購買管理システムとは?おすすめの機能やメリットもご紹介
購買管理

購買管理システムとは?おすすめの機能やメリットもご紹介

購買管理システムって何?購買管理はすでにやっているから必要ないのでは?といった経営者も多いようです。
一方で、システムを導入するかどうかで差がつく時代となっていることも否定できません。

そこで、こちらの記事では購買管理システムのメリットや機能をご紹介します。

購買管理システムとは


購買管理システムとは?



通常、企業が購買する品物には、原材料などの直接材と事務用品などの間接材があるため、購買活動が全く無いという企業は存在しないでしょう。

購買管理システムとは、企業のビジネスにおいて行われる、こうした購買活動をサポートするシステムです。


製造業や建設業などであれば、原材料や部品を仕入れて形にしたものを販売するため、購買管理業務についてイメージしやすいかもしれません。

原材料の仕入れから製造を行い、納品するというタイムスケジュールの中で、適切な価格で遅れや欠品が生じないように調整するのが購買管理の大まかな業務です。


ものづくりを行わない場合でも、企業は事務用品など様々な購買が日々必要となります。

こうした企業の購買管理をコンピュータ等を使ってまとめて行うことができるのが、購買管理システムなのです。

購買管理システムは、ソフトウェアとして販売されているものもありますが、近年のトレンドはクラウドによるSaaSのサービスです。

クラウド購買管理システムなら、PC、スマホ、タブレットなどの端末とインターネットを接続できる環境があれば、どこでも利用できます。


購買管理システム導入のメリット


購買管理システム導入のメリット


すでにエクセルなどを利用してマニュアルで購買管理を行っているので、システムは不要なのでは?とお考えの方や、購買管理システムを導入すると何が違うの?と疑問に思っている方のため、より詳しくメリットをご紹介します。


購買管理業務の効率化


まず第一に、仕入先ごとに見積書や契約書、発注書を作成する手間が省けます。

過去のデータから仕入価格を参照できるため、コストの削減につながりますし、納期など様々な期限をお知らせしてくれる通知機能が備わっているので、タイムロスも減ります。

購買管理は会社のお金を動かす業務が含まれるため、数値の入力ミスが大きな問題になりかねませんが、システムなら入力の回数がグンと減るため、人的ミス回避に貢献します。


ペーパーレス化の実現


これまで紙ベースで書類の作成を行っていたのであれば、電子化することでペーパーレスが実現します。

コピーや印刷に使っていた作業時間・コストも削減でき、人的費用カットにもなります。


購買業務の不正を防げる


取引先や仕入先との間で金銭のやりとりが多い購買管理は、企業の中でも不正が生まれやすい業務です。

購買管理システムを導入することでデータが共有され、オープンな環境となるため、結果として内部統制強化につながります。



購買管理システムのフローと機能


購買管理のフロー


システムには通常、購買管理の業務に沿った機能が備わっていますが、ベンダーによって多少異なります。

ここでは、一般的な購買管理フローに沿ったシステムの機能を見ていきます。


購買計画


関係部署とデータを共有し、仕入先の選定、数量、納期、価格など、確認すべき項目をしっかりチェックします。

購買計画に欠かせない見積書の作成が簡単にできるのも、購買管理システムの特徴です。


取引契約


契約内容をチェックし、契約書を作成するのも購買管理の仕事です。

購買管理システムなら、契約書作成も簡単。過去の契約内容を参照したい時でも、膨大な資料の中から探し出す手間が省けます。


仕入先管理


どこから何を仕入れたかといった情報を管理することはもちろん、これらのデータを用いれば最適な仕入先を見つけるのも容易です。


発注管理


発注業務も1件ごとに電話やメールで行うのではなく、ネット上で連携して指示を出すことができれば、時間が短縮できます。

発注伝票などもすぐに作成可能です。


価格管理


購買管理で最も重要と言われる価格管理ですが、過去のデータが一目でわかるため、最安値での価格交渉などをスムーズに行うことができます。


品質管理


仕入先から受け入れたものに対し、検品作業を行うためのチェックリストの作成は、品質管理に役立ちます。

物流と連携させることで、搬入先の倉庫を決定し、場合によっては室温や湿度の管理もシステムによって指示を出します。


納期管理


原材料や部品の納期が遅れると、自社の生産に支障が出てしまうため、計画通りに進められるよう調整します。

購買管理の後に控えている計画に対しての指示も、システムなら一括して行うことができます。


検収支払管理


検品作業が完了したら、支払いを行います。

会計管理と連携した購買管理システムなら、支払いまでの認証もスムーズですし、システムによっては自動で振込を行う機能も利用できます。



おすすめの購買管理システム


このように、業務の効率をアップする購買管理システムですが、その特徴や機能は様々です。ここでは、おすすめの購買管理システムをご紹介します。


キャムマックス


キャムマックス


キャムマックスは、中小企業のためのクラウドERPとしてリリースされた一元管理システムです。

クラウド型なので、端末とインターネット環境があればどこからでも、仕入を含めた購買業務、販売から財務会計まですべて連携して管理できます。

キャムマックスの購買管理機能の特徴は、在庫基準値の設定で必要発注数を自動計算、バーコードリーダーによる受け入れ、輸入商品に対応、インターネットバンキング連携などです。




QCD調達購買管理クラウド|newji


QCD調達購買管理クラウド



製造業の課題をデジタルに最適化する目的で作られた、調達購買管理システムで、AIが活用されています。


アイテム情報の流出を防ぐための秘密保持契約書の簡単作成、不適合処理に関する原因調査と対策管理、サンプル台帳による管理、継続取引先の評価等が特徴です。


登録アイテム数10件までは無料で利用できるため、個人事業など小規模ビジネス向きです。






SOLOEL


SOLOEL


間接材購買プロセスに特化した購買管理システムです。


購買管理を行う側とサプライヤをつなげる役割を持ち、一度の操作でまとめて処理できるのが特徴です。


オプションで購買業務代行も利用できるため、従来は社内の購買担当者が行っていた多くの業務を省くことができます。






SAP Business ByDesign



SAPは、ERPといえばSAPというくらい世界で名の知られたドイツの会社です。中小企業向けにはこちらのSAP Business ByDesignが提供されています。


従業員にセルフサービスで調達を行わせることで、時間やコストの短縮を図ります。そのため、システムの月額料金にユーザー一人当たりのコストが加算されていく仕組みです。






Coupa(クーパ)


Coupa


Coupaはアメリカ発祥の購買システムで、見積から支払いまでまとめて管理できるだけでなく、取引先から支払いの進捗状況までも確認できてしまうのが特徴です。


コミュニティ・インテリジェンスが導入されているため、サプライヤーを公平に評価できます。






FutureStage


FutureStage


日立システムズが開発した製造・流通・小売業の経営課題を解決するための基幹業務システムです。


購買、生産、販売、在庫などの管理機能が、業種に合わせた内容で提供されています。


導入型とクラウド型がありますが、クラウド型の場合は製造業と卸売業向けとなっています。



購買管理システム導入で業務を効率化!


少し前までは、購買管理システム等を導入するのは大企業のみで、中小企業や個人事業には手が出しにくい存在でした。


しかし、近年はクラウド化が進んだことで導入費用が下がり、取り入れる会社が急増しています。


人材不足に頭を悩まされている企業であればなおのこと、購買管理システムの導入がおすすめです。


導入のご検討時には、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。



この記事を書いた人

ライター
株式会社キャム 取締役COO

下川 貴一朗

証券会社、外資・内資系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドを経て、2020年10より取締役CFOとして参画。 マーケティング・営業活動強化のため新たにマーケティング部門を設立し、自ら責任者として精力的に活動している。

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