受発注システムで業務を効率化!メリットや導入時の比較ポイントを解説
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受発注システムで業務を効率化!メリットや導入時の比較ポイントを解説

電話、FAX、メールと様々な受注をまとめる作業に時間がかかり過ぎると同時に発注伝票も数が多くて仕事が回らないという声をよく聞きます。受発注システムならこれらの問題も一気に解決することができます。
そこで今回は、受発注システムのメリットや比較ポイント、おすすめシステムをまとめました。

受発注システムとは


多くの企業にとって欠かせない受注と発注業務をまとめて自動化できるのが受発注システムです。

何かを注文する場合も、逆に注文を受ける場合も法人での取引には多くの書類や処理が必要になります。

受発注業務は電話やFAX、メールで行われていましたが、受発注システムなら業務が自動化され、伝票のやり取りもシステム上で可能となることから受発注の業務にかかる時間や人的コストが大幅に削減できます。


受発注システムの主な機能


それでは実際に受発注システムでどんなことができるのか、受注側と発注側に分けて主な機能を確認していきましょう。


受注側で使える機能


  • 受注管理
  • 在庫管理
  • 出荷管理
  • 請求書作成
  • メール送信
  • 外部連携


受注側の業務で人手がかかるのは、ニーズに応じて電話やメールなど様々な受注管理が必要になることがあげられます。

受注業務を自動化してデータを一か所に集めることができるのがシステム最大の特徴とも言えます。


発注側で使える機能


発注側では発注管理が主な機能となりますが、電話をかける、メールやFAXを送るという作業が自動化するというのが最大のポイントです。


  • 発注管理
  • 発注入力
  • 伝票出力
  • 在庫管理
  • 取引先管理

受発注システム導入によるメリット


このように、受発注に関わる業務を自動化できるのが受発注システム導入のメリットですが、そのメリットをさらに受注側と発注側に分けて詳しく見てみましょう。


受注側のメリット


●入力する必要がない

電話やメールのやり取りが自動で行われ受注データがシステムに取り込まれるため、聞き取りや入力ミスが発生しません。


●24時間対応

受注システムが自動で対応してくれるため24時間いつでも受注が可能です。


●在庫がリアルタイムで反映される

受発注システムの多くに含まれている在庫管理により受注件数と在庫件数がリアルタイムで反映されます。


●ペーパーレス

これまで紙に手書きまたは印刷していた書類がすべて受発注システム内に収納されるため、ペーパーレス化につながります。


発注側のメリット


注文書の作成工数削減

従来であれば新規に作成する場合は注文書の作成から注文までも時間がかかりますが、受発注システムなら作成した注文書をそのまま送信できます。また、前回と同じ内容の注文であれば既存のデータを利用してすぐに発注が完了します。


これらは電話、FAX、メールなど受注側の要望に応じたそれぞれの取引方法を使用することができます。

人がかかわる部分が減ることにより、誤発注を防ぐことにもつながります。



受発注システムの導入のデメリット


たくさんのメリットがある受発注システムですが、デメリットもあります。


●取引先の同意を得る必要がある


受発注システムを導入するにあたって最も苦労するのが取引先に同意を得ることです。

受発注システムを導入しても、電話、FAX、メールなどこれまで利用していた受発注の方法をそのまま使えることがほとんどですが、それでも今後はシステムを導入するということを伝え、同意を得る必要があります。


導入コストがかかる

導入によって削減できるコストは多いですが、初期費用やシステム利用料、初期設定など導入にかかる人件費などコストがかかります。

受発注システムの比較ポイント


いざ受発注システムを導入することになり、比較検討を行う場合に注意するポイントを確認していきます。


自社の業務にあっているか


製造業を中心とするB to B、卸売業、小売業、サービス業など受発注業務は業種によって内容が異なります。

受発注システムによっては必要な機能が含まれていないことがあるため、確認が必要です。


取引先に受け入れられるシステムか


B to Bでの受発注システム導入のネックは取引先が応じてくれるかになりますが、システムの機能を含め納得してもらえるものを選ぶ必要があります。

受注側のメリットだけでなく発注側のメリットも大きくなる受発注システムを選択しましょう。


導入の形式


受発注システムの導入形式は主に2つあります。

オンプレミス型の受発注システムは自社内のサーバやパソコンに直接インストールするタイプで、場合によっては自社向けにカスタマイズして使うことが可能です。一方、セキュリティ対策やアップデートは自社で行わなければならないケースもあります。


クラウド型の受発注システムはベンダーが持つ受発注システムをネットを通じて利用する形になります。

そのため、ネット環境が整ってさえいれば場所や端末を選ぶことなく使用可能となり、初期費用などが少なくて済むのが特徴です。

おすすめの受発注システム


おすすめの受発注システムを厳選してご紹介します。


キャムマックス


キャムマックスは中小企業に必要な機能を余すことなく揃えたクラウド型一元管理システムです。一元管理システムは受発注といった一部の作業だけでなく業務全体をまとめて管理できるため、色々なシステムを使い分ける必要がありません。

価格 初期費用 月額1か月利用料
月額利用料 基本料金5万円+ライセンス利用料2万円(1ライセンス)
※1ライセンスにつき5アカウント分のID発行
オプション利用の場合オプション費用
基本機能 販売管理購買管理、在庫管理、財務会計
ECカート・モール・WMS・POSなどとの連携
サポート 電話・メール



COREC


CORECは事業者間の受発注取引を簡単にできるクラウドシステムです。受注側と発注側それぞれプランが異なるのが特徴で、1名の事業であれば無料プランも利用可能です。小規模事業者におすすめのシステムです。

価格 [受注側]ビジネスプラン
初期費用 なし
月額費用 1,980円(税抜)

[発注側]ビジネスプラン
初期費用 なし
月額費用 980円(税抜)
基本機能 注文フォーム作成機能・請求書作成機能・納品書作成機能
発注書作成機能・入荷管理



助ネコ受注管理・発注管理



助ネコはECショップの管理システムを必要な機能に応じた数だけ使用できるのが特徴です。受注管理と発注管理がわかれているため一つだけでも両方でも自社の業務に合わせて導入可能です。



価格 単体契約の場合:
初期費用 30,000円
月額利用料 15,000円
基本機能 発注管理
タイプ クラウド
サポート 電話



ネクストエンジン



ネクストエンジンはECの現場から生まれたECサイト管理システムで、専用アプリを使って自社向けにカスタマイズ可能というのが特徴です。様々な外部システムと連携して基幹システムとしても利用できます。



価格 初期費用 なし
月額利用料 受注件数400件まで基本料金1万円 400件以上は件数に応じて+従量課金
有料オプション利用の場合オプション費用

基本機能 受注管理、在庫管理
タイプ クラウド
サポート 電話、メール



楽楽B2B


楽楽B2Bは、FAX注文をWEB注文に置き換えてBtoBの受注業務を自動化するためのシステムです。多様な種類の注文書を読み込める機能、取引先に応じた掛け率の設定、取引先に応じた商品表示などが特徴です。



価格 初期費用 150,000円
月額利用料 60,000円~(利用ユーザ数やデータベース作成数に応じて変動)
基本機能 販売管理
タイプ クラウド
サポート 電話、メール、WEB会議



受発注システムならクラウド型がおすすめ!キャムマックスならまるごと管理


受発注システムの導入形態でも現在急増しているのがクラウド型です。

どんな形態であっても導入することで業務の効率は大きく向上しますが、クラウド型受発注システムの場合はさらに多くの課題を解決してくれます。

キャムマックスはクラウド型の中でも受注に限らず多くの業務をまるごと管理できるシステムのため、時間やコストがさらに削減できます。

受発注システムの導入をお考えの企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。



キャムマックスについて詳しく知りたいかたはこちら

この記事を書いた人

ライター
株式会社キャム 取締役COO

下川 貴一朗

証券会社、外資・内資系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドを経て、2020年10より取締役CFOとして参画。 マーケティング・営業活動強化のため新たにマーケティング部門を設立し、自ら責任者として精力的に活動している。

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