売上管理の秘訣！仕事内容からポイントまでをじっくり解説

売上管理とは

売上管理と聞くと、会社の売上データを集計してまとめる業務のように思いますが、単に数字の集計をするだけではなく、会社の売上を更に伸ばすための施策を考える上で、参考となる売上データの整理を行う業務を指します。

売上データを正確に把握することで経営状況や目標達成度合いの把握ができるほか、売上データから事業課題を見つけるヒントも見いだせるため、商品開発やマーケティング、営業戦略といった様々な業務の改善に活用できる情報を得られます。

そのため、売上管理は経営者や管理部門以外の社員にも関係する業務といえるでしょう。

売上管理の仕事内容

企業や店舗の売上に関する情報を記録し、集計する仕事のことを指します。

具体的には、商品やサービスの販売額や数量から売上・利益・顧客属性などの情報を集めて分析することです。

また、週次や月次、年次での売上目標の達成率を計算し売上高の推移を記録していきます。

 売上管理を効率化するためのアプリやクラウドサービスがおすすめ

売上管理を行う上でのコツとしては、まずは正確なデータの収集が大切です。

売上データだけでなく、来店数や客単価などの情報も集めて売上との関係性を把握しましょう。

データの記録は紙やエクセルだけでなくクラウド上で管理できる販売管理システムやERPシステムやBIツールがを活用しいつでもどこでも確認できるようにしましょう。

これらのツールを使うことでデータを視覚的に分かりやすく表示したり、自動的に分析したりすることができます。

飲食店や小売店では売上管理がとても重要

飲食店や小売店では、日々の売上管理がとても重要です。

売上管理を行うことによってどの商品がどの程度売れたのか、どの時間帯や曜日に売上が上がるのかなど様々な情報が得られます。

この情報を活用し需要予測や在庫管理、マーケティング施策の検討など経営に役立つ戦略を立てることができます。

特に飲食店においては、人件費や食材費などのコストが大きいため売上管理が重要です。

例えば、どの時間帯にどの程度のスタッフが必要か、どの商品がどの程度売れるのかを把握しすることで効率的なスタッフ配置や仕入れ計画を立てることができます。

売上管理に必要なデータとその取得方法

売上データから事業上の課題を探りその解決策のヒントを得るには、どのように売上データを整理するかが非常に重要です。

売上管理が売上額だけしか分からないものであれば、予算の達成状況は把握できるものの、さらに売上を上げるために施策を考えることは困難です。

いわば事業戦略を立てるための武器が一つ減ることに繋がりますので、売上管理はデータ整理の仕方が肝となります。

ここからは、有益な売上管理データの作成パターンを5つご紹介しますので、自社に合わせた売上管理の方法を考える参考にしてください。

時間・曜日・日別の売上管理

売上データを一定の時間軸でまとめることで、人員リソースを最大限に活用することが可能になります。

店舗等であれば、時間や曜日別の売上を把握することで、必要となる人員を事前に予測することができるため、効率的なシフト管理が可能となります。

部署別（店舗別）の売上管理

部署や店舗別に売上を把握することで、企業全体の売上を上げるヒントが見つかる可能性があります。

会社全体の売上を見ても、売上が低迷している原因を特定するには要素が多すぎて難しいですが、例えば同じ商品を販売しているにも関わらず突出して売上が高い店舗があった場合、売上が高い店舗を重点的に分析することで売上向上のヒントを得られるでしょう。

また、リアルタイムで目標達成度の把握ができれば、売上が伸び悩んでいる部署や店舗を早期に支援することも可能になります。

商材別の売上管理

商材別に売上を管理することで、商品開発や商品の入れ替えの検討材料とすることができます。また、特定の商品の売上が伸びているなどの情報もタイムリーに把握できるため、在庫切れによる機会損失のリスクも減らせます。

また、時間や曜日の売上データを一緒に分析することで、時間や曜日に応じた商品レイアウトの変更や接客方法を工夫して売上を伸ばすことができるかもしれません。

顧客別の売上管理

顧客ごとに売上を管理することで、フォローすべき大口顧客の把握などが容易になります。

また、顧客の業界や従業員規模などのデータを併せて活用することで、特定のセグメントの顧客に積極的に販売する商品を選定したり、商材別の売上データと併せて分析すれば追加で別の商品を提案するクロスセルの提案先企業をピックアップするといった営業戦略を立てることもできます。

決済別の売上管理

最近では現金だけではなくクレジットカードや電子マネー、QRコード決済など、支払いの方法が多様化していますので、決済方法別の売上管理も有効です。

決済ごとに入金日や手数料が違うため、キャッシュフローや利益率にも影響が出るほか、店舗などの場合は顧客に好まれている決済方法を把握することもできますので、売上アップとコストダウンの両面で有効な管理方法といえるでしょう。

売上管理する目的を知る

これらを踏まえた上で、売上管理をする目的は何かをしっかりと確認し、目的に沿った売り上げの管理を行いましょう。

売上管理は売上を更に伸ばすための業務ということは上述の通りですが、そのためには自社にとってどのようなデータが役に立つのかを事前にしっかりと考えておく必要があります。

また、売上管理は、目標への進捗度に応じた部門のマネジメントや粗利益の管理、広告施策の費用対効果の測定にも繋がります。

ここからは売上管理によって把握できる事柄を詳しく解説しますので、売上管理を行う目的を決める際に役立つでしょう。

目標（達成進捗）の把握

売上管理によって、部門や店舗、担当者別の目標達成度を把握することができます。

これにより、進捗が芳しくない部門への早いタイミングへの支援や、売上が好調な部門の工夫を社内に展開していくといった打ち手に繋がります。

この時、売上データがリアルタイムに反映されなければ目標達成に向けての適切な支援ができませんので、目標達成のためのマネジメントを目的とする場合には、売上データが即時に反映される仕組みを構築しておきましょう。

原価や粗利の把握

売上管理のデータに商品の原価を記載することで粗利益もすぐに把握することができます。

原価や仕入れ値が頻繁に変動する商材を扱っている場合、原価の変動を商品別に素早く把握することで利益率の変化も分かりますので、軌道修正のスピードも上がるでしょう。

また、営業部門や営業担当者別の粗利益率が大きく異なる場合には、利益率の高い営業を分析することで営業スキルの底上げに繋げることもできます。

広告（消化状況）予算の算出

売上管理データから生み出される利益を把握することで広告に投下できる予算を算出することが可能です。

また、広告に投下した費用の消化状況や消化率を売上データに記載することで、「広告がどの程度利益に貢献したのか」、「どのような広告が売上増加に繋がったのか」といった広告の効果測定の1つの材料となります。

広告の効果を測ることは難しい場合も多いですが、詳細な売上データと連動させることで、広告の費用対効果を上げることにも繋がるでしょう。

売上管理をする上でのポイント

売上管理を精度高く行うことで、経営上の課題に対して的確な対策を講じることができるため、売上データの反映には正確さとスピードが求められます。

正確さとスピードのいずれかでも欠いてしまうと、売上データを元に下した判断を誤ってしまうことや、売上が低迷しているにも関わらず情報が無いために軌道修正をしていくことができない事態に陥ってしまいます。

売上管理が経営に活用できるデータにならないということを避けるための4つのポイントをご紹介しますので、これから売上管理を行う企業は参考にしてください。

テンプレートの活用

売上管理を行うにあたり、既に項目が用意されているテンプレートを活用することは非常に有効です。テンプレートの項目を基本として自社に合う項目を考えることができるため、売上管理の最初の一歩として始めやすいでしょう。

また、複数の社員が売上管理を担当する場合、社員によって項目やまとめ方が異なると、データ分析の際に再度整理しなおさなければならない手間が発生します。

こうした無駄を無くすためにも、テンプレートを活用して項目を統一し、分析のスピードと精度を上げることに繋げましょう。

記入方やルールを設ける

売上データの記入は多くの社員が関わることも珍しくありません。管理部門だけではなく、タイムリーに売上データを把握するために営業社員が入力を行うこともあれば、原価の管理をする購買部門が入力を行うこともあるでしょう。

多くの社員が入力をする場合は、記入方法や共通のルールを決めておくことが欠かせません。売上データを入力するタイミングや、記入する内容などを統一することで、記入漏れを防いだり、データ分析の精度を高めることができます。

売上管理に含める項目の選定

売上管理にどのような項目を含めるのが適切なのかは企業によって異なります。

売上金額や販売日、担当者といった情報は共通の項目になりますが、店舗の場合であれば曜日や天候、気温などの要素が売上に関わることもあるため、こうした項目も含めると良いでしょう。

天気の情報なども含めてデータをためていくことで、売上予測の精度向上や、天気に応じて事前に販売戦略を立てておくことも可能となります。

また、営業職が多い会社であれば、顧客の業種や取引企業の担当者役職、決済のポイントなどを記入することで、営業ノウハウの蓄積にも繋がります。

ただし、売上管理の項目を多くし過ぎてしまうと、入力業務が社員への負担となり、入力が漏れる場合や入力作業に時間が取られてしまうケースもありますので、注意が必要です。

表計算ソフトやシステムを活用する

売上管理を紙ベースや計算機能の無いソフトなどを用いて行うと、集計・分析といった作業に非常に手間がかかります。

売上データは情報量が多いため、手動で計算するのは時間がかかります。また、部門別や商材別の売上データなど複数の切り口でデータを整理することが困難になります。

また、複数の社員が入力を行う場合、それぞれのデバイスから入力が可能なクラウドサービスでなければ、入力の順番を待つなどの非効率な時間が発生する可能性もあるでしょう。

こうした点から、売上データを素早く入力でき、集計も比較的簡単に行える、表計算ソフトやシステムをクラウド上で利用することをおすすめします。

売上管理の方法

売上管理は販売管理システムやERPシステムなどで行うのが効率的とお伝えしましたが、売上管理が可能なツールやアプリケーションは多岐にわたります。

ですが、企業の状況や売上管理の目的によって適切な方法は異なりますので、ここからは売上管理が可能な3つのツールについてそれぞれの特徴を解説していきます。

エクセルで売上管理する方法

売上管理を始めるにあたって最も着手しやすいのがエクセルを活用した管理です。

エクセルでの売上管理は安価に始められる点と導入までのスピードが早い点が特徴です。

エクセルは業務で頻繁に利用されることから、操作に慣れている社員も多いことから全社的に売上管理を導入しやすいといえます。

加えて、エクセルもクラウド上にアップロードして共同編集を行うことが可能ですので、複数人で同時に入力ができます。

また、Web上でエクセルによる売上管理のテンプレートがダウンロードできるサイトもありますので、一から表を作成する必要が無いのは嬉しいポイントです。

しかし、入力の誤りに気づきにくい点や、誤った数式を入れてしまうといったミスが発生する可能性があるという点はデメリットといえます。

そのほか、項目を絞ってデータを抽出したり、クロス集計をする場合にはやや手間がかかるという点もデメリットになるでしょう。

システム（ソフト）で売上管理する方法

売上管理ツールとして利用できるクラウドシステムには、有名なところとして、「Salesforce」「SAP」「Oracle NetSuite」などがあります。

これらのツールやソフトウェアは、売上データの自動集計や集約、売上データと在庫管理データの連携、顧客情報管理などを効率的に行うことができます。

また、多機能であるため他の業務プロセスとの連携も容易に行えます。

売上管理システムの中には、集計したデータを自動的に項目ごとにグラフ化する機能や、条件を絞ってデータを抽出する作業が行えるソフトもありますので、エクセルと比べて分析の精度や作業効率の向上に繋がるでしょう。

また、入力補助機能を備えているシステムもありますので、入力業務の効率化や入力ミスの削減といった効果も期待できます。

加えて、クラウド上で提供されるソフトの場合はシステムのアップデートによる機能追加が行われますので、自社の現在の状況に合わせて随時カスタマイズしていけるメリットもあります。

ただし、導入費用や新しいシステムを導入することで社員への説明や推進に時間をかけないといけません。

アプリで売上管理する方法

スマホで手軽に売上管理ができるアプリは、小規模の事業者やフリーランスなど売上データの量が比較的少ない場合におすすめです。

スマホ用のインターフェースが用意されているアプリも多くあるため、移動中や隙間時間などに短時間で素早く入力できる利便性は高いでしょう。

また、スマホから売上データのレポートなどを見ることもできますので、どんなタイミングでも常に最新の売上状況を把握できるメリットがあります。

無料で使えるアプリも多くありますが、アプリの中にはデータが増えると価格が上がる従量課金方式を採用している場合や、一部の機能はオプションとして有料になっている場合がありますので、活用を進めるにつれて費用も上がっていく可能性があることも念頭に入れておきましょう。

売上管理の中でも売上目標の設定が大事

売上管理をする中で、一番大事なところは予算に対して実績がどれだけ乖離しているかなどを見ることです。

そのためにはまずは売上目標を作らないといけません。

具体的な売上目標を決めるためには、過去の実績や市場の成長率、競合状況、マーケティング戦略などを考慮して現実的かつ挑戦的な目標を設定し、目標達成のためのアクションプランを立て実行することが必要です。

 売上目標設定のポイント

売上目標を設定する際には、以下のポイントを押さえることが大切です。

・事業で必要な売上を確認すること

・売上予測を立てること

・妥当性を検証した売上目標を設定すること

これらを設定することにより、経営の方向性を定めることができます。

また、売上目標が設定されていることにより社員のモチベーションを高めることができます。

売上目標達成のためのアクションプランの立て方

売上目標達成のためのアクションプランの立て方については、以下のようなポイントがあります。

日々のタスクに落とし込む

例えば、顧客数を増やすためには、広告費の増加やセールスプロモーションの実施など具体的な施策を立てて実行していきます。

社内全体で取り組む

営業チームだけでなく、マーケティングチームや製品開発チームなど全社員が一丸となって目標達成に向けて取り組めるようにします。

数値目標を立てる

目標の到達度は、客観的に数字で確認できることが必要です。例えば、単に「売上を上げる」ではなく、「いつの売上に対していつまでに15％上げる」というように、具体的な数値目標を設定しましょう。

売上管理における予算の立て方と管理のポイント

売上管理における予算の立て方としては、予実管理を行い目標達成に必要な予算を割り当てることが重要です。

具体的には、売上目標に必要な施策の予算を算出して、実施時期ごとに分割して月次の予算を割り当てます。

予実管理には、「売上高の分析費用の把握と管理」「現状分析」「財務データ」の管理などが必要です。

売上高や費用の実績と予算を比較して進捗を把握することで予実管理を行い、必要に応じて予算の見直しや改善を行い適切な売上管理を行います。

売上管理におけるよく課題とその解決策を紹介

店舗やサービス業における売上データの取得・管理における問題点

店舗やサービス業においては、複数のPOSレジやレンタル機器などからの売上データの収集や管理が課題となっています。

また、手作業での集計作業によるミスや漏れも発生するため正確なデータの取得に課題があるとされています。

そこで、集計作業の自動化や売上データのリアルタイム集計などを実現する売上管理アプリや販売管理システムやERPシステムなどのクラウドサービスを活用することが挙げられます。

エクセルを使った売上管理表では限界がある

エクセルを使った売上管理表の不便さや限界としては、「複数人での作業やデータの共有がしにくい」「膨大なデータを扱う場合の処理時間が長い」「データの入力ミスが発生しやすい」などがあります。

そこでクラウドの販売管理システムやERPシステムを利用することで、データのリアルタイム共有や自動集計、グラフ表示などが可能になり、エクセルよりも高度な売上管理を行うことができます。

 売上管理アプリやクラウドサービスを活用して解決する売上管理の課題

売上管理アプリやクラウドサービスを活用して解決する売上管理の課題としては、データの集計方法や管理方法が自社の運用とあっているシステム選びが難しいという点があります。

システムを導入する前には自社の業務プロセスや課題を把握し、必要な機能を備えているか確認するため、デモやトライアルなどを利用し実際に使用感や機能性を確認することが重要です。

また導入後も、操作するスタッフの教育コストが発生します。

キャムマックスでは売上管理も在庫管理も一元管理できます。

キャムマックスは、クラウドERPシステムなので、リアルタイムでいつでもどこでも売上の確認ができ、週次、月次などでデータを抽出することもできます。

さらに、受発注管理も在庫管理も一つの画面で管理ができます。

システム導入のデメリットに導入コストがかかるとお伝えしましたが、キャムマックスでは全ての機能を月額７万円から利用できるコスパのよい管理システムです。