予算管理とは?エクセルとシステムで行う方法をご紹介
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予算管理とは?エクセルとシステムで行う方法をご紹介

予算管理とは企業の経営の根幹を担う大切な業務ですが、ざっくりとなんとなくでしか行えていないという企業も少なくありません。エクセルで予算管理できているから十分だという場合でも、システムのメリットを知れば導入を検討したくなることは間違いありません。

予算管理とは?

予算とは予定的計算を意味する言葉で、企業では会計期間内の収入と支出を見積もる計算にあたります。

予算管理とは、この予定的計算をもとに企業の活動を計画し、実績との差異を分析してデータを作成する業務です。


予算管理の目的

予算管理を行う目的は、最初に立てた予算をしっかり達成させることですが、その背景には企業の業績を上げることがあります。

予算を達成できたかどうかの分析は事後に行われるため、この分析データをもとに課題を発見して改善することが大きな目的です。


予算管理と経営管理の違い

予算管理で業績の改善を行うのであれば、これは経営管理と言えるのではと思うかもしれません。

実際経営管理という言葉は、予算管理を含む企業経営全体の管理を意味しています。

経営管理の中の一つの管理業務として予算管理が存在します。

予算管理の基本業務

予算管理の業務にはどのような内容が含まれるのか、基本的なものを挙げてみます。


予算管理規程の作成

予算を組むということは企業の金銭を扱うことになるため、不正などを防止する観点からも予算管理規程が必要です。


法律で定められているわけではありませんが、企業内の内部統制には作成がおすすめです。規程には予算管理の目的、期間、体系、責任の所在、報告方法を含めるのが通常です。


予算の編成

予算管理の最初の業務は予算の編成です。家計や個人事業など小規模な場合には細かいところまで予算を組むケースは少ないかもしれませんが、法人の会計では3種類の予算編成が必要です。


損益、資金、資本でそれぞれ予算を編成します。


この予算編成を上から行うか下から行うかは企業によって異なりますし、必ずしも上からか下からかということでもありません。


  • トップダウン方式

経営計画を元に企業全体の予算編成方針を決め、それを各部署など下へ下へと分けていく方法です。


  • ボトムダウン方式

企業の現場に近い末端部署や担当者から予算を決めていき、上に行くにしたがってまとめていく方法です。


実行

予算に基づいて企業活動が行われているかどうか、進捗状況を確認して修正します。企業によっていつ確認を行うかは異なりますが、例えば1か月ごとに末日時点でどれくらい予算が計画通り達成されているのかデータを集めます。


分析

期間ごとに取得したデータを分析します。予算が計画通り達成されていなければその原因を究明し、達成されるように改善につなげます。


改善

分析したデータを改善に活かすということが予算管理の最も大切な業務と言えるでしょう。改善方法をフィードバックし、予算とのずれが大きくなる前に対策していきます。

効率的に予算管理を行う方法


予算管理を効率的に行うためにエクセルを使う企業も多いです。ここではエクセルでの予算管理方法とシステムでの予算管理方法について比較しながら見ていきます。


予算管理をエクセルで行う場合

予算管理を行う部署が少ない場合には、ひとまとめにブックを作成し、部署ごとにシートを分ける方法が良いでしょう。

予算管理を行う部署が多い場合には、部署ごとにブックを作成して週次や月次等ごとにシートを分ける方法がおすすめです。

また、週や月の集計は分けずに実績や分析結果などでシートを分ける方法もあります。

エクセルの場合は予算管理のテンプレートもあるので、そちらを活用しても良いでしょう。


エクセルによる予算管理表の作り方

ここでは、例として月次集計を予算、実績、分析結果のシートで分ける予算管理表の作り方をご紹介します。

新規ブックを開いたら、A列に売上高、売上原価、費用、営業利益などの項目を入力していきます。

1行目には「〇年度予算管理表」などとブックのタイトルを入力します。

1行空けて3行目に「〇月」と入力し、右のセルにも12か月連続するように入力していきます。

これが予算シートになりますので、決定している予算額を入力します。


次に予算シートをコピーして作成し、実績用にします。このシートには実績値を入力します。

3つ目は予算と実績を比較するシートです。A列の項目は1枚目、2枚目と同じで良いのですが、各月での予算と実績の差異、比率を取得できるようにします。



ざっくりとこんな形の予算管理表が出来上がります。


エクセルによる予算管理の注意点

エクセルの場合はそれほど難しい知識を必要とせずに予算管理表を作成できますが、効率化という観点では課題が残ります。


たとえば上記でご紹介したような予算管理表の場合、部署ごとで別々のブックを使用することになるため、それらの相関性などを見ることができません。また、何らかのアクシデントで過去の月のデータが消えてしまうと、もう一度入力し直す必要が出てきます。


この予算管理表では予算と実績の差異は表示できるものの、詳しい分析は別途レポート資料を作成する必要があります。

年度の途中で項目の増減などフォーマットの変更があった場合などは、各部署で対応しなければならず、共通化が難しいです。


予算管理をシステムやアプリで行う場合

一方、予算管理をシステムやアプリを使って行う場合には、エクセルの課題を解決してくれることが期待できます。


システムで予算管理を行うメリット

システムで予算管理を行う主なメリットは以下になります。


  • 正確な予測
  • データの効率的な収集
  • レポートの自動作成
  • 属人化を防ぐ


予算を編成するにあたって各部署に必要な予算を計算するという業務は、人がやるよりもシステムが行った方が正確です。過去のデータをもとに自動で数値を出してくれますし、人の手によるミスも発生しません。


予算管理システムは、過去のデータを取得して自動入力してくれることがほとんどです。部署ごとに分かれたエクセルデータを集めて集計する必要がありません。

予算管理で重要な分析後のレポート作成も、システムなら自動で完了してしまうため時間が節約できます。


エクセルの予算管理表の場合、どうしても作成者に任される部分が多くなるため属人化が起きがちです。予算管理システムは権限を持つ人が皆同じデータを見ることができるため、不正が起こりにくくなります。


予算管理システムの主な機能

予算管理システムに含まれる主な機能は以下になります。


  • データ収集
  • 予算編成
  • 予算と実績の差異計算
  • 分析
  • レポート作成


部署ごとなどに入力されたデータを取得し、予算編成を行います。


次に、どのような予算を組むのが効率的なのかを判断して編成します。

予算と実績の差異がどれくらいなのかをモニタリングしながら、改善点を指摘してくれます。


エクセルなどのマニュアルと違いその日その日でレポートが作成されるため、必要な時に確認することができます。

予算管理の真の効率化ならシステムが最適


エクセルで予算管理を行う企業もまだ多いですが、システムを導入することで節約できる時間やコストは膨大です。

スピード感が重視される昨今のビジネス業界では、できるだけ早くシステムを取り入れることが成長のカギとなっています。

キャムマックスは、予算管理にとどまらず経営のあらゆる管理をひとまとめに行うことができるシステムです。

予算管理を効率よく行いたいという企業様は、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。

この記事を書いた人

ライター
株式会社キャム 取締役COO

下川 貴一朗

証券会社、外資・内資系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドを経て、2020年10より取締役CFOとして参画。 マーケティング・営業活動強化のため新たにマーケティング部門を設立し、自ら責任者として精力的に活動している。

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