受注管理とは？システム化することで得られるメリット

受注管理とは

受注管理とは、注文を受けてから出荷するまでの一連のプロセスを管理する業務のことです。顧客企業や消費者から注文を受けると、見積書や受注伝票の作成、納期の連絡など、さまざまな業務が生じます。これらを適切に管理するのが受注管理業務です。

従来の受注管理は、文字通り、受注までの業務を指すことが多かったのですが、最近では受注後の出荷までの業務も含めて管理するのが一般的になりつつあります。取り扱う商品数やサービス内容が増えると煩雑かつ膨大な業務量になることから、受注管理システムを導入して自動化を進める企業が増えています。

受注管理業務の流れ～受注から出荷までの具体的な業務内容

受注管理業務には、見積もりの作成から注文内容の登録、受注伝票や注文請書の作成など、さまざまな作業があります。それぞれの作業内容を、業務の流れに沿って説明します。

• 見積もりの作成
• 注文書の確認やシステムへの入力
• 納期の確認・連絡
• 受注伝票・注文請書の作成

見積もりの作成

顧客から注文を受けたら、その内容をもとに見積もりを作成します。ECサイトなどのBtoCビジネスの場合、見積もりの作成は一度きりという取引が多いですが、BtoBビジネスだと顧客との取引実績や数量などの条件によって価格が変わることがあるため、その都度、見積もりを作成し直すこともあります。

注文書の確認やシステムへの入力

顧客と契約を結び注文内容が確定したら、注文書を受け取り、商品や数量、納期、金額などを確認します。また、それらの情報を販売管理システムなどのツールに入力し、生産部門や在庫管理の担当者に共有します。

納期の確認・連絡

担当者に共有した情報をもとに、納期を確定します。在庫がある商品であれば納品予定日を決めて顧客に連絡しますが、受注生産のように商品の在庫がない場合は生産部門などと打ち合わせをしたうえで納品予定日を設定し、顧客に連絡します。

受注伝票・注文請書の作成

納期の目途が決まったら、受注伝票と注文請書を作成します。受注伝票とは、商品名や納品先などの受注情報を記載した書類のことで、自社で保管するための伝票です。一方の注文請書とは、顧客からの注文書に対して受領したことを報告するための書類です。注文請書は作成しなくても問題ありませんが、納品された商品や数量が違うといったトラブルが万一起きたときに備えて作成しておくと安心です。