリットや機能について解説

OMSとは

OMSとはOrder Management Systemの略称で注文（受注）管理システムと呼ばれ、具体的には商品の受注から出荷までを一括で管理するシステムのことです。

複数のECサイトを運営している企業や、ECサイトの他に実店舗もあるといった企業にも注文を一か所にまとめることができるシステムとして活用されています。

OMSとよく比較されるのがWMS（Warehouse Management System）です。WMSは在庫管理や入出庫管理を行う倉庫管理に特化したシステムを指します。

OMSの主な機能

OMSにはどのような機能が含まれるのか確認していきましょう。

受注管理

受注管理とは、顧客から入った注文を処理する機能です。ECサイトの場合はショッピングカートと連携して在庫管理につなげます。ECサイトであれば注文と同時にお礼メールを自動送信する機能などもここに含まれます。

会計システムとの連携も可能です。

出荷管理

出荷管理とは、注文に応じた商品の出荷を指示する機能です。

商品を無事にお届けするまでの業務になり、納品書や売上伝票の作成機能が含まれます。他にもピッキングや梱包、配送方法についての指示が含まれる場合もあります。

商品管理

在庫管理を含む商品管理はECサイトを運営する上で重要な業務です。

在庫過多や在庫不足を防いで適正量を保つことで売上を最大化します。このような在庫適正量の計算も自動で行うのがOMSシステムの特徴ともいえます。

また、倉庫管理と連携させて物流自体を一括管理できるOMSも増えています。

顧客管理

顧客情報を記録して保存しておくだけでは十分な顧客管理とは言えません。データを活用して初めて適切な顧客管理が行われていると言えるでしょう。

OMSはこれらの顧客データを分析してマーケティングに活用できる機能が含まれます。

見積管理

卸売やBtoBの場合は注文をいただく前に見積書の作成が必要なケースもあります。

OMSには見積書作成機能が含まれるため、過去の内容を参照することも可能です。

見積管理システムとは？導入メリットや比較のポイント

入金送金管理

ECサイトではネット上で金銭のやり取りが行われるため、正しく入金がされたのかまで細かく管理しなければなりません。

従来会計管理を担っていた会計ソフトや金融機関と連携できる機能がついている場合もあれば、OMS自体に会計管理が含まれることもあります。

OMSを導入するメリット

OMSを導入するメリットについてご紹介します。

業務効率がアップ

エクセルなどは複数チャネルの注文管理が非常に大変です。

OMSを導入するとまとめて管理ができるため、手動で注文管理を行っていた時と比較して人為的ミスなどが減らせることが大きなメリットの1つです。

また、OMSなら様々な業務が自動で行われるため時間短縮となる上に人的費用を削減することにもつながります。

発注管理に必要な伝票や書類の多くがメールなどの電子形式でやり取りされることになり、紙に印刷するためのコストも削減できます。

販売機会を逃さず出荷ができる

手動で注文管理を行っている場合には、前の作業が完了するのを待ってから次の作業を行うのが一般的です。マニュアルで管理していた場合、時間差が大きいことや予測精度が低いこともあり、せっかく注文をいただいたのに在庫切れという事態も発生してしまうことがあります。

一方、OMSなら注文が確定すると同時に在庫の確認と出荷指示ができてしまうため顧客を待たせる時間が少なくなります。またOMSは適切な在庫量を予測することで常に在庫を切らすことなく循環させることができ、販売の機会を逃さず出荷することができます。

OMSの導入デメリット

OMSを導入するにはメリットばかりではなく、デメリットも理解して検討する必要があります。

コストがかかる

これまで無料ソフトやエクセルで注文管理を行っていた企業であれば、OMS導入の費用は大きく感じることでしょう。

また現状の運用方法から移行する必要があるため、人的コストもかかります。

導入する際は期待できる効果と発生するコストを十分に比較し、検討する必要があります。

業務フローの見直しが必要

これまで行ってきた注文管理業務の順番が変わることにより、中には人の手を必要としなくなるケースも出てきます。

そのためOMS導入に向けた業務フローの根本的な見直しが必要です。

OMSを選ぶポイント

OMSを選ぶ際には以下の3点に注意する必要があります。

操作性や運用方法

どんなOMSシステムでも、スタッフが操作できずに使えないとせっかくの費用が無駄になってしまいます。

お試し期間でどのような操作画面なのか確認できるとベストです。

OMSの運用方法にも注意が必要です。OMSにはクラウド型とオンプレミス型があり、以下のような特徴があります。

オンプレミス型は社内のパソコンに直接インストールして使うタイプとなり、OMSがインストールされた端末からのみ利用することができます。

クラウド型はネット環境が整っている場所であればどこからでもオンラインで利用できるため、端末が限定されないことからもリモートワークでも活用できます。

サポート体制や保守機能

OMS導入時はもちろんですが、使用しながら操作に不明点が出てきた場合にはサポートが重要な役割を果たします。

場合によってはサポートが別料金ということもあるため、必要に応じたサポートが受けられるように確認が必要です。

また、セキュリティ対策が行われる範囲についてもよく確認しておく必要があります。

他システムやチャネルとの連携

オンラインショップ運営の場合は特に、複数の販売チャネルと連携できるかどうかが最大のポイントです。

仮に現在は自社サイトのみだったりECサイトが1つしか無いという場合でも、今後規模が大きくなったときに連携できるチャネルが限られてしまうとOMSを変更せざるを得なくなります。

OMSは出入金など会計管理と連携させることで大きな効果を発揮できるため、会計はもちろんのこと、自社内のあらゆる業務と連携できるかどうかも見極める必要があります。

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複数のECサイトを持つ企業様にとって必要不可欠な機能が豊富に盛り込まれているのですが、これはOMSの注文管理にとどまりません。

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