受発注システムで受注・発注管理が楽になる？メリットや導入時の比較ポイントを解説

受発注システムとは

多くの企業にとって欠かせない受注と発注業務をまとめて自動化できるのが受発注システムです。

何かを注文する場合も、逆に注文を受ける場合も法人での取引には多くの書類や処理が必要になります。

以下が主な効果です。

受注と発注業務を自動化し、ヒューマンエラーを減らす

顧客からの注文情報が自動的にシステムに取り込まれ、正確な受注データが生成されるため、注文漏れや重複発注を防ぐことができます。

在庫管理にも効果的

商品の在庫数が一定のレベルになると、システムが自動的に発注を行い欠品を回避します。

逆に、在庫が過剰になると発注を自動的に停止させることも可能です。これにより、適正在庫を保ちながらも需要に迅速に対応することができます。

リアルタイムの情報管理と分析に役立つ

過去の受発注データを分析することで、需要予測や売上トレンドを把握することができます。

また、商品の売れ行きや受注状況をリアルタイムで把握することで、迅速な意思決定と適切な在庫管理が可能となります。

受発注システム導入の際に考慮すべき点

受発注システムを導入する際には、いくつかの考慮すべき事項があります。

企業のニーズや業務フローに適したシステムを選ぶ

小規模な事業では、市販の受発注システムを導入する方が自社開発よりも効率的かもしれません。そのため、システムを選ぶ際はデモやトライアルを行い、実際の業務に適しているかどうかを確認することがおすすめです。

他システムとの連携

システムを他の業務システム（例：在庫管理システムや会計システム）と統合することで、受発注情報を一元化し、データをシームレスに連携させることができます。これにより、業務全体の効率化と生産性向上が期待できます。

セキュリティとリスク管理にも十分な注意を

受発注システムには顧客や取引先の個人情報や機密情報が含まれるため、セキュリティ対策は非常に重要です。適切なアクセス制御やデータの暗号化、定期的なバックアップや災害対策の実施など、基本的なセキュリティ対策を講じましょう。

受発注システムの主な機能

それでは実際に受発注システムでどんなことができるのか、受注側と発注側に分けて主な機能を確認していきましょう。

受注側で使える機能

• 受注管理
• 在庫管理
• 出荷管理
• 請求書作成
• メール送信
• 外部連携

受注側の業務で人手がかかるのは、ニーズに応じて電話やメールなど様々な受注管理が必要になることがあげられます。

受注業務を自動化してデータを一か所に集めることができるのがシステム最大の特徴とも言えます。

発注側で使える機能

発注側では発注管理が主な機能となりますが、電話をかける、メールやFAXを送るという作業が自動化するというのが最大のポイントです。

• 発注管理
• 発注入力
• 伝票出力
• 在庫管理
• 取引先管理

受発注システム導入によるメリット

このように、受発注に関わる業務を自動化できるのが受発注システム導入のメリットですが、そのメリットをさらに受注側と発注側に分けて詳しく見てみましょう。

受注側のメリット

入力する必要がない

電話やメールのやり取りが自動で行われ受注データがシステムに取り込まれるため、聞き取りや入力ミスが発生しません。

24時間対応

受注システムが自動で対応してくれるため24時間いつでも受注が可能です。

在庫がリアルタイムで反映される

受発注システムの多くに含まれている在庫管理により受注件数と在庫件数がリアルタイムで反映されます。

ペーパーレス

これまで紙に手書きまたは印刷していた書類がすべて受発注システム内に収納されるため、ペーパーレス化につながります。

発注側のメリット

注文書の作成工数削減

従来であれば新規に作成する場合は注文書の作成から注文までも時間がかかりますが、受発注システムなら作成した注文書をそのまま送信できます。また、前回と同じ内容の注文であれば既存のデータを利用してすぐに発注が完了します。

これらは電話、FAX、メールなど受注側の要望に応じたそれぞれの取引方法を使用することができます。人がかかわる部分が減ることにより、誤発注を防ぐことにもつながります。

受発注システム導入による業務効率化と時間削減

受発注システムを導入することで、業務の効率化と時間の節約が実現します。

手作業に比べて、受発注データの入力や処理が自動化されるため、ヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。

在庫管理の最適化と在庫リスクの低減

受発注システムは在庫数や受発注履歴をリアルタイムで把握し、自動的に発注や入荷の処理を行います。

これにより、在庫が過剰または不足しないように調整され、欠品や滞留在庫のリスクを低減できます。また、受発注データと在庫情報が連携されることで需要予測や在庫の適切な管理が可能となり、無駄な在庫を抑えながら需要に素早く対応できます。

自動化と効率化による業務工数の削減

顧客からの注文情報の入力や発注書の作成などが自動化されることで、ヒューマンエラーや手作業による遅延が減少し、業務の迅速性と正確性が向上し、従業員は他の業務により多くの時間を割くことができます。また、受発注業務の効率化とタイムリーな対応が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。

受発注システムと在庫管理の連携による在庫最適化

受発注システムは、需要予測や受注状況を基にして自動的に発注や入荷の判断を行います。

この情報が在庫管理システムと連携されることで、需要が増えるとシステムが自動的に発注し、需要が減少すると発注を自動的に停止し、常に在庫の適切なレベルを維持することができます。このような機能により在庫リスクを低減し、キャッシュフローの改善や在庫コストの削減が可能となります。

受発注システムの導入のデメリット

たくさんのメリットがある受発注システムですが、デメリットもあります。

取引先の同意を得る必要がある

受発注システムを導入するにあたって最も苦労するのが取引先に同意を得ることです。

受発注システムを導入しても、電話、FAX、メールなどこれまで利用していた受発注の方法をそのまま使えることがほとんどですが、それでも今後はシステムを導入するということを伝え、同意を得る必要があります。

導入コストがかかる

導入によって削減できるコストは多いですが、初期費用やシステム利用料、初期設定など導入にかかる人件費などコストがかかります。

失敗しない受発注システムの選び方と比較ポイント

いざ受発注システムを導入することになり、比較検討を行う場合に注意するポイントを確認していきます。

自社の業界・業種に必要な機能の洗い出し

受発注システムを選ぶ際には、自社の業界や業種に必要な機能を考慮することが重要です。

業界や業種によって受発注業務の流れが異なるため、選ぶシステムがそれらに適しているかどうかを確認する必要があります。

例えば、小売業では在庫管理やPOS連携が重要となりますし、製造業では生産計画や資材管理が重要です。自社の業界や業種に特化した機能を持つ受発注システムを選ぶことで、業務の効率化と最適化が実現できます。

取引先に受け入れられるシステムか

B to Bでの受発注システム導入のネックは取引先が応じてくれるかになりますが、システムの機能を含め納得してもらえるものを選ぶ必要があります。受注側のメリットだけでなく発注側のメリットも大きくなる受発注システムを選択しましょう。

導入形式：オンプレミス型とクラウド型の違い

受発注システムの導入形式は主に2つあります。

オンプレミス型

自社内のサーバやパソコンに直接インストールするタイプで、場合によっては自社向けにカスタマイズして使うことが可能です。ただし導入費用が高く、セキュリティ対策やアップデートは自社で行わなければならないケースもあります。

クラウド型

クラウドですと構築が不要なため、申込をしてからすぐに利用できます。

また、ネット環境が整っていれば場所や端末を選ぶことなく使用可能となり、初期費用などが少なくて済むのが特徴です。

受発注システムの選定では、問題や障害が発生した際のサポート体制やトラブル対応能力も重要な要素です。

サポートチームの対応時間や方法、エスカレーション手順などを確認し、適切なサポートを受けることが重要です。

成功事例から学ぶ～受発注システムの導入効果

BtoB企業は、取引先との円滑なコミュニケーションと正確なデータ管理が求められますので受発注システムの特徴と選び方は重要な要素です。

BtoB企業における受発注システムの特徴と選び方

まずはじめに、BtoBに適したシステムの特徴としては以下の点が重要なポイントになります。

• 大量の受発注を効率的に処理できる機能が備わっていること
• 取引先とのデータ連携・統合が簡単に行えること
• カタログ管理や価格設定の柔軟性が高いこと
• 複数の受発注チャネル（例：EDI、ウェブポータル、API連携）に対応していること

選び方としては、自社の業界や業種に特化した受発注システムや、柔軟に拡張が可能なシステムを選ぶことが重要です。

また、取引先とのデータ連携や円滑なコミュニケーションを確実に行えるかどうかも確認しましょう。システムを導入する前にデモやトライアルを行い、実際の業務に合うかどうかを評価することがおすすめです。

それでは、受発注システムを導入した企業がどのような効果がうまれたのかをご紹介していきます。

製造業における受発注システムの導入事例

ある製造業者では、受発注システムの導入により、受注と発注のプロセスが自動化され生産計画と資材調達が円滑になりました。

顧客からの注文情報は直接システムに取り込まれ自動的に処理されるため、入力作業がなくなりヒューマンエラーが減りました。さらに、システムは在庫管理と生産計画をリアルタイムで連携し、需要予測と在庫最適化を行いました。

その結果、生産ラインの稼働率が向上し、在庫のリスクや品切れの懸念が軽減されました。また、受発注システム上で製造工程の進捗状況や品質データを管理し、リアルタイムで把握することができるようになりました。これにより、生産工程が可視化でき、改善点が明確になったことで生産効率と品質向上に寄与しました。

製造業における受発注システムの導入では、自社の製造工程とのシームレスな連携や業界標準への適合性が重要です。

システムが製造業特有の要件（例：生産計画、材料・資材管理、工程管理）に対応しているか、またはカスタマイズが可能かを確認することも大切です。

さらに、生産ラインとのスムーズなデータ連携や機器との統合が可能かどうかも考慮すべき要素です。

卸売企業における受発注システムの導入事例

卸売企業においては、受発注システムの導入により効率化と顧客サービスの向上が図られています。

ある卸売企業では、受発注システムを導入することで受注処理業務が円滑化しました。ECサイトやEDIを通じて注文された情報は、システムが受注データを自動的に処理し、在庫状況や納期情報をリアルタイムで確認することができます。

これにより、受注処理時間が短縮され、正確な納期情報を提供することが可能となりました。

さらに、システムは過去の注文履歴や顧客の購買傾向を分析し、需要予測や顧客のニーズに合わせた商品提案を行えるようになりました。

これにより、顧客サービスの向上と売上拡大が実現されました。

卸売企業における受発注システムの導入では、顧客とのシームレスなデータ連携や注文プロセスの自動化が重要です。

また、商品マスターや価格設定の柔軟性、在庫管理との連携、顧客分析なども考慮すべき要素となります。

受発注管理もできるクラウドERP『キャムマックス』

キャムマックスは中小企業に必要な機能を余すことなく揃えたクラウド型一元管理システムです。

受発注管理はもちろん、見積管理・売上管理・請求管理・入金管理などの販売管理機能が搭載されています。さらに、倉庫・在庫管理、財務会計までを一元管理できるので様々なシステムを使い分ける必要がありません。

中小企業におすすめ！定番の受発注システム

受発注システムだけをお求めの場合は下記の製品もおすすめです。

助ネコ受注管理・発注管理

助ネコはECショップの管理システムを必要な機能に応じた数だけ使用できるのが特徴です。受注管理と発注管理がわかれているため一つだけでも両方でも自社の業務に合わせて導入可能です。

ネクストエンジン

ネクストエンジンはECの現場から生まれたECサイト管理システムで、専用アプリを使って自社向けにカスタマイズ可能というのが特徴です。様々な外部システムと連携して基幹システムとしても利用できます。

楽楽B2B

楽楽B2Bは、FAX注文をWEB注文に置き換えてBtoBの受注業務を自動化するためのシステムです。多様な種類の注文書を読み込める機能、取引先に応じた掛け率の設定、取引先に応じた商品表示などが特徴です。

受発注システムの開発を依頼する場合

既存のパッケージでは自社の業務フローに合わない場合は、独自のシステムを構築するしかありません。

もし自社内に該当の知識や経験を持つ人材が不足している場合は、外部の開発ベンダーに委託します。

 パッケージ開発（ハーフスクラッチ）とフルスクラッチ開発

受発注システムの開発を外部に依頼する場合、一般的にはパッケージ開発（ハーフスクラッチ）とフルスクラッチ開発の2つの選択肢があります。

パッケージ開発（ハーフスクラッチ）

既存の受発注システムをベースにカスタマイズや機能追加を行います。

既存のシステムを利用するため、開発期間や費用を抑えることができます。業界や業種に特化したパッケージが一般的で、導入が比較的容易です。ただし、カスタマイズの範囲には限界があり、自社の要件を完全に満たすことが難しい場合もあります。

フルスクラッチ開発

ゼロから受発注システムを開発します。

自社の要件やビジネスプロセスに完全に合わせたカスタムシステムを構築できます。柔軟性や拡張性が高く、特定のニーズに対応することが可能です。ただし、開発には時間と費用がかかるため、それらを十分に考慮する必要があります。

開発依頼する際の注意点とポイント

以下に注意点とポイントをまとめました。

明確な要件定義を行いましょう

開発においては、明確な要件定義が重要です。詳細な要件を共有し、開発パートナーとのコミュニケーションを密にすることで、期待と実現可能な範囲を明確にすることができます。

信頼性の高いパートナーを選びましょう

開発を外部に依頼する場合、信頼性の高いパートナーを選ぶことが重要です。実績や顧客のフィードバックを参考にし、適切な技術力と経験を持つ開発会社を選びましょう。

コミュニケーションと進捗管理を重視しましょう

開発プロジェクトの成功には、コミュニケーションと進捗管理が欠かせません。定期的なミーティングや進捗報告を通じて、開発パートナーとのコミュニケーションを円滑に保ちましょう。

テストと品質管理を適切に行いましょう

開発完了後も、テストと品質管理を怠らないようにしましょう。テストプランを策定し、バグやエラーを最小限に抑えるために綿密なテストを実施します。品質管理の手法や基準を明確にし、品質を確保するためのプロセスを組み込むことも重要です。

気になる外注料金の相場

受発注システムの外注費用は、プロジェクトのスケールや要件によって異なりますが、一般的にはパッケージ開発（ハーフスクラッチ）の方がフルスクラッチ開発よりも費用を抑えられる傾向があります。

これは、既存のシステムをベースにカスタマイズするため、開発のスピードや費用を削減できるからです。

一方、フルスクラッチ開発はゼロからシステムを構築するため、開発には時間とコストがかかります。（相場は安くても数百万円以上～）

具体的な費用や料金相場については、開発パートナーとの相談や見積もりの段階で明確化することが重要です。

また、開発に関わる要素（人件費、開発環境、テストと品質管理など）や追加オプション（サポート契約、保守・アップグレード料金など）も含めて、費用の詳細も確認しましょう。

ただし、費用が安いと必ずしも最適な選択肢とは限りません。品質や機能性、サポート体制などを総合的に考慮し、長期的な投資としての価値を判断することが重要です。

FAQ（よくある質問）

Q1. 受発注システムとはどのようなシステムですか？

A：受発注システムとは、企業間の受注・発注業務をデジタル化・自動化するための仕組みです。電話やFAX、メールで行っていた注文処理を効率化して、ヒューマンエラーの削減や在庫管理の精度向上にもつながります。

Q2. 導入することでどんなメリットがありますか？

A：主なメリットは、業務の効率化、注文ミスの防止、在庫数のリアルタイム把握、ペーパーレス化、24時間対応などです。

受注・発注両方の業務を省力化できるため、時間とコストの削減にもつながります。

Q3. 導入時に気をつけるべきポイントはありますか？

A：自社の業務フローに合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。また、在庫・会計など他システムとの連携、取引先との同意、セキュリティ対策なども検討が必要です。試験的にトライアル導入を行い、実際の業務との適合性を確かめることも大切です。

Q4. どのような企業に受発注システムは向いていますか？

A：BtoBで受発注業務を多く抱える企業(製造業・卸売業・EC業界など)に最適です。特に、複数のチャネルで受注を受けている企業や、在庫管理を一元化したい中小企業において導入効果は大きく、業務効率の向上だけでなくミスの削減や取引先とのスムーズな情報共有にもつながります。

Q5. クラウド型とオンプレミス型の違いは何ですか？

A：クラウド型はインターネット環境があればどこでも使え、初期コストが低く導入が簡単です。オンプレミス型は自社でサーバーを管理するため導入・保守のコストがかかります。中小企業においては、一般的にクラウド型の方が導入しやすく実用面でもメリットが大きいと考えられます。

Q6. 『キャムマックス』には受発注管理以外にどんな機能がありますか？

A：キャムマックスは受発注管理だけでなく、見積・売上・請求・入金・在庫・財務会計まで一元管理できる中小企業向けクラウドERPです。複数システムを併用せずに業務全体を一貫性のあるワークフローで管理できるのが特徴です。