脱エクセルがなぜ必要なのか？メリット・デメリットとおすすめツール

脱エクセルとは

「脱エクセル」とは、現在エクセルを使用して行われている企業内の様々な業務をエクセルではないツールに置き換えようという動きです。

ただしエクセルでなければ良いということではなく、あくまで脱エクセルによって業務効率化が行われるかどうかがポイントになります。

このあと詳しく説明していきますが、「脱エクセル」＝「クラウド化」と考えるとツールの選択がしやすくなるでしょう。

脱エクセルが必要な理由

「脱エクセル」という言葉が生まれた背景には、国の施策によるところが大きいと言われています。

脱エクセルが必要だと言われる原因となる施策には、以下の2つがあります。

脱エクセルとDX推進

脱エクセルを語る上で欠かすことができないのがDX（デジタルトランスフォーメーション）です。

DXとは、データやデジタル技術を駆使して業務プロセスを改善し、競争上の優位性を確立することです。

海外では2004年にスウェーデンでDXの概念が提唱されましたが、これは現在の日本政府の進めるDXの概念とは多少異なります。

日本におけるDXの概念は、平成30年経済産業省による「デジタルトランスフォーメーションに向けた研究会」から広まったものです。

令和4年9月には旧DX推進ガイドラインが「デジタルガバナンス・コード2.0」として生まれ変わり、DXの概念もビジネスに特化した内容となっています。

エクセルは現在日本の多くの企業で利用されていますが、内情は属人化が進むなどの問題が山積みです。

そこで、DXを推進するためには脱エクセルを進めていく必要があるという流れになっています。

脱エクセルと働き方改革

一方、厚生労働省が打ち出しているのが「働き方改革」です。

こちらも平成30年に「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」が成立したことを受け、日本政府によって推進されてきました。

働き方改革では長時間労働の是正が講じられていますが、業務改善により労働時間を減らすことができることはすでにわかっています。

業務の標準化をすることは、時間短縮を行う上で最も効果が高い方法と言えるでしょう。

その一つとして脱エクセルも含まれます。

多くの企業で使用されているエクセル管理も、仕様が統一されていないことが多く、業務改善が出来ない原因となっていることがあります。

そこで、脱エクセルを進めることにより、業務のボトルネックが解決したり、属人化を防ぐことができたりするので、結果として長時間労働も改善されることになります。

脱エクセルのデメリット

このように、DXや働き方改革の推進により脱エクセルが有効であることは知られてきたものの、実際はなかなか進んでいないという現状があります。

それでは脱エクセルがなかなか進まない理由は何でしょうか。

脱エクセル最大のデメリットは新しいツールの導入コストや時間です。

エクセルは無料で使用できるだけでなく使い方に関しても多くの情報があるため、始めやすいというのが特徴です。

一方、新しいツールの導入を行うと使い方を覚えるための時間も必要になります。

エクセルの場合は一度形を作ってそれに慣れてしまうと同じ作業を繰り返せばよいということが多いため、わざわざお金や時間をかけて他のツールを使う必要性がわかりにくいのかもしれません。

脱エクセルのメリット

脱エクセルは面倒でも、長い目で見ると経営管理の効率を劇的にアップすることができます。

脱エクセルの主なメリットは以下になります。

フォーマットの作成・管理を短縮できる

エクセルの場合、自社に合わせてフォーマットを作成することから始めるケースがほとんどです。

近年マクロやPythonでエクセルを便利にしようという動きも盛んになっていますが、仮に時間が短縮されたところで属人化の問題は残されてしまいます。

一方、脱エクセルを図り管理システムなどを使うと、既に管理画面が準備され、項目に沿って入力するだけで良いので、フォーマットを作成する必要がなくなります。

容量が大きくても処理が速い

エクセルの場合、データの容量が大きくなってくるとコンピュータの処理速度が遅くなることも少なくありません。

これは、エクセルで作成したフォーマットはもちろん、入力したデータもすべて使用しているコンピュータに保存されることが原因です。

一方、脱エクセルではツールそのものもデータもすべてクラウドサーバに保存されます。

ツールを提供する会社が持っているサーバなら、容量が増えてもサクサクと動きます。

同時作業ができる

実はエクセルでもMicrosoft365に含まれるバージョンであれば可能なのですが、それ以外は複数人が同時に作業することができません。

その点、脱エクセル後のクラウドツールであれば、同時に作業を行うことが可能です。結果、属人化を防ぐことにもつながります。

仮に操作を行う人が限られていたとしても、ツールのインターフェースで管理者がすぐにデータを確認することができるようになっているため、情報の見える化が実現します。

他システムと連携ができる

エクセルの場合は一つ一つのブックやシートごとでの管理になるため、それらを横断的に組み合わせたり最適なデータを見つけたりすることが困難です。

一方、脱エクセル後のツールは、様々な部署のデータをまとめて管理できるだけでなく、従来の垣根を越えて活用することが可能なものが多いです。

脱エクセルにおすすめのツール

脱エクセルが必要なことはわかっていても、実際何を導入すればよいのかわからないという場合におすすめのツールをご紹介します。

データベース

エクセルは元々表計算ソフトとして作られたツールですから、膨大なデータを管理するのには不向きです。

一方WEBデータベースと呼ばれるクラウドシステムなら、リアルタイムの共有ができないといったエクセルの欠点をある程度補うことができます。

管理システム

脱エクセルにはほかにも販売管理、在庫管理、倉庫管理、顧客管理、財務会計など業務の管理に合わせたクラウドシステムがおすすめです。

これらのクラウド管理システムは、社内に端末とインターネット環境があれば導入できるのが特徴です。

ERPシステム

脱エクセルの最終形態とも言えるのがERPです。

ERPシステムは基幹業務システムとも呼ばれており、企業内の経営資源をすべて統合して一元管理するシステムです。

ERPシステムでは、販売管理、在庫管理、倉庫管理、顧客管理、財務会計までを統合的に管理します。

ある程度脱エクセルが進んでいる企業でも、業務管理システムと会計ソフトが別になっていることで経理の仕事が減らないという課題も解決することができます。

脱エクセルより簡単なクラウドERPシステム「キャムマックス」

キャムマックスは中小企業のために開発されたERPシステムです。

早速、機能をご紹介します。

販売管理

見積、受注、出荷、売上、請求、入金など

購買管理

発注、仕入、諸掛按分、支払など

在庫管理

照会、移動、調整、セット商品、入出荷、棚卸など

財務会計

自動仕訳、経費精算、法改正対応、会計システム連携など

機能連携（API）

EC、POS、ハンディターミナル、OMS、WMS、帳票、モール、送り状システム、決済など

こうした機能はクラウドで提供されているため、複数拠点をお持ちでも場所にかかわらずいつでもアクセスして利用することができます。

エクセルのようにフォーマットを作成する必要が無いため、導入から稼働までがスピーディーです。

必要なデータをすぐに出すことができ、リアルタイムの状況を確認することができます。

脱エクセルを目指す中小企業様におかれましては、ぜひ一度キャムマックスまでご相談ください。