予算管理とは?エクセルとシステムで行う方法をご紹介
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予算管理とは?エクセルとシステムで行う方法をご紹介

予算管理とは企業の経営の根幹を担う大切な業務ですが、ざっくりとなんとなくでしか行えていないという企業も少なくありません。
エクセルで予算管理できているから十分だという場合でも、システムのメリットを知れば導入を検討したくなることは間違いありません。

予算管理とは?


予算とは予定的計算を意味する言葉で、企業では会計期間内の収入と支出を見積もる計算にあたります。

予算管理とは、この予定的計算をもとに企業の活動を計画し、実績との差異を分析してデータを作成する業務です。


予算管理の目的


予算管理を行う目的は、最初に立てた予算をしっかり達成させることですが、その背景には企業の業績を上げることがあります。

予算を達成できたかどうかの分析は事後に行われるため、この分析データをもとに課題を発見して改善することが大きな目的です。


予算管理と経営管理の違い


予算管理で業績の改善を行うのであれば、これは経営管理と言えるのではと思うかもしれません。

実際経営管理という言葉は、予算管理を含む企業経営全体の管理を意味しています。

経営管理の中の一つの管理業務として予算管理が存在します。

予算管理の基本業務


予算管理の業務にはどのような内容が含まれるのか、基本的なものを挙げてみます。


予算管理規程の作成


予算を組むということは企業の金銭を扱うことになるため、不正などを防止する観点からも予算管理規程が必要です。


法律で定められているわけではありませんが、企業内の内部統制には作成がおすすめです。規程には予算管理の目的、期間、体系、責任の所在、報告方法を含めるのが通常です。


予算の編成


予算管理の最初の業務は予算の編成です。家計や個人事業など小規模な場合には細かいところまで予算を組むケースは少ないかもしれませんが、法人の会計では3種類の予算編成が必要です。


損益、資金、資本でそれぞれ予算を編成します。


この予算編成を上から行うか下から行うかは企業によって異なりますし、必ずしも上からか下からかということでもありません。


トップダウン方式

経営計画を元に企業全体の予算編成方針を決め、それを各部署など下へ下へと分けていく方法です。


ボトムダウン方式

企業の現場に近い末端部署や担当者から予算を決めていき、上に行くにしたがってまとめていく方法です。


実行


予算に基づいて企業活動が行われているかどうか、進捗状況を確認して修正します。

企業によっていつ確認を行うかは異なりますが、例えば1か月ごとに末日時点でどれくらい予算が計画通り達成されているのかデータを集めます。


分析


期間ごとに取得したデータを分析します。

予算が計画通り達成されていなければその原因を究明し、達成されるように改善につなげます。


改善


分析したデータを改善に活かすということが予算管理の最も大切な業務と言えるでしょう。

改善方法をフィードバックし、予算とのずれが大きくなる前に対策していきます。

効率的に予算管理を行う2つの方法


予算管理を効率的に行うためにエクセルを使う企業も多いです。ここではエクセルでの予算管理方法とシステムでの予算管理方法について比較しながら見ていきます。


エクセル


エクセルは、予算管理において広く利用されている効果的なツールです。


エクセルを使った予算作成


予算作成では、セルを使い収益や費用などの予算項目をリストアップします。

そこに関数などを使って自動的に合計や差異を計算します。

たとえば、月ごとの収益予算を作成する場合は収益の予算額をセルに入力し、SUM関数を利用して各月の予算の合計を簡単に計算できます。


予算の可視化と分析


エクセルのグラフやチャート機能を使うと、予算の可視化と分析が簡単になります。

たとえば、円グラフを使って収益と費用の割合を表示することで、予算のバランスを直感的に把握できます。

また、過去の実績データと予算データを比較することで、予算の傾向や進捗を見ることができます。

これによって、必要に応じて予算を修正や調整する判断がしやすくなります。


自動化とテンプレートの活用


エクセルの自動計算機能やテンプレートの活用により、予算管理の効率が向上します。

繰り返し行う予算作業をテンプレート化し、必要なデータを入力するだけで予算が自動的に計算されるようになるので時間と手間を節約できます。

また、書式設定機能を使って、見やすく整えた予算書類を作成することも可能です。

これら機能を活用することで、予算管理の作業がスムーズになります。


システム


予算管理システムは、エクセルよりも高度な機能を持つ専用のソフトウェア(またはクラウドツール)です


統合された予算管理プロセス


予算管理システムでは、予算作成から予実管理、進捗監視までのプロセスが一元化されています。

データの入力や更新はリアルタイムに行われ、複数の関係者が同時にデータにアクセスし、予算の最新情報を共有することができます。これにより、情報の不整合やヒューマンエラーのリスクを最小限に抑え、意思決定のスピードと正確性を向上させることができます。


高度な分析と予測手法


予算管理システムは、高度なデータ分析や予測手法を提供しています。

過去のデータからトレンドやパターンを分析し、将来の予測値を算出する機能があります。

さらに、異なる予算計画に基づく結果を比較することができるシナリオ分析機能などもあります。

これにより、より正確な予算立案と戦略的な意思決定が可能となります。


データの一元管理と信頼性の向上


予算管理システムでは、データの一元管理と品質管理に重点が置かれています。

データの正確性と一貫性を確保するために、バリデーションやエラーチェック機能が組み込まれており、データの信頼性を向上させます。

また、アクセス制御やデータのバックアップなどのセキュリティ対策も実施されています。これによってデータの安全性と品質が保たれ、より安心して予算管理を行うことができます。


それぞれの特徴を理解しよう


予算管理システムとエクセルは、それぞれの特性により異なる利点を持っています。

エクセルは小規模の事業者にとって柔軟性と自由度が高く、個別の予算管理に適しています。

一方、予算管理システムは統合性と自動化が強みであり、組織全体での情報共有やデータの信頼性が求められる場合に有効です。

組織のニーズや予算管理の規模に応じて、適切な方法を選択することが重要です。


予算管理をエクセルで行う場合


予算管理を行う部署が少ない場合には、ひとまとめにブックを作成し、部署ごとにシートを分ける方法が良いでしょう。

予算管理を行う部署が多い場合には、部署ごとにブックを作成して週次や月次等ごとにシートを分ける方法がおすすめです。

また、週や月の集計は分けずに実績や分析結果などでシートを分ける方法もあります。

エクセルの場合は予算管理のテンプレートもあるので、そちらを活用しても良いでしょう。


エクセルによる予算管理表の作り方


ここでは、例として月次集計を予算、実績、分析結果のシートで分ける予算管理表の作り方をご紹介します。

新規ブックを開いたら、A列に売上高、売上原価、費用、営業利益などの項目を入力していきます。

1行目には「〇年度予算管理表」などとブックのタイトルを入力します。

1行空けて3行目に「〇月」と入力し、右のセルにも12か月連続するように入力していきます。

これが予算シートになりますので、決定している予算額を入力します。


次に予算シートをコピーして作成し、実績用にします。このシートには実績値を入力します。

3つ目は予算と実績を比較するシートです。A列の項目は1枚目、2枚目と同じで良いのですが、各月での予算と実績の差異、比率を取得できるようにします。



ざっくりとこんな形の予算管理表が出来上がります。


エクセルによる予算管理の注意点


エクセルの場合はそれほど難しい知識を必要とせずに予算管理表を作成できますが、効率化という観点では課題が残ります。


たとえば上記でご紹介したような予算管理表の場合、部署ごとで別々のブックを使用することになるため、それらの相関性などを見ることができません。また、何らかのアクシデントで過去の月のデータが消えてしまうと、もう一度入力し直す必要が出てきます。


この予算管理表では予算と実績の差異は表示できるものの、詳しい分析は別途レポート資料を作成する必要があります。

年度の途中で項目の増減などフォーマットの変更があった場合などは、各部署で対応しなければならず、共通化が難しいです。


実績も含めた予実管理表(予算実績管理表)とは?


予実管理表では、一般的に予算と実績の項目が並列に表示されます。

収益や費用、利益などの項目ごとに予算の計画額と実績の実際の数値が記録されます。

そして、予算と実績の差異を算出して達成度や逸脱の度合いを可視化します。


予算と実績を比較することで、目標達成の進捗状況や予算の逸脱要因を把握し、必要な対策や調整を行うことができます。

また、予実管理表の分析結果に基づいて経営の意思決定や戦略の立案にも活用され組織の改善や成長戦略を進めることができます。


【予実管理表】無料Excelテンプレート集


以下サイトにて、無料のExcelテンプレートがダウンロードできます。ぜひ、ご活用ください。


予算(予実)管理の無料Excelテンプレートまとめ|Office Hack


予実管理表|bizocean(ビズオーシャン)


予算管理表01.xlsx | 無料で使える みんエク! みんなのExcelテンプレート


業務効率と品質を追求した予実管理表Excelテンプレートを無料配布 | 経理・会計業務を効率化「経理プラス」


「予実管理表 【年間予算達成率グラフ付】(1月始まり)」のテンプレート(書式)無料ダウンロード|ビジネスフォーマット(雛形)のテンプレートBANK



予算管理をシステムで行う場合


一方、予算管理をシステムやアプリを使って行う場合には、エクセルの課題を解決してくれることが期待できます。


システムで予算管理を行うメリット


システムで予算管理を行う主なメリットは以下になります。


  • 正確な予測
  • データの効率的な収集
  • レポートの自動作成
  • 属人化を防ぐ


予算を編成するにあたって各部署に必要な予算を計算するという業務は、人がやるよりもシステムが行った方が正確です。

過去のデータをもとに自動で数値を出してくれますし、人の手によるミスも発生しません。


予算管理システムは、過去のデータを取得して自動入力してくれることがほとんどです。部署ごとに分かれたエクセルデータを集めて集計する必要がありません。

予算管理で重要な分析後のレポート作成も、システムなら自動で完了してしまうため時間が節約できます。


エクセルの予算管理表の場合、どうしても作成者に任される部分が多くなるため属人化が起きがちです。予算管理システムは権限を持つ人が皆同じデータを見ることができるため、不正が起こりにくくなります。


分析やデータ集計の精度が向上する


・データの正確性と信頼性

システムを利用することで、データの入力や計算が自動化されヒューマンエラーが減少します。

これにより、予算データの正確性と信頼性が向上し分析や意思決定に信頼できる情報が得られます。


・リアルタイムの情報共有

システムを使用することで、関係者間でリアルタイムに情報を共有できます。

予算データや経営指標の更新や変更が即座に反映され、チーム全体で最新の情報を共有しながら予算管理を進めることができます。


・効率的な分析やデータ集計

システムは大量のデータの集計や分析を効率化します。

計算や集計が自動化されるので作業の工数を減らし、正確な分析結果を得ることができます。


・レポートや可視化の向上

システムは予算データを視覚的に表現するためのグラフやチャート、ダッシュボードを提供します。

これにより予算の状況や進捗を直感的に把握しやすくなり、より良い意思決定に繋がります。


予算管理システムの主な機能一覧


予算管理システムに含まれる主な機能は以下になります。


  • データ収集
  • 予算編成
  • 予算と実績の差異計算
  • 分析
  • レポート作成


部署ごとなどに入力されたデータを取得し、予算編成を行います。


次に、どのような予算を組むのが効率的なのかを判断して編成します。

予算と実績の差異がどれくらいなのかをモニタリングしながら、改善点を指摘してくれます。


エクセルなどのマニュアルと違いその日その日でレポートが作成されるため、必要な時に確認することができます。


導入プロセスについて


予算管理システムの導入プロセスは、以下の一般的なステップで進められます。


ステップ1: ニーズと要件の洗い出し

社内のニーズや要件を明確にし、システムに求める機能を明確にします。


ステップ2: システムの選定と評価

インターネットで候補になりそうな複数の商品をピックアップします。

そこから問い合わせや無料トライアルなどを活用し、システムの機能や利点を確認しましょう。


ステップ3: システムのカスタマイズと設定

選んだ予算管理システムがカスタマイズができるか確認します。

また機能アップデートの頻度なども確認しておきましょう。


ステップ4: データの移行と統合

いきなりリプレイスするのではなく、移行期間を設けて既存の予算データを新システムに移行し、利用する従業員に対してトレーニングや教育を行いましょう。

そうすることでシステムの使い方や機能について理解が深まり、リプレイス後も円滑に業務が行えます。


ステップ5: モニタリングと改善

システムの稼働後は定期的にモニタリングし、問題や改善点を洗い出します。

定期的に従業員からのフィードバックを収集したりシステムのパフォーマンスや利便性に関してチューニングし、さらなる組織のニーズに合わせたカスタマイズを行います。


予算管理システム(クラウド型)の費用について


予算管理システムの費用は、導入するシステムによって異なります。


クラウド型の予算管理システムの場合、大手ベンダーが提供しているものであれば月額100,000円程度のものが多いですが、中小企業向けのものであれば数万円から利用できるものもあります。

また、機能を絞ったものはさらにリーズナブルに数千円からといった価格帯のものが存在が、逆に多機能なスペックにすると想定していた金額を大きく上回ってしまう場合があります。


また、予算管理システムの費用には年間サポート契約費用なども含まれる場合などがありますので、必ず打合せをしたうえで見積もりを取り、予算内で収まるかの確認を致しましょう。

組織のニーズに合った予算管理システムの費用を正確に把握することで、適切な予算とリターンを実現できます。

予算管理業務をさらに効率化するならERPシステム導入がおすすめ


エクセルで予算管理を行う企業もまだ多いですが、システムを導入することで節約できる時間やコストは膨大です。

スピード感が重視される昨今のビジネス業界では、できるだけ早くシステムを取り入れることが成長のカギとなっています。

キャムマックスは、予算管理にとどまらず経営のあらゆる管理をひとまとめに行うことができるシステムです。

予算管理を効率よく行いたいという企業様は、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。





その他のおすすめ予算管理システム


Sactona


費用:要問い合わせ


「Sactona」は、経営管理業務の高度化と効率化を実現するグローバル経営管理システムです。

予算管理、連結管理、部門別管理、グローバル製品別管理、アクティビティ別経費予算管理、製品モデル別研究開発費管理、プロジェクト予算管理、業績評価、中長期計画など、さまざまな管理会計と経営管理業務に対応しています。

また、Microsoft製品との親和性が高くて導入時のトラブルも少なくいため、迅速に展開することが可能です。


Loglass


費用:要問い合わせ


「Loglass」は、経営データを一元化する経営管理クラウドサービスです。

予算策定、予実管理、見込み更新、管理会計のフローを効率的に仕組み化し、経営の機動力を向上させます。

予算や見込データ、会計ソフトからの実績データをワンクリックで統合・反映することができるため、集計作業が効率化されるので経営判断に役立ちます。

また、全ての必要な情報が一元管理され、経営会議などで質の高い議論ができることに焦点を当てています。

まさに意思決定に必要な情報をサポートするために開発されたソリューションと言えるでしょう。


BizForecast BC


月額(年払いプラン):50,000円~


「BizForecast BC」は、プライマル株式会社が提供する管理会計ソリューションの一部で、Excelを活用した情報収集や集計・加工機能を提供や、

予算管理を含むさまざまな管理会計業務に活用できるサービスです。

特徴として、優れた入力インターフェースや豊富なワークシート関数、多彩なグラフ・チャートの表現力が特長で、会社のノウハウが凝縮されたExcel資産を活用し、メンテナンスの容易さなどがあげられます。

また、Excelのデメリットを解消しデータベースによる一元管理や組織・科目のマスタによる効率的な集計、他のシステムとのデータ連携機能によるデータの反映、個人に依存しない業務遂行を実現するサービスです。


iFUSION


 

費用:要問い合わせ


「iFUSION」は、Excelに関連する業務を効率化するための運用サポートシステムで、既存のExcelデータをそのまま活用しながら利用できるシステムです。

たとえば、Excelで予算編成や予実・見込の管理、日々の報告書作成など作成すると時間がかかります。

しかしFUSIONであれば、Excelに関連する作業や手間のかかる部分を自動化することができます。

さらにフォーマットは一元管理されるため、ファイルの管理が煩雑になりません。

これによりExcel作業を効率化し、担当者は本来の業務に集中することができます。


DIGGLE


費用:要問い合わせ


「DIGGLE」は、予実管理を効率化し業績の着地予測精度を向上させるクラウドサービスで、

「予算の進捗状況の把握に苦労している」「事業ごとの損益を可視化できていない」「個人に依存した予実管理のExcel/スプレッドシートの運用に限界を感じている」といった課題を解決します。

これにより、毎月のExcel作業に費やしていた時間を本来の要因分析やアクションプラン策定に活用できます。予算と実績の数値に基づいた早期のアクションや、経営層や事業部との円滑なコミュニケーションを実現します。


無料版のある予算管理システム


bixid


月額:600円(税抜)~ / 無料版あり


「bixid」は、経営の強靭化をサポートするサービスで、会計ソフトのデータを簡単に取り込んで、自動で経営計画を策定することができます。

経営管理や月次決算を簡単に行えるクラウド型の経営支援ソフトです。アシストロボット「bi-bo(ビーボ)」が画面上で数字の見方をわかりやすくサポートしてくれます。

直感的に操作できるUI/UXデザインで、財務会計に自信がなくても安心して利用できます。さらに、パソコンやスマートフォンでいつでも財務状況をモニタリングすることができ、自社内や会計事務所とのやり取りもスムーズに行うことができます。


fusion_place


cloud版:1,200,000円~(年間利用料金)standard版:無料


「fusion_place」は、タイムリーな見込集計や予算改定、変更点の把握、現場部門の予実管理能力の向上、詳細な実績データの提供、Excelの複雑な運用手順の簡素化など、さまざまな課題を解決します。

さらに、オンラインマニュアルやチュートリアル、サンプルアプリケーション、経費管理テンプレートなどが提供されており、早期の導入や業務改善に役立ちます。

精度の高い期末見通し、予算や見込の内容と根拠の可視化、連結ベースの予算管理など、新しい取り組みに挑戦する企業におすすめのソリューションです。


予算管理システムの比較ポイントや選び方


コスト、使いやすさ、サポートなど、システム選びには様々な比較ポイントが存在しますが、特に重要な要素は以下のとおりです。


既存システム(会計ソフトなど)との連携


予算管理システムは、単独で使用するだけでなく既存のシステムとの連携によって本領を発揮します。

たとえば、会計ソフトとの連携により、リアルタイムの財務データを活用した予算計画作成や、実績と予算の比較分析が可能になります。

そのため、予算管理システムを選ぶ際には、既存のシステムとの連携が円滑に行えるかどうかを確認することが重要です。

APIの提供やデータ連携の仕組みなど、具体的な連携方法についてもしっかりと確認しましょう。


エクセルからデータ移行ができるか?


今でも多くの企業では、予算管理にExcelを使用していますが、エクセルには大量のデータを扱うには限界があり、データの整合性を維持するのが難しいという課題もあります。

そのため、エクセルから予算管理システムに移行する企業が増えてきています。

移行する際には、エクセルからのデータ移行がスムーズに行えるかどうかを確認することが重要です。

具体的には、エクセルのデータ形式をそのままインポートできる機能があるか、またはデータ変換ツールが提供されているかなどをチェックし、シミュレーションを行う必要があります。


この記事を書いた人

ライター
株式会社キャム 取締役COO

下川 貴一朗

証券会社、外資・内資系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドを経て、2020年10月より取締役CFOとして参画。 マーケティング・営業活動強化のため新たにマーケティング部門を設立し、自ら責任者として精力的に活動している。

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