請求管理をエクセルより効率よく行うならクラウドシステム

請求管理とは？

請求管理とは請求書を発行して期日までの金銭の支払いを求め、回収していく業務です。

請求書自体は法律で義務とされているわけではありませんが、会社法などで義務とされている貸借対照表や損益計算書などを作成する際に必要ということもあり、ビジネスを行う上では慣例化されている書類です。

またインボイス制度開始後は、インボイスと呼ばれる適格請求書を発行もしくは保存していなければ消費税の免税が認められないことから、課税事業者にとってはますます請求管理が複雑化すると言われています。

請求管理の業務フロー

それでは請求管理の業務を詳しくみていきます。

1. 請求内容の確認・確定

例えば、個人の買い物であればその場で決済を行い、それと引き換えに商品やサービスを受け取ることになりますが、企業間の場合は1か月分をまとめて請求することがほとんどです。

各企業の会計処理によって毎月何日までの分を請求するかという締め日や請求した金銭が振り込まれる日が異なります。

取引の数が少なければ、メモやリマインダーを活用して請求管理を行うこともできますが、数が増えれば増えるほど確認するだけで大変な作業になります。

2. 請求書の発行

締め日が過ぎたら請求書を発行しますが、多くの場合〇日までに送られた請求書でなければその月の振込には間に合いませんという取引先からの指定があるため、間に合わせる必要があります。

請求書の書式は法律で決められてはいませんが、取引先によっては指定されることもあります。

また、インボイス制度開始後は従来よりも記載事項が増えるため、これまで使っていた書式を変更する必要が出てくるでしょう。

3. 請求書の送付

請求書の送付方法も取引先によって様々です。

以前は郵送が一般的でしたが、メールの普及によりPDF形式で添付する方法も増えています。

どのような方法でも最初に取引先に確認し、希望に合わせて送付しなければなりません。

後日に備えて送付する請求書のコピーを自社に保存しておくことも請求管理の大切な業務です。

4. 入金確認

請求書に書かれた金額が振り込まれているかどうかの確認作業も大事な業務の一つです。

通帳の明細に記入される名義が特殊な場合もあるため、取引先の口座名義も把握しておかなければなりません。

こちらが指定した支払期日までに入金が確認できなかった取引先には確認を行って支払いを促します。

5. 入金消込

入金されていない状態の時、まだ金銭を受け取っていないため帳簿上では「売掛金」に仕訳されています。

この「売掛金」が「当座預金」や「普通預金」に振り込まれたという情報を入力するのが入金消込です。

万が一この作業が抜けてしまうとすでに入金済みの取引先が未入金となってしまうため慎重に行う必要があります。

エクセルによる請求管理の問題点

現在多くの企業ではこの請求管理がエクセルで行われていますが、様々な問題点があると言われています。

エクセルは元々表計算ソフトとして開発されたため、膨大なデータを管理するのには不向きだからです。

エクセルで請求管理を行う上での主な問題点を挙げてみます。

人的ミスが発生しやすい

エクセルによる請求管理最大の問題点は、ミスが発生しやすいという点です。

先の業務フローでもわかるように、請求書の作成には計算以外にも多くの人力作業が含まれます。

エクセルの場合請求書作成時の計算は得意ですが、やはり数字を入力するのは人間ですから打ち間違いもありますし、桁が足りなかったり多かったりしてしまいます。また、請求期日や支払期日など日付に関する間違いも発生します。

これらのミスは企業の信頼を失うことにもなりかねないため、人的ミスを防ぐ必要があります。

大容量だと重くなる

請求管理をエクセルで行う場合、各取引先について一つのブックに月別のシートを追加して作成しているケースも多いのではないでしょうか。

ところがエクセルはデータベースではないため、入力すればするほど重くなっていきます。その結果開けない、頻繁に固まるなどが発生します。

属人化しやすい

エクセルにはマクロ関数を使用して効率化する技などもありますが、使える人が限られます。

さらに、編集画面などをリアルタイムで共有することができないバージョンを使用している企業がほとんどのため、担当者しか確認できないという問題が生じます。

請求管理にクラウドシステムを使うメリット

上記のようなエクセルによる請求管理の課題を解決できるのがクラウドシステムです。

請求管理クラウドシステムはインターネットを経由してソフトウェアやアプリケーションなどのサービスを利用することを意味します。

請求管理クラウドシステムを使うメリットを挙げていきます。

人為的ミスの削減

請求書作成時の入力作業を人が行う場合には入力エラーが発生する可能性もありますが、この時点ですでに自動でデータが取得されている場合にはそれすらありません。

どの方法であっても一度金額がシステムに取り込まれさえすれば、その後の作業は自動で行ってくれます。

特に期日に従って請求書を送付したり、入金確認を行ったりする必要がなくなるため、うっかり請求漏れということが減ります。

時間とコストの削減

これまで請求の内容や金額を確認するところから回収して情報を入力するという一連の流れの中で、人の手は欠かすことができませんでした。

クラウドシステムの場合はわずかな労力で全てを自動的に行ってくれるため、業務にかかる時間を圧倒的に短縮してくれます。結果的に人的コストが減ります。

無料で導入できるという理由でエクセルを選んでいる企業も多いですが、長い目で見た時クラウドシステムのコスパは高いと言えます。

情報共有と内部統制

請求管理は金銭にかかわる大事な業務ですが、属人化してブラックボックスになりやすいと言えます。

その点クラウドシステムであれば、担当者以外に管理者がいつでも確認することができます。

管理者に限らず必要ならば異なる部署間でもデータを共有できるため、書類のやり取りを行う必要がありません。

法改正にも迅速対応

請求管理をクラウドで行うメリットとして着目すべきは法改正への対応です。

仮にエクセルやインストール型のソフトなどを使用している場合、最新の法改正に対応した内容に変更することは大がかりな作業となり、業務に支障をきたします。

クラウドシステムなら更新作業はサービス提供者の側がアップデートをするのでほとんど対応することはなく、すぐに使えるようになります。

請求管理の効率を上げるクラウドシステムならキャムマックス

請求管理の効率を上げるのに便利なクラウドシステムにはどのようなものがあるでしょう。

企業の経理部門で使用されることの多い会計ソフトやシステムもクラウド化が進んでいます。

これらのクラウド会計システムを活用すれば、請求管理についての業務効率は確実に上がるでしょう。

ただ会計システムの場合は、また別に業務管理システムを連携させなければいけないというデメリットがあります。

その点、ERP（基幹業務）システムのキャムマックスであれば、会計に限らず販売管理、購買管理、在庫管理などが含まれているため、これ1つで最初から最後まで経営業務を効率化できます。

請求管理の効率を上げたいとお考えの中小企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。