請求管理を効率よく行えるクラウドシステムで『クラウド請求書』を発行・活用しよう

請求管理とは？

請求管理とは請求書を発行して期日までの金銭の支払いを求め、回収していく業務です。

請求書自体は法律で義務とされているわけではありませんが、会社法などで義務とされている貸借対照表や損益計算書などを作成する際に必要ということもあり、ビジネスを行う上では慣例化されている書類です。

またインボイス制度開始後は、インボイスと呼ばれる適格請求書を発行もしくは保存していなければ消費税の免税が認められないことから、課税事業者にとってはますます請求管理が複雑化すると言われています。

請求管理の業務フロー

それでは請求管理の業務を詳しくみていきます。

請求内容の確認・確定

例えば、個人の買い物であればその場で決済を行い、それと引き換えに商品やサービスを受け取ることになりますが、企業間の場合は1か月分をまとめて請求することがほとんどです。

各企業の会計処理によって毎月何日までの分を請求するかという締め日や請求した金銭が振り込まれる日が異なります。

取引の数が少なければ、メモやリマインダーを活用して請求管理を行うこともできますが、数が増えれば増えるほど確認するだけで大変な作業になります。

請求書の作成・発行

締め日が過ぎたら請求書を発行しますが、多くの場合〇日までに送られた請求書でなければその月の振込には間に合いませんという取引先からの指定があるため、間に合わせる必要があります。

請求書の書式は法律で決められてはいませんが、取引先によっては指定されることもあります。

また、インボイス制度開始後は従来よりも記載事項が増えるため、これまで使っていた書式を変更する必要が出てくるでしょう。

請求書の送付

請求書の送付方法も取引先によって様々です。

以前は郵送が一般的でしたが、メールの普及によりPDF形式で添付する方法も増えています。

どのような方法でも最初に取引先に確認し、希望に合わせて送付しなければなりません。

後日に備えて送付する請求書のコピーを自社に保存しておくことも請求管理の大切な業務です。

入金確認

請求書に書かれた金額が振り込まれているかどうかの確認作業も大事な業務の一つです。

通帳の明細に記入される名義が特殊な場合もあるため、取引先の口座名義も把握しておかなければなりません。

こちらが指定した支払期日までに入金が確認できなかった取引先には確認を行って支払いを促します。

入金消込

入金されていない状態の時、まだ金銭を受け取っていないため帳簿上では「売掛金」に仕訳されています。

この「売掛金」が「当座預金」や「普通預金」に振り込まれたという情報を入力するのが入金消込です。

万が一この作業が抜けてしまうとすでに入金済みの取引先が未入金となってしまうため慎重に行う必要があります。

エクセルによる請求管理の問題点

現在多くの企業ではこの請求管理がエクセルで行われていますが、様々な問題点があると言われています。

エクセルは元々表計算ソフトとして開発されたため、膨大なデータを管理するのには不向きだからです。

エクセルで請求管理を行う上での主な問題点を挙げてみます。

人的ミスが発生しやすい

エクセルによる請求管理最大の問題点は、ミスが発生しやすいという点です。

先の業務フローでもわかるように、請求書の作成には計算以外にも多くの人力作業が含まれます。

エクセルの場合請求書作成時の計算は得意ですが、やはり数字を入力するのは人間ですから打ち間違いもありますし、桁が足りなかったり多かったりしてしまいます。また、請求期日や支払期日など日付に関する間違いも発生します。

これらのミスは企業の信頼を失うことにもなりかねないため、人的ミスを防ぐ必要があります。

大容量だと重くなる

請求管理をエクセルで行う場合、各取引先について一つのブックに月別のシートを追加して作成しているケースも多いのではないでしょうか。

ところがエクセルはデータベースではないため、入力すればするほど重くなっていきます。その結果開けない、頻繁に固まるなどが発生します。

属人化しやすい

エクセルにはマクロ関数を使用して効率化する技などもありますが、使える人が限られます。

さらに、編集画面などをリアルタイムで共有することができないバージョンを使用している企業がほとんどのため、担当者しか確認できないという問題が生じます。

請求管理にクラウドシステムを使うメリット

上記のようなエクセルによる請求管理の課題を解決できるのがクラウドシステムです。

請求管理クラウドシステムはインターネットを経由してソフトウェアやアプリケーションなどのサービスを利用することを意味します。

請求管理クラウドシステムを使うメリットを挙げていきます。

人為的ミスの削減

請求書作成時の入力作業を人が行う場合には入力エラーが発生する可能性もありますが、この時点ですでに自動でデータが取得されている場合にはそれすらありません。

どの方法であっても一度金額がシステムに取り込まれさえすれば、その後の作業は自動で行ってくれます。

特に期日に従って請求書を送付したり、入金確認を行ったりする必要がなくなるため、うっかり請求漏れということが減ります。

時間とコストの削減

これまで請求の内容や金額を確認するところから回収して情報を入力するという一連の流れの中で、人の手は欠かすことができませんでした。

クラウドシステムの場合はわずかな労力で全てを自動的に行ってくれるため、業務にかかる時間を圧倒的に短縮してくれます。結果的に人的コストが減ります。

無料で導入できるという理由でエクセルを選んでいる企業も多いですが、長い目で見た時クラウドシステムのコスパは高いと言えます。

情報共有と内部統制

請求管理は金銭にかかわる大事な業務ですが、属人化してブラックボックスになりやすいと言えます。

その点クラウドシステムであれば、担当者以外に管理者がいつでも確認することができます。

管理者に限らず必要ならば異なる部署間でもデータを共有できるため、書類のやり取りを行う必要がありません。

法改正にも迅速対応

請求管理をクラウドで行うメリットとして着目すべきは法改正への対応です。

仮にエクセルやインストール型のソフトなどを使用している場合、最新の法改正に対応した内容に変更することは大がかりな作業となり、業務に支障をきたします。

クラウドシステムなら更新作業はサービス提供者の側がアップデートをするのでほとんど対応することはなく、すぐに使えるようになります。

電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応可能

クラウドの請求管理システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法的要件にも対応できるものがほとんどで、デジタル形式での請求書の保存や送付できる機能が備わっています。

外部システム（会計ソフトなど）やデータ連携も可能

クラウドの請求管理システムは、他の外部システム（たとえば会計ソフトなど）やデータベースと連携することができます。

これにより、請求書のデータや支払情報を自動的に他のシステムと同期させることができ、データの一貫性を保ちながら請求に関連するデータの管理や分析を行うことができます。

 請求書受領サービスとの違い

クラウド請求管理システムの「請求書受領サービス」は、請求書の受け取りと管理を支援する便利なサービスで、メールや電子メールなどで送られてくる請求書を確認することができるようになりますので、支払いのスケジュールを正確かつ円滑に進めることができます。

また、紙の請求書を電子化するサービスや他のサービスとの連携も可能で、仕訳や振込データの作成に役立ちます。

さまざまな受領方法に対応し、煩雑な請求書を一元管理できるソリューションと言えます。

クラウド請求書とは？

クラウド請求書は、インターネット上のクラウドサービスを利用して作成、送付、管理される請求書のことです。従来の紙ベースの請求書と比較して、多くの利点があります。

以下、そのメリットについて説明します。

請求書作成業務を効率化

クラウド請求書は、請求書作成業務を効率化するために重要なツールです。

提供されるテンプレートやフォーマットを使用して請求書を作成し、顧客情報やアイテムの詳細、金額などを入力できます。

クラウド環境で作業することで作業効率が上がり、正確で一貫性のある請求書を簡単に作成できるようになります。

ペーパーレス化で簡単クラウド管理

クラウド請求書を利用することで、ペーパーレス化が実現します。

請求書はデジタル形式で作成・管理・保存されるため、紙の使用量を減らし、文書管理を簡素化することができます。

さらに、クラウド環境では請求書の検索や閲覧、バックアップの作成が簡単に行えるため、重要な情報の紛失や漏れを防ぐことができます。

保管方法と有効期限について

多くのクラウドサービスは、データのセキュリティを確保するために暗号化やアクセス制限などの対策を実施しています。

また、請求書の有効期限や保管期間についても設定できます。

これにより法的要件や規制に適合し、必要な期間だけ請求書を保管することが可能です。

注：2020年の民法改正により、2020年4月1日以降の請求書の有効期限は5年間となりました。

郵送での送り方は？

一部のクラウドサービスでは、郵送代行サービスが提供されており、請求書の印刷・封入・郵送手配までを代行しています。

自社でも請求書をクラウド環境で作成した後、PDF形式などのデジタルフォーマットに変換し、印刷して郵送することができます。

クラウド請求書発行システムの選び方

必要な機能の特定

クラウド請求書発行システムを選ぶ際には、まず自社のニーズと要件を明確にすることが重要です。

たとえば、請求書の作成・送付・支払管理・顧客管理、データの分析など、どの機能が必要かを具体的に把握しましょう。

また、事業の拡大にあわせてカスタマイズや統合機能、マルチ通貨対応など、特定の要件に対応する機能も考慮することが大切です。

導入事例と運用方法のチェック

クラウド請求書発行システムを導入する前に、他社の導入事例や運用方法を確認することも重要です。

他社の成功事例や失敗事例を参考にすることで、自社のビジネスニーズに合うかどうかや懸念事項を把握することができます。

また、使いやすく運用がしやすいかどうかも重要です。

難しいシステムを導入してしまうと、従業員が慣れるまでに教育の時間が多く取られてしまうことや、一部の人間しか使えないといった属人化に繋がる可能性があります。

各社サービスの比較ポイント

クラウド請求書発行システムを比較する際には、各社のサービスの特徴や利点を比較するしましょう。

たとえば、取り扱う請求書の数量やセキュリティ対策、データバックアップの仕組み、システムの安定性やパフォーマンス、カスタマイズや統合の柔軟性、サポート体制などが比較ポイントとなります。

また、料金体系はもちろん契約期間などの利用条件も確認しておきましょう。

おおよその相場

大企業が利用するものであれば、月額10,000円～25,000円程度の範囲の料金設定が一般的です。

それに比べ中小企業の場合は、月額10,000円以下の料金で利用できるサービスや、月に数十枚の請求書なら無料で利用できるサービスも存在します。

また、有料オプションとして請求書の郵送サービスなどが提供されている場合もありますので、機能やボリュームを含めて検討することをおすすめします。

おすすめのクラウド請求書発行システム

奉行Edge 請求管理電子化クラウド

月額：7,000円～

「奉行Edge 請求管理電子化クラウド」は、あらゆる請求書を電子化し送付作業を自動化するクラウドシステムです。

改正電子帳簿保存法にも対応し、タイムスタンプの自動付与が可能です。請求書のペーパーレス化により、請求書発行にかかる時間や発送コストを削減することができます。

さらに、他の基幹システムとの連携も可能で、請求書業務を完全に自動化することができます。

マスタ連携の必要もなく、請求データを容易に取り込むことができます。また、紙の請求書も郵送代行で自動化することができ、請求書業務のDXによって発送コストや作業時間を削減し、生産性を向上させることができます。

 BtoBプラットフォーム 請求書

初期費用：100,000円～ 月額：20,000円～

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、国内シェアNo.1の電子請求書システムです。

利用企業数は80万社以上になり、請求書の作成や発行、受領業務を最大90％削減できます。

また、デジタルとアナログの組み合わせを活用し、自然な形でデジタル化（電子化）やペーパーレス化を進めることができたり、請求書の発行だけでなく、受け取りや支払金額の通知など、請求業務全体をデータ化することも可能です。

これにより、時間・コスト・手間のかかる経理業務を大幅に改善できます。

また、改正電子帳簿保存法にも対応しているため、ペーパーレス化と経理のテレワーク化にもおすすめです。

楽楽明細

初期費用：100,000円～ 月額：25,000円～

「楽楽明細」は、導入企業6,000社以上の電子請求書発行システムで、請求書や納品書、支払明細などの帳票をWEB上で簡単に発行できるクラウド型システムです。

帳票データをCSVまたはPDFで「楽楽明細」にアップロードするだけで、発行先に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で自動的に発行してくれます。

これにより、請求書の発行に関わる「印刷・封入・発送」の手間がゼロになります。

また、専任のサポートスタッフが導入から運用まで丁寧にサポートしてくれるのも魅力です。

@Tovas

初期費用：120,000円～ 月額：10,000円＋従量課金

コクヨが提供するクラウドサービス「@Tovas」は、請求書などの帳票配信（電子化&インターネット配送）に特化したサービスです。

帳票のデータを入力するだけで、「@Tovas」が請求書の印刷・仕分け・封入・郵送などの作業を代行してくれます。

さらに、FAXやファイル送信にも対応しています。郵送からの切り替えにより、持続的なコスト削減と業務効率化を実現するためにおすすめのサービスです。

また、専任担当者による導入と運用のサポート体制も充実しています。

TOKIUMインボイス

ビジネスプラン 月額：10,000円～＋従量課金（別途・初期費用あり）

「TOKIUMインボイス」は、請求書をどんな形式でも代行で受け取り、完全なペーパーレス化を実現します。

提出された請求書は99.9%以上の精度でデータ化されるので入力業務の工数が削減され、紙原本のファイリングや保管は不要となります。さらに、「TOKIUMインボイス」は「JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）」を取得しており、改正電子帳簿保存法に完全に対応しています。

セキュリティ面では、ISMS認証・Pマークのほか、SOCレポートも取得しており、安心して利用することができます。

請求管理ロボ

料金：要問い合わせ

「請求管理ロボ」は、大手企業から中堅・中小企業まで500社以上に利用されおり、請求業務を効率化し約80％もの削減を実現するクラウドサービスで、請求書の発行・送付や入金消込などの機能があります。

Excelや紙を使わず、取引先と請求内容を最初に登録するだけで、以降は毎月自動的に請求書の発行・送付（メールや郵送）が行われるため煩雑になる作業を軽減してくれます。

さらに、代金回収手段（銀行振り込みやクレジットカード決済）の提供や入金消込の自動化により、未収対策にも貢献します。

また、与信審査から回収まで請求業務を代行するサービスも提供しています。

低価格で利用できるクラウド請求書発行システム

board

月額（法人の場合）：1,980円～ / 30日間の無料トライアルあり

「board」は、クラウド型業務・経営管理システムで、一般的な請求書作成サービスと中堅向け業務システムやERPの中間に位置しています。

価格帯が手ごろなため、中小企業や小規模事業者に最適です。

見積書、発注書、納品書、請求書などの作成はもちろん、営業管理や支払管理、売上見込の把握、キャッシュフロー予測など、業務や経営を一元管理し効率化することが可能です。

エクセルでの書類作成や管理が限界に達した企業や、社内の情報共有が課題となっている企業、月末月初の請求業務が複雑化している企業などに対しておすすめのサービスです。

マネーフォワード クラウド請求書

月額（法人の場合）：3,980円～ / 1ヶ月の無料トライアルあり

「マネーフォワード クラウド請求書」は、見積書、納品書、請求書の作成から送付、受取までを一元管理できる請求書クラウドサービスです。

テンプレートを選び、登録した取引先と品目を選ぶだけで簡単に請求書を作成できます。

作成した請求書はワンクリックでメール送付が可能で、PDFダウンロードや印刷も手軽に行えます。

また、請求書のステータス（下書き、送付済み、受領済み、入金済みなど）を一覧で確認でき、未入金の残高と内訳を一目で把握できるため、請求漏れや回収漏れを防ぐことができます。

さらに、「マネーフォワード クラウド会計」との連携により、作成した請求書の情報が自動的に反映されるので仕訳計上が可能です。

他にも、既存の販売管理システムともAPI連携ができ、CSVファイルを使用した書類の一括作成にも対応しています。

MakeLeaps

月額（法人の場合）：1,000円（ただし取引先数11社以上は従量課金制）/ 30日間の無料トライアルあり

「Make Leaps」は、クラウド上で見積書、発注書、納品書、請求書、検収書、領収書など9種類の書類を簡単に作成できるサービスです。

メール送付や郵送代行（1通・158円/税抜）も利用可能で、銀行口座との連動により自動的に入金情報を取得し、入金消込作業を効率化することができます。

請求業務の80%を削減し、テンプレートに基づいたデータ入力でスムーズに書類を作成できます。

さらに、請求書や納品書をワンクリックで素早く発送し、発送先に合わせて柔軟に請求書のスタイルを選択することができます。

ジョブカン見積 / 請求書

月額：2,000円（税抜）/ 30日間の無料トライアルあり

「ジョブカン見積/請求書」は、クラウド上で簡単に請求書や見積書を作成できる便利なサービスです。

日々の帳簿入力などの手間を削減し、業務をペーパーレス化して効率化することができます。

さらに、入金データや請求金額を自動的に集計し、取引先ごとの請求残高のレポートも簡単に作成できます。

主な機能として、見積書や請求書、納品書、領収書、合計請求書、概算見積書、入金伝票の作成が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。

さらに、改正電子帳簿保存法や2023年10月1日から施行されるインボイス制度にも対応しており、消費税や登録番号などフォーマットに合わせて簡単に請求書を作成することができます。

INVOY

月額：980円（税込）/ 無料プランあり（一部機能制限あり）

「INVOY」はクラウド請求書プラットフォームで、無料で請求書の作成から発行ができ、それらを管理することができます。

また、スマートフォンからでも手軽に請求書を作成・発行できるため、出先での急な対応やスキマ時間を有効活用できます。

主な機能には、インボイス対応の請求書発行、請求書の自動作成予約、メールでの請求書共有、受け取った請求書の自動データ化、電子帳簿保存法に対応したクラウド管理などがあります。

料金プランは有料ですが、一部機能を制限した無料プランもご利用いただけます。

無料（利用上限あり）で使えるクラウド請求書発行システム

 BConnectionデジタルトレード

フリープラン（～100枚/月）別途・有料プランあり

NTTコミュニケーションズの「BConnectionデジタルトレード」は、クラウド型の請求書電子化支援サービスで、企業間取引における請求業務に関連する多くのアナログな取引情報をデータ化しペーパーレスを促進しリモートワークの推進や生産性の向上などDX化に貢献します。

特徴としては、請求書の受け取りと発行の両方の業務を一元管理することや、100以上の通貨や20以上の言語に対応しており、グローバル展開をサポートします。

このサービスでは、利用者のニーズに合わせてフリープランからエンタープライズプランまで、3つのプランが提供されています。

freee 請求書

無料（ユーザー追加上限数3人まで）

「freee請求書」は、誰でも簡単に見積書、納品書、請求書を作成できる便利なクラウドサービスです。

シンプルなフォームに必要な情報を入力するだけで、リアルタイムで書類が生成され、プレビュー機能も備えています。

さらに、40種類以上のテンプレートから選ぶことができ、自分に最適なデザインの書類を作成できます。

請求や入金のステータスを一覧で管理することで、請求書の送り忘れや入金漏れを防ぐことができます。

また、インボイス制度や改正電子帳簿保存法にも対応しており、安心して利用することができです。

請求QUICK

無料（請求書発行50枚/月まで）

「請求QUICK」は、SBIが提供するクラウド請求書管理システムで、請求書の作成・発行から入金消込・仕訳出力までをスムーズに電子化できる便利なサービスです。

さらに、請求書のメール送付やクレジット請求にも柔軟に対応しています。

このシステムは、経理のプロ集団が開発しているのでユーザーのミスを防ぐための機能や、スムーズな社内コミュニケーションを支援する機能など、効率的な業務を実現するための多彩な機能を備えています。

また、インボイス制度や改正電子帳簿保存法の基準にもしっかりと対応しており、安心して利用することができます。

Misoca

無料（月間請求書作成10通まで）別途・有料プランあり

弥生株式会社のクラウド請求書作成ソフト「Misoca」は、見積書、納品書、請求書の作成を簡単に行える便利なサービスです。

シンプルな操作で、請求書の作成からメール送付や郵送まで、ワンクリックで瞬時に完了させることができます。

さらに、PDFの発行やリンク共有、自動メール送信機能を活用することで、請求業務にかかる手間を大幅に軽減することができます。

Misocaは、スマートフォンやタブレットからも各種帳票の作成や発行が可能で、移動中や外出先でも請求業務をスムーズに行うことができます。

さらに、弥生の会計ソフトやfreeeやMFクラウド会計・確定申告などとの連携も充実しています。

また、特筆すべきは「Misoca回収保証」というサービスで、発行した請求書に売掛金の回収保証を付与することができます。

 Bill One

無料（ただし従業員が100名以下・請求書受領件数が100件/月まで）別途・有料プランあり

「Bill One」は、企業全体の請求書業務を効率化し月次決算業務をスムーズに進めるための便利なインボイス管理サービスで、従来の方法や形式で受け取っていた請求書をオンライン上で簡単に管理することができます。

受領した請求書はクラウド上で一元管理されるため、企業内のテレワークやペーパーレス化になります。

さらに改正電子帳簿保存法やインボイス制度の導入など請求書業務における重要な変化にも柔軟に対応しています。

請求管理の効率を上げるクラウドシステムならキャムマックス

請求管理の効率を上げるのに便利なクラウドシステムにはどのようなものがあるでしょう。

企業の経理部門で使用されることの多い会計ソフトやシステムもクラウド化が進んでいます。

これらのクラウド会計システムを活用すれば、請求管理についての業務効率は確実に上がるでしょう。

ただ会計システムの場合は、また別に業務管理システムを連携させなければいけないというデメリットがあります。

その点、ERP（基幹業務）システムのキャムマックスであれば、会計に限らず販売管理、購買管理、在庫管理などが含まれているため、これ1つで最初から最後まで経営業務を効率化できます。

請求管理の効率を上げたいとお考えの中小企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。