エクセルを使って時短で処理できる「売上管理」。システム・アプリとの比較

売上管理表とは？

売上管理表とは日々発生する売上情報を入力し、商品ごとの売上高や部門ごとの商品販売数といった売上データを管理する表です。

決算などとは異なり、売上管理は企業の内部でのみ使われるデータであるため、記載する項目や記載のルールなどは企業によって異なります。

また、売上データを管理する方法も様々あり、紙ベースでの管理や、エクセルや専用のソフトウェアを用いる場合もあります。

売上管理を行う目的

売上管理を行う目的は売上データを元に販売戦略や商品開発、営業戦略など事業にまつわる様々な施策を考えるためです。

日々の売上データを元に今後の売上の予測や、販売データを分析して更なる売上アップの施策を考えることが可能です。

売上管理で管理するデータ

売上管理表は売上金額が分かるだけでは意味がありません。

顧客や商品、販売部門や地域といった、様々な切り口からデータを分析する必要があり、事業戦略を考える上で役立つデータをまとめなければなりません。

売上のみを把握するのであれば請求管理で十分ですが、それとは別に売上管理を行う理由はあくまでも更なる売上向上に繋げるためです。

売上管理をエクセルで行う

いざ売上管理を始めようと思っても、コストや手間を考えると二の足を踏んでしまう企業もあるでしょう。

そんな企業は最初の一歩としてエクセルで売上管理を始めてみることをおすすめします。

ご存じの通りエクセルには集計機能やデータの抽出機能が備わっておりますので、売上管理表としての役割を果たすことが可能です。

ここからはエクセルを用いた売上管理の方法をお伝えしますので、今から売上管理を始めてみたいという企業は参考にしてください。

売上管理の必要項目

売上管理表を作るうえでどんなデータを入力するのかを最初に考えましょう。

売上管理の目標は更なる売上向上をさせることですので、事業を成長させるために意味のあるデータを入力する必要があります。

入力したデータを後から修正することは非常に手間がかかるため、最初の項目設定はとても重要です。

売上高

売上高の入力はどんな企業でも必須項目となります。

売上高のデータ自体は請求書などから調べられますが、売上高を顧客や商品といった項目とかけ合わせて分析する必要がありますので、売上管理表にも売上高を記載しておきましょう。

また、請求の場合は顧客に対して複数の商品をまとめて請求することもありますが、売上管理は商品別に分類してデータ分析を行いますので、契約ごとに売上高を記載してください。

目標進捗

売上管理表は目標の管理に使うことも可能です。

営業社員が受注したタイミングで直接売上管理表にデータを入力すれば、リアルタイムに現在の売上を把握できます。

そのため、部門や個人ごとの目標数値も記載しておくことで、目標進捗を随時確認して、目標未達の可能性がある部門や社員に対して早期の支援が行えます。

前月比・前年比

売上管理表に前月や前年と比べての売上高の増減が分かる項目を作っておくことで、目標となる1つの指標を作ることができます。

基準となる数値があることで、営業社員の売上増減が、外部要因なのか個人の要因なのかといった分析に役立つでしょう。

原価

売上管理表に原価を記載しておくと、利益率も瞬時に把握できるため非常に便利です。

例えば頻繁に商品の原価が変わるものを扱っている会社であれば、購買部門が商品別に原価を入力することで月ごと、年ごとの原価率を正確に把握できますので、仕入れコストの削減方法を検討する材料にもなります。

マスターデータを作成する

売上管理表は基本的には会社全体の売上データをまとめるものですので、複数の社員が入力を行います。

そのため、入力項目やルールを統一しなければデータを整理するために多くの時間が取られる可能性があります。

頻繁に入力される項目はマスターデータを作成して決められた項目から選択できるようにすれば、社員の入力負荷の軽減と誤ったデータ入力を防止することができます。

ここではマスターデータで作成しておくべき項目について解説します。

取引先

取引先をマスターデータとして管理しておくことで、入力の手間をかなり省くことができます。

取引先の項目は株式会社の省略や、後株と前株の誤りなど、誤入力が多くなる傾向にあります。

しかし、マスターデータとして取引先のリストを作成しておき、あらかじめ用意された選択肢から選ぶ方式にすれば、誤入力の防止に繋がります。

商品

商品の項目もマスターデータにしておくと入力の効率化に繋がります。

企業によっては取扱商品の数が膨大であったり、型番などの細かな違いが存在する場合もあるでしょう。

商品も誤入力が多くなりやすい項目ですので、マスターデータを作成することでミスを防ぎ業務効率化に繋げてください。

商品のマスターデータは販売金額や仕入金額、商品番号などの項目を設けるのが一般的です。

使う関数

エクセルで売上管理表を作成する際には、関数を利用すると集計や分析の際のデータ抽出に便利です。

ここでは売上管理表の作成に活用できる関数をご紹介します。普段の業務でも利用するような基本的な関数を中心に解説しますので、売上管理表の作成経験が無い方もご安心ください。

IF関数

IF関数の書き方：IF(論理式, TRUE値, FALSE値)

IF関数は指定した条件に応じた結果を表示させる関数です。

IF関数を用いることで、「売上実績が売上目標を超えたら達成と表示させる」といったことができるため、目標達成者の把握がしやすくなります。

COUNTIF関数

COUNTIF関数の書き方：COUNTIF(範囲, 条件)

COUNTIF関数は指定した条件を満たす値がいくつあるかを表示させる関数です。

例えば、特定の商品がいくつ売れたのかを知りたい時に、COUNTIF関数を用いることでその商品の販売数を売上管理表に表示させることができます。

複数の商品の合計販売数が知りたい場合には、COUNTIFS関数という複数の条件を指定できる関数を活用しましょう。

SUMIF関数

SUMIF関数の書き方：SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])

特定の商品や営業社員の売上合計金額などを知りたいときに便利なのがSUMIF関数です。

指定した条件に当てはまる数値の合計金額を表示させる関数ですので、商品別や社員別はもちろん、取引業界別の販売金額の合計などもすぐに分かります。

COUNTIF関数と同様に、SUMIFS関数も存在していますので、複数条件を指定して合計値を出すことも可能です。

AVERAGE関数

AVERABE関数の書き方：AVERAGE(値1, [値2, …])

AVERAGEIF関数の書き方：AVERAGEIF(条件範囲, 条件, [平均範囲])

社員別の平均受注金額や、顧客の規模別の平均売上などを把握したい時には、AVERAGE関数を使いましょう。

AVERAGE関数は選択した範囲内の平均数値を表示させる関数ですので、あらかじめ従業員別や顧客の規模別にソートをしておくことで上記のような活用が可能です。

また、AVERAGEIF関数を使えば指定した条件に当てはまる数値の平均値を表示できるため大変便利です。

VLOOKUP関数

VLOOKUP関数の書き方：VLOOKUP(検索キー, 範囲, 指数, [並べ替え済みかどうか])

VLookup関数を活用すると、入力業務を大きく効率化できます。

VLookup関数は1つのセルが入力された際に、あらかじめ作成していた表から対応するセルを同じ列に表示させることができます。

これを利用すると、取引先の企業名を選ぶだけで、自動的にマスターデータから従業員数や業界などの情報を抽出して、管理表に記載することができます。

売上管理をエクセルで行うメリット

エクセルで売上管理を行うメリットは主に以下の2点です。

1．導入コストを安く済ませられる

エクセルは既にライセンスを持っている企業がほとんどかと思いますので、初期費用をかけずに始めることができます。

専用のソフトウェアを購入する場合と比べて、コストはかなり抑えることが可能です。

2．社員がすぐに使い始めることができる

エクセルは普段から業務で利用することが多いソフトであるため、売上管理表の運用も比較的スムーズに軌道に乗せることができるでしょう。

操作面で苦労することが少ないため、入力項目さえシンプルにしておけば導入のハードルは低いといえます。

売上管理をエクセルで行うデメリット

一方でエクセルでの売上管理は以下のようなデメリットも存在します。

1．複数人での編集を行いにくい

売上管理表は売上データをリアルタイムで更新するために、複数人でいつでもデータの入力が行えると便利ですが、エクセルを複数人で同時編集するにはマイクロ365のライセンス購入が必要となり、メリットであるコストの低さを打ち消してしまいます。

また、データ入力中に同じ列で重複して入力してしまう可能性があるなど、誤入力も懸念されます。

2．データが増えると動作が重くなる

エクセルで売上管理する場合は基本的には全てのデータを1つのシートで管理することになるため、データ量が増えると動作が重くなり、入力や分析に時間がかかってしまいます。

更に売上を上げることを目的としているにも関わらず業務効率が落ちてしまっては、本末転倒ということにもなりかねません。

無料で使える売上管理テンプレート

インターネットで検索をすると無料でダウンロードできるエクセルのテンプレートを配布しているサイトがあります。

下記のサイトも踏まえて、自社に合った売上管理表を作成しましょう。

https://www.template-sozai.com/keyword/%E5%A3%B2%E4%B8%8A%E7%AE%A1%E7%90%86

エクセル以外で売上管理をする方法

売上管理を行う方法はエクセルだけではありません。

最近では売上管理を行うための専用ソフトも多く登場していますので、最後にエクセル以外で売上管理する方法をご紹介します。

システムで売上管理する方法

売上管理を行うためのシステムを導入することで、売上管理業務の効率化と分析精度の向上を図ることが可能です。

売上管理システムは入力補助機能や1クリックで登録した条件でのデータ抽出などを行えるものもあるため、業務効率化に繋がります。

一方で、システム導入にかかる費用やスムーズに運用ができるまで時間がかかる点はエクセルと比較した際のデメリットです。

アプリで売上管理する方法

売上管理をスマホ対応のアプリで行うことも可能です。

スマホで売上管理アプリを操作することができれば、外出や移動などの隙間時間に入力ができるため、業務の効率化と売上管理表のデータを最新の状態に維持しやすくなります。

一方で、アプリの中には従量課金制でデータが増えるごとに料金が高くなるものや、オプション料金を支払わなければ機能が制限されているものも存在するため、規模が拡大した際のデメリットも存在します。

まとめ

売上管理は事業拡大の大きな武器となりますので、これから着手する企業は本記事を参考に取り組んでください。

エクセルであれば導入のハードルも低いため、まずはエクセルから始めるのも良いでしょう。

しかし、売上管理を一から行うにしても何から手を付けて良いか分からないという企業は、売上管理システムのベンダーから導入支援を受けながら進めていくことも有効です。

売上管理システムに興味をお持ちいただけましたら、是非ともキャムマックスまでお問い合わせください。